De plus en plus d’entreprises adoptent la dématérialisation comptable. Cette tendance va s’amplifier avec l’obligation en France en matière de facturation électronique. Vous hésitez encore à franchir le pas ? Avec cet article, vous prendrez conscience des enjeux que représente un projet de dématérialisation dans votre entreprise et des multiples atouts qu’il apporte pour optimiser sa gestion.
La dématérialisation comptable : définition et caractéristiques du processus
La dématérialisation comptable conduit à supprimer le papier au profit de données et fichiers, soit numérisés, soit nativement électroniques. Mais que vous autorise la loi ? Quelles sont les contraintes fiscales ? Comment évolue la réglementation, notamment en matière de facture électronique ? Faisons le point.
Qu'est-ce que la dématérialisation de la documentation comptable ?
Le processus de dématérialisation concerne principalement les cycles achats et ventes, des bons de commande à la facturation des clients et des fournisseurs. Il s’agit soit de numériser des documents papier, soit d’émettre directement des factures électroniques. Dès lors que le format numérique présente désormais la même valeur probante que le papier, à condition de respecter les exigences fiscales, vous avez le choix.
Toutefois, la facture électronique s’impose peu à peu en France. Après l’obligation depuis 2020 pour les relations B to G, arrive bientôt celle qui concerne les flux B to B. Intéressez-vous donc à ce processus, car il va bientôt s’imposer à tous les services comptabilité.
Mise en place de la facturation électronique en relations B to B : le calendrier à respecter
Après plusieurs années de travaux afin de déployer la réforme européenne dans notre pays, le calendrier de l’administration fiscale est enfin connu. Le début de l'année 2020 a vu naître l’obligation de facturer électroniquement les entreprises du secteur public. La nouvelle étape concerne les relations B to B. Pour les factures entrantes, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront accepter le format électronique.
Système de facturation électronique en France : les caractéristiques à connaître
Ce type de facture correspond à un processus électronique de la conception à l’archivage, en passant par l’envoi au client et la réception chez lui. Le document doit être authentique, lisible et intègre. Il doit respecter un des trois formats prévus à aujourd’hui : UBL, CII ou Factur-X. Ce dernier est un format hybride qui comprend des données structurées XML ainsi qu’un PDF/A. Les entreprises devront transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’État ou directement par le portail public de facturation (PDP).
Les enjeux de la dématérialisation des documents comptables
Mener un projet de dématérialisation comptable ne s’improvise pas. Afin d’en tirer un maximum de profit, ayez en tête les enjeux pour votre entreprise et votre service comptabilité. Voici les défis à relever quand vous implémentez une application de gestion électronique des documents.
Mise en place du processus de dématérialisation : être prêt à temps
Le calendrier de la facturation électronique impose aux entreprises d’adapter leurs outils et leurs méthodes de travail d’ici peu. Selon le degré d’avancement de la dématérialisation dans votre entreprise, ainsi que la complexité des flux et des activités, la mise en place s’avère plus ou moins rapide. N’attendez pas le dernier moment. Même sans adopter directement la facturation au format électronique, vous pouvez implémenter le processus par étapes. Commencez par numériser les factures papier des fournisseurs. Faites de même avec votre propre exemplaire de facture de vente en vue de son archivage.
Choisir un outil de dématérialisation de la documentation en ligne dès que possible
La dématérialisation comptable, c’est aussi bien choisir un ou plusieurs logiciels pour cette gestion électronique de vos documents. Établissez un cahier des charges selon les besoins de votre entreprise. Attachez-vous à comprendre les traitements qu'effectuent les outils de dématérialisation, de la numérisation à la gestion des documents.
Voici les fonctionnalités de Zeendoc, notre solution de dématérialisation complète :
- Capture des documents comptables de tous formats ;
- Lecture avec classement et archivage selon des processus cryptés, horodatés et sécurisés ;
- Gestion des workflows de circulation et de validation de la documentation ;
- Passerelle et export des écritures avec votre logiciel comptable, sans saisie manuelle.
Profiter de la gestion électronique des documents pour améliorer la performance de l'entreprise
Le choix de documents dématérialisés ne doit pas se faire au détriment de la qualité de l’information financière. Bien au contraire, un tel projet constitue plutôt un enjeu de taille pour la performance de l’entreprise. En réussissant la transition numérique de votre service comptable, de nouvelles perspectives s’offrent à vous. Gain de temps et fiabilisation de la data contribuent à mieux piloter la gestion financière. Vous pouvez alors développer les analyses au lieu de vous consacrer à la production du chiffre. Choisissez des experts de la dématérialisation pour vous accompagner afin d’obtenir rapidement les meilleurs résultats.
Embarquer les collaborateurs dans le projet de gestion dématérialisée des documents
Un des enjeux majeurs de la dématérialisation comptable consiste à réussir la conduite du changement. Passer d’une culture papier à un fonctionnement sur support numérique demande de la préparation. Bâtir son équipe projet intelligemment et choisir le premier site ou secteur de déploiement de l’outil font partie des points de vigilance. Définissez bien les gains et succès rapides à obtenir. Communiquez dans la société dès qu’ils sont atteints. Les key users investis et motivés sont les meilleurs ambassadeurs pour poursuivre la mise en place de ce traitement dématérialisé dans tout le groupe ou toute l’entreprise.
Dématérialiser les documents et pièces comptables en respectant les règles fiscales françaises
Enfin, choisir un système de dématérialisation comptable ne doit pas être un phénomène de mode ou le simple respect d’une obligation. N’oubliez jamais les caractéristiques que doivent comporter vos documents et données numériques sur le plan de la fiscalité. Tout comme la piste d’audit fiable, le formalisme de la facture ainsi que ses conditions de stockage et d’archivage doivent retenir votre attention. Prenez conseil auprès d’un expert en solutions de dématérialisation, il doit vous garantir ces points techniques.
Les avantages d'une gestion dématérialisée pour le service comptable
La dématérialisation comptable n’est pas seulement une simple obligation légale pour les entreprises. Le processus se développe déjà dans beaucoup de services comptabilité, parce qu’il apporte de nombreuses fonctionnalités intéressantes et avantageuses, tant sur le plan financier qu’organisationnel.
La dématérialisation et le format numérique : un gain de temps pour les collaborateurs
Qu’il s’agisse d’un cabinet d’expertise comptable ou du service comptabilité d’une entreprise, les collaborateurs gagnent beaucoup de temps avec la dématérialisation. Grâce aux techniques d’océrisation des factures, voire au machine learning, la saisie manuelle disparaît. Ce sont donc les tâches les plus chronophages et répétitives que prennent en charge les logiciels de gestion électronique des documents. Ce temps disponible ouvre de nouvelles perspectives pour les équipes de la comptabilité. Leur métier évolue. L’analyse et le conseil se développent.
Gestion électronique de la documentation comptable : un traitement des factures moins coûteux
Toutes les études le démontrent. Le coût moyen de traitement d’une facture papier se situe entre 14 euros et 20 euros.(source Facture-électronique) En optant pour la dématérialisation comptable, vous abaissez ce coût de 50 % à 75 %. C’est une économie considérable si vous le multipliez par le nombre de pièces comptables dans l’entreprise.
Archivage électronique des documents comptables : beaucoup d'avantages
Le fait de pouvoir retrouver immédiatement toute facture dématérialisée ou tout fichier numérique sur le cloud en un seul endroit accessible de partout contribue à fluidifier la circulation de l’information. Les collaborateurs ne réalisent plus de coûteuses copies papier. Ils ne gardent pas le document sur le bureau en attente de validation quand ils sont en déplacement.
Les comptables ne perdent pas de temps à chercher en vain la boîte d’archive au sous-sol. Évidemment, le stockage est sécurisé en comparaison à un local physique. Vous évitez les risques de destruction, de vol, de perte, etc. Sur le plan financier aussi, ce type d’archivage coûte moins cher à l’entreprise.
Dématérialisation du processus achat : un système avantageux pour les paiements et litiges
La dématérialisation comptable s’accompagne idéalement de celle de tout le processus procure-to-pay. Avec une gestion électronique des achats et approvisionnements, vous simplifiez la liaison des bons de réception avec les bons de commande. De même, la validation de la facture s’effectue par la comparaison des montants entre la ou les factures et le bon de commande dans l’application. Les valideurs disposent de workflows utilisables à distance. Les goulots d’étranglement se réduisent, tout comme les litiges. Le paiement s’accélère et la relation fournisseur s’améliore.
La dématérialisation : une solution pour fiabiliser la comptabilité
Avantage non des moindres, la dématérialisation comptable contribue à fiabiliser la donnée produite. Or, c’est un des défis majeurs des directions financières. Avec un paramétrage précis et personnalisé, les outils de gestion électronique ne font pas d’erreurs de saisie. La traçabilité des flux et la possibilité de gérer de multiples contrôles dans les applications aident à améliorer les données comptables. Enfin, l’automatisation des processus apporte aussi de l’uniformisation, par exemple dans les plans comptables entre les diverses entités d’un groupe de sociétés.
Les documents comptables dématérialisés constituent une avancée sensible pour les métiers du chiffre. Dispositif qui se déploie de plus en plus, il va bientôt devenir incontournable avec la facturation électronique. En lançant le projet dès à présent, vous vous préparez sereinement au lieu d’attendre la dernière ligne droite. Examinez l’offre de Zeendoc pour vous accompagner. Nous sommes spécialistes de la dématérialisation dans les services financiers.
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