Comment le cloud peut améliorer votre productivité et votre rentabilité ?

GED dans le cloud

Toute entreprise existe pour fournir un service ou proposer un produit. Pour que celle-ci continue, prospère et grandisse, il faut qu'elle soit efficace pour être rentable.

Or, de nos jours, la compétitivité, depuis l’arrivée des nouvelles technologies, est à son maximum. La concurrence n'est pas le seul souci. L’accès immédiat à l’information et le traitement de multiples données de toutes sortes, arrivant et sortant par de multiples canaux est une gestion clé. La majorité des TPE/PME ne sont pas équipées face à ce raz-de-marée de données qui selon IDC sera multiplié par 45 entre 2020 et 2035. Avec un fort besoin et des délais toujours plus restreints pour des tâches majoritairement à faible valeur ajoutée, les petites et moyennes entreprises, peu importe leur domaine, peinent à augmenter leur productivité et leur rentabilité. Là où les grandes entreprises ont mis en place systèmes et process avec des ressources qui ne sont pas à la portée des plus petites. Et pourtant souvent elles ont une relation de client/fournisseur et parfois se retrouvent en concurrence avec des armes inégales.

Qu’est-ce que le Cloud Computing ?

Le Cloud computing consiste à utiliser des serveurs informatiques distants par l’intermédiaire d’un réseau (Internet), pour stocker des données ou encore les exploiter. Le cloud computing est la mise à disposition de ressources informatiques via Internet, avec une tarification en fonction de votre utilisation. Au lieu d'acheter, de posséder et de gérer des serveurs, des logiciels ou des centres de données physiques, avec le cloud vous pouvez accéder à votre guise aux services technologiques n’importe où et n’importe quand.

Voici comment une gestion électronique de documents via le cloud peut favoriser votre productivité en soulageant votre quotidien pour vous focaliser sur votre business !

1 - Le cloud permet-il un gain de temps ?

La rapidité de l'installation et la simplicité de mise en œuvre : Le cloud permet un déploiement très rapide dans l'organisation contrairement à des logiciels classiques installés sur des postes ou des serveurs. Une fois mis en place, la solution GED est immédiatement utilisable et disponible sur l'intégralité des outils dotés d'une connexion internet. Cette simplicité est l’une des garanties de l’adoption par vos collaborateurs et donc un gain de temps pour l'entreprise.

La mobilité et le travail collaboratif : Le cloud permet de supprimer les limites de la distance et favorise le partage en temps réel des documents électroniques avec vos collaborateurs, vos fournisseurs et vos clients. Cette accessibilité nomade s'adapte parfaitement aux nouvelles habitudes de travail (télétravail, déplacements professionnels...) et permet une productivité accrue aussi bien avec vos collaborateurs qu’avec vos partenaires (fournisseurs, experts-comptables, clients…) grâce à des fonctionnalités comme le partage, la gestion de droits d’accès et les circuits de validation.

La rapidité d’accès à l’information et l’amélioration du pilotage de l'activité : L’accès immédiat à l’information n'importe où, n'importe quand avec l'interlocuteur de son choix offre une meilleure gestion de l'entreprise et un gain de temps considérable.

Performance, support et continuité de service : Contrairement aux logiciels classiques installés sur des postes ou des serveurs, un logiciel GED via le cloud permet une utilisation quotidienne sans perturbation de service due aux mises à jour nombreuses ou autre installation de patch. Toutes ces tâches fastidieuses sont effectuées automatiquement sur nos serveurs par nos équipes et non vos ressources. Nos utilisateurs n’ont qu’à se connecter à l’interface via leur navigateur web pour profiter d’un logiciel fonctionnel et à jour.

De plus, nos clients bénéficient d’un service support en français pour toutes questions relatives à l’utilisation du logiciel, mais également en cas de bug. Nos équipes et nos revendeurs agréés sont présents pour former les clients à l’utilisation et ainsi pouvoir maximiser la connaissance du logiciel et faciliter une prise en main rapide.

La même interface pour tous avec une touche d’intelligence intuitive : L'utilisation d'un seul logiciel sur une seule plateforme en ligne par tous les employés concernés permet d'assurer un gain de temps puisqu'ils utilisent tous la même version du logiciel (formation, exportation, interopérabilité, etc.), mais aussi un outil qui s’adapte à la logique de l’entreprise en s’affranchissant de la logique individuelle. En clair quelle que soit la logique de classement ou de recherche d’un individu, une autre personne retrouvera vos documents.

Souhaitez-vous plus d'informations sur notre solution GED ZEENDOC ?

2 - Le cloud, une solution économique ?

Coûts de gestion : Le cloud permet de soulager les services informatiques des entreprises et ainsi économiser un budget parfois très couteux dans la gestion des infrastructures. Les entreprises n’ont donc en effet pas besoin d’acheter de matériel physique puisque les serveurs sont virtuels et hébergés.

Une facturation claire et évolutive : Plusieurs solutions dans le cloud sont basées sur des abonnements mais peu reflètent une consommation à l’usage : En clair, le montant de l'abonnement à notre service SaaS dépend de votre utilisation : quantité de Go ou documents déposés, paramétrage du service... Votre entreprise grandit et vous devez ajouter des nouveautés ? Votre abonnement SaaS s'ajuste en fonction de vos besoins. Cette flexibilité permet de ne payer que les ressources que vous consommez sur une période définie, ce qui se révèle très avantageux. Ce paramètre peut être important dans la vision de votre entreprise, dont l'objectif est de s’équiper en fonction de son développement et de passer ce type de dépenses dans votre compte d’exploitation.

Pas de limite d’utilisateurs : Contrairement à la majorité des solutions de gestion électronique du marché, notre gestion electronique des documents ne prend pas en compte dans la facturation, le nombre d’utilisateurs et n’implique par la suite, aucun coût supplémentaire pour l’ajout de nouveaux utilisateurs.

3 - Le cloud permet-il de sécuriser ses données ?

On peut penser aux données sensibles bien sûr, comme les données médicales mais avant même d’aller jusque-là, il vous faut un outil qui vous permette :

  • De protéger vos données d’entreprise
  • D’être conforme au RGPD (GDPR) : Mener des opérations liées au RGPD telles que scanner périodiquement vos données et les expurger régulièrement, les protéger en terme d’accessibilité avec des accès cloisonnés notamment et protégés du Shadow IT.

3.1 - Les mesures de sécurité intégrées à Zeendoc 

  • Données stockées en France et répliquées sur 2 Data Centers géographiquement distants.
  • Serveurs équipés de disques en Raid qui permettent de répartir de manière redondante les données sur plusieurs disques durs, de manière à garantir que les données restent disponibles même lorsqu’un disque tombe en panne.
  • Double alimentation des serveurs
  • Double attachement réseau des serveurs
  • Data centers sécurisés
  • Un site principal et un site de secours géographiquement éloignés
  • Sauvegarde quotidienne des données archivées
  • Conversion des documents vers un format pérenne
  • Haute disponibilité
  • Supervision continue

3.2 - Mesures visant à garantir la confidentialité et la sécurité des documents dans ZEENDOC 

  • Chiffrement des documents stockés sur les serveurs de ZEENDOC
  • Accès sécurisé par mot de passe
  • Les mots de passe des utilisateurs ne sont pas stockés au sein de notre GED
  • La robustesse des mots de passe répond à une norme de haute sécurité
  • Chiffrement SSL/TLS des communications avec les serveurs ZEENDOC
  • Data centers à accès restreint aux seules personnes autorisées
  • Protection des accès logiques aux serveurs par un pare-feu (FIREWALL) professionnel
  • Les accès aux documents sont gérés par le client directement
  • Les traitements des documents sont journalisés
  • Veille technologique et mises à jour régulières
  • Analyses de vulnérabilité et tests de pénétration

3.3 - Mesures visant à garantir l’intégrité des documents

  • Les utilisateurs accèdent à une copie du document
  • L’intégrité des documents est régulièrement vérifiée
  • La mise à disposition du document original, l’intégrité du document est contrôlée
  • Les documents peuvent être scellés

3.4 - Mesures visant à garantir la traçabilité des documents

  • Horodatage indiquant la date et l’heure de dépôt du document dans ZEENDOC.
  • Journal système : Historique des événements système (Authentification, modification, droits, etc.).
  • Journal documentaire : Historique des événements documentaires (dépôt, modifications d’index, téléchargement, consultation, etc.).
  • Historique par document qui permet de consulter les actions réalisées sur le document depuis son dépôt.

4 - Peut-on réduire son empreinte écologique avec le Cloud ?

Le numérique n’est pas toujours écologique. Dans un premier temps, il y a le passage du papier au digital qui protège et n’accélère pas une déforestation massive. Dans un second temps, pour déposer ses données, il faut de l’énergie et celle-ci peut demander une forte consommation. Alors, le lieu d’implantation de nos data center et la provenance de l’électricité qui les alimentent sont très importantes. La fabrication d’un kWh électrique en France est l'équivalent de 85 grammes de CO2 contrairement à 700 grammes aux Etats-Unis et 1kg en Chine.

De plus chez ZEENDOC, nous conseillons nos clients pour qu’ils aient une utilisation du Cloud privé basé sur leurs besoins. Pas de sur forfait et surtout pas de forfait au stockage mais bien à l’usage !

Pour résumer le Cloud permet :

  • La réduction des coûts
  • L’accessibilité
  • Multi-usages / Multifonction
  • Modulable, personnalisable
  • Le déploiement et la simplicité d’intégration
  • La disponibilité du service
  • La sécurité des données, la réversibilité 
  • La conséquence positive sur l’environnement