Comment faciliter la comptabilité avec la dématérialisation de la facture fournisseur ?

Vous cherchez à améliorer les processus utilisés par votre service ou cabinet comptable ? Ces dernières années, de multiples outils apportent du confort dans le traitement des pièces comptables. Voici les raisons de faciliter votre comptabilité avec la dématérialisation de la facture fournisseur. Cet article expose aussi le fonctionnement du processus de dématérialisation et les formats de documents. Enfin, c'est l'occasion d'un zoom sur la facture numérique, obligatoire dans toute entreprise.

Pourquoi faciliter votre comptabilité avec la dématérialisation des factures fournisseurs ?

L’avènement du zéro papier avance à grands pas en entreprise comme en cabinet comptable. La législation apporte aussi son lot de nouveautés avec la facture numérique. Les atouts de la dématérialisation sont multiples pour les services financiers. Il serait dommage d’attendre le dernier moment et de se priver de cet avantage.

Les factures fournisseurs au format papier : une solution contraignante et peu sécurisée

Faciliter votre comptabilité avec la dématérialisation constitue un réel avantage pour l’entreprise ou le cabinet d’expertise comptable. Pour vous en convaincre, voici les principales contraintes d’une gestion documentaire au format papier.

L'archivage et la recherche documentaire : un processus papier compliqué

Retrouver une facture dans la bonne boîte d’archive au sous-sol de l’entreprise est souvent compliqué. Les justificatifs comptables prennent de la place. Ils entraînent de multiples manipulations, de l’arrivée de la facture jusqu’à son archivage après paiement. Quant à la révision du dossier comptable, elle exige aussi plus de travail pour accéder au justificatif de chaque écriture.

Le risque de perte physique des justificatifs comptables au format papier

La documentation papier en entreprise constitue aussi une source de risque. Pour la sécurité de vos archives, ce n’est clairement pas la solution idéale. Imaginez un dégât des eaux, un incendie ou un vol. Toutes ces situations peuvent détruire ou endommager vos pièces justificatives, telles que la facturation fournisseur ou client. Les outils de gestion électronique de documents dans le Cloud comme Zeendoc présentent une sécurité supérieure.

Fluidifier le processus d’achat et payer ses factures fournisseurs à temps

Le fait de dématérialiser vos factures fournisseurs permet aussi de rationaliser les processus de réception, contrôle, validation, comptabilisation et paiement des factures fournisseurs. Par opposition, avec une circulation de la documentation comptable au format papier d’un bureau à l’autre, le workflow est tout sauf fluide. Avec la dématérialisation de la chaîne achats, vous accélérez également le règlement de chaque fournisseur. Ces solutions numériques contribuent à maintenir l’exploitation de l'entreprise. Ainsi les approvisionnements en matières premières par exemple ne se stoppent pas parce qu'un fournisseur n'aurait pas été payé en temps et en heure.

Améliorer la gestion de la piste d’audit fiable et réduire le risque fiscal des entreprises

La législation fiscale impose désormais la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF) pour toutes les factures clients de l’entreprise. Ce principe vise les échanges permettant de retracer la transaction entre vous et votre client. Il permet aussi de se conformer aux règles de TVA. L’entreprise doit disposer de contrôles pertinents et d’une documentation détaillée. Les outils numériques aident donc à respecter les exigences de la PAF.

Suivre l'évolution des métiers et des mentalités dans les services comptables

Les nouvelles générations qui arrivent sur le marché du travail vivent depuis toujours à l’ère du numérique. L'apport du digital dans les métiers de la comptabilité est un plus pour parvenir à les recruter et les motiver dans l'entreprise. Leur travail évolue par rapport à ce qu'il était pour les générations précédentes.

La dématérialisation des factures fournisseurs apporte de l’automatisme et supprime des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Le comptable contrôle le bon fonctionnement des processus et logiciels. Il gère les anomalies et rejets. Il relance les approbateurs de factures. Enfin, il dispose de temps pour analyser les comptes et les postes d’achats. Avec ces solutions numériques, il agit en comptable gestionnaire.

Qu’est-ce que le processus de dématérialisation de la facture fournisseur ?

Le terme « dématérialiser » recouvre plusieurs types de traitement selon des formats multiples. Faisons le point sur tous les types de fichiers qu’une solution comme Zeendoc peut gérer en matière de comptabilité fournisseur d’une entreprise ou d’un client de cabinet comptable.

Les 3 formats de factures à traiter en dématérialisation

Aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à de nombreux formats de factures fournisseurs. Les logiciels de dématérialisation exploitent toutes ces données. Ils les font ensuite converger vers le format numérique, tant pour l’archivage que pour l’interface en comptabilité.

1. La facture fournisseur au format papier : un document comptable à numériser

C'est le cas classique que traite une application comme Zeendoc. L’entreprise reçoit encore aujourd'hui de nombreuses factures fournisseurs par courrier au format papier. Pour ces pièces comptables, le logiciel de numérisation commence par les scanner dès l'arrivée.

2. La facture au format numérique

Certaines entreprises envoient déjà leurs factures par mail au format PDF. Ces pièces comptables déjà numériques suivent un traitement spécifique dans le processus de dématérialisation.

3. Les factures à récupérer sur la plateforme de votre fournisseur

La troisième voie pour la facturation des achats consiste à se connecter à la plateforme du fournisseur pour télécharger la pièce comptable. Par exemple, c’est le cas des factures d’énergie ou de téléphonie. Automatisez cette collecte de factures en connectant vos espaces clients directement à Zeendoc.

Les différentes tâches réalisées par les outils de dématérialisation

Les outils de dématérialisation effectuent toutes les actions nécessaires au traitement de la facturation fournisseur. Voici comment Zeendoc fonctionne pour la gestion électronique de documents, tant pour la comptabilité d’une entreprise que pour celle d’un client en cabinet comptable.

Le traitement de numérisation de la facture papier

Cette étape ne concerne que les documents qui arrivent de chez vos fournisseurs au format papier. Une fois la numérisation effectué et déposé automatiquement dans le logiciel GED, la facture est océrisé et produit donc une pièce comptable au format électronique.

Indexation et archivage des documents comptables numériques ou numérisés

La solution de dématérialisation procède ensuite à l’indexation du document, à son classement, puis à son archivage. Dès que ce traitement est réalisé, toutes les personnes autorisées accèdent aisément au fichier en ligne. Zeendoc stocke la version originale avec une empreinte numérique qui la rend non modifiable. Le logiciel génère aussi une copie du document au format d’archivage.

La lecture optique pour l'automatisation de la comptabilisation des factures fournisseurs

Les outils du type OCR (optical character recognition) procèdent par reconnaissance optique des caractères. Ils permettent de gagner en productivité et en fiabilité. Voilà un excellent moyen de faciliter votre comptabilité avec la dématérialisation. Ainsi, vous évitez la saisie manuelle des factures de vos fournisseurs par votre comptable. Zeendoc se connecte à la plupart des logiciels du marché, afin de générer et d’importer les écritures comptables sans saisie manuelle.

Faciliter la comptabilité pour l’entreprise ou le cabinet comptable

Avec ces nouvelles technologies et la dématérialisation, votre comptabilité devient plus facile. En plus de gagner en productivité et en fluidité, vous dégagez du temps aux collaborateurs pour d’autres tâches plus valorisantes. N’hésitez pas à franchir le pas dès maintenant. Vous commencez à réfléchir à la transformation et à l’organisation du travail. Vous faites évoluer les procédures. Vous concevez de nouvelles missions comptables en entreprise ou en cabinet d'expertise comptable. Ainsi, vous serez prêt pour la facture au format électronique.

Zoom sur la facture électronique et les obligations des entreprises

Parmi les différents formats de factures, l’électronique va se développer du fait de l’évolution légale en France pour les relations B to B. Côté facture client, l’entreprise peut disposer de plus de temps selon sa taille et le calendrier de mise en application, alors que pour la facture fournisseur, l’échéance est courte et unique pour tous.

Définition des factures électroniques

Une facture dite électronique doit obligatoirement suivre un processus électronique de A à Z, pour son élaboration, sa transmission, sa réception et son archivage. Ces documents comptables doivent respecter un des formats autorisés par les textes.

La facture électronique : calendrier de mise en œuvre pour les entreprises

L’ordonnance du 15 septembre 2021 précise le calendrier final de la facturation électronique en France. Le temps est venu de se préoccuper de ce projet organisationnel tant pour les DAF en entreprise que pour les experts-comptables en cabinet. La gestion de cette transformation s’avère cruciale pour les équipes, voire stratégique pour un cabinet comptable.

Voici les étapes du déploiement de la facturation électronique en France.

• Les factures électroniques sont obligatoires pour les relations d’entreprises fournisseurs des collectivités ou autres entités de l’état / B to G (business to government) depuis le 1er janvier 2020 pour toutes les sociétés privées.
• Toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs.
• Pour l’émission des factures clients au format électronique en B to C, tout dépend de la taille de l’entité. Les grandes entreprises devront le faire en premier et viendront les ETI. Toutes les autres, y compris les microentreprises, y seront assujetties par la suite.

Les formats de factures électroniques

Voici les trois formats possibles pour la facture électronique en France :

• UBL, pour Universal business language, formalisé dans un document XML ;
• CII selon les spécifications techniques CCTS pour Core component technical specification, un format fourni sur un document XML ;
• Factur-X, selon la Norme sémantique européenne de la facture électronique, soit EN 16931-1. Ce format est livré en fichier PDF avec des informations lisibles par l’homme, d’autres structurées pour l’ordinateur, voire des annexes.

Un processus passant par l'utilisation de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou un Portail Public de Facturation (PPF)

Les entreprises passeront soit par une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) ou soit par la PPF (Portail Public de Facturation) similaire à Chorus Pro pour déposer les factures électroniques. Pour les plateformes, les sociétés devront disposer du statut de « tiers de confiance ». Elles transmettront les factures aux clients. Elles extrairont aussi les données de la facturation et les enverront à l’administration fiscale.

Afin de faciliter votre comptabilité avec la dématérialisation des factures fournisseurs, adoptez les bons outils et processus. Le gain en efficacité et en productivité est appréciable. Cette transformation organisationnelle constitue un réel avantage opérationnel pour l’entreprise ou le cabinet. Contactez-nous : nos experts vous accompagneront dans votre projet de déploiement.