Die Zeendoc-Lösung

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DMS - Elektronische Dokumentenverwaltung

Eine einzige, modulare Lösung, die allen Bedürfnissen gerecht wird.

Elektronische Signatur

Verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten und senken Sie die Kosten für Ihre Handelsverträge.

Elektronische Archivierung

Entmaterialisieren Sie Ihre Governance-Sitzungen und sichern Sie Ihre kritischen Daten.

Formulare

Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.

Elektronischer Lohnzettel

Die Digitalisierung des Lohnzettels wird vollautomatisch unterstützt.

Chorus Pro Lieferanten

Automatisieren Sie den Versand Ihrer elektronischen Rechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen.

Digitalisierung der Kundenakte

Sparen Sie Zeit, senken Sie Ihre Kosten.

Digitalisierung der Lieferantenakte

Vereinfachen Sie die Verfolgung und Verwaltung Ihrer Lieferanten.

Elektronische Rechnung

Vereinfachen Sie Ihren Alltag und den Ihrer Kunden.

Spesenabrechnungen

Die DMS im Dienste Ihrer Spesenabrechnungen und Ihrer reisenden Mitarbeiter.

Buchhalterischer Export

Zeendoc klassifiziert und exportiert die Rechnungen automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware.

Digitalisierung der HR-Akte

Mit Zeendoc, eine erfolgreiche Entmaterialisierung Ihrer HR-Dokumente.

Mobile Anwendung

Entdecken Sie Zeendoc auf Smartphones und Tablets.

Digitalisierung Ihrer Unternehmensdokumente

Ihre Berufe

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Angehörige der Gesundheitsberufe - HDS

Zeendoc hostet Ihre Daten bei einem nach ISO 27001 und HDS zertifizierten Hosting-Anbieter.

Reglementierte Berufe

Im Alltag begleitet Zeendoc Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Gerichtsschreiber, Notare.

Gebietskörperschaften und Rathäuser

Digitale Transformation für Kommunen und Rathäuser.

Immobiliensektor

Agenturen, Hausverwaltungen, Verwalter, Bauträger.

Transport, Logistik und Kurierdienste

Zeendoc im Dienste der Berufe im Bereich Transport / Logistik / Kurierdienste.

Industrie der Zukunft

Die DMS für den Industriesektor.

Berufe im Baugewerbe

Zeendoc im Dienste des Bauwesens : Gemeinsame Nutzung, Entmaterialisierung und Verwaltung.

Vertrieb und Handel

Zeendoc im Dienste der Akteure des Einzelhandels.

Ihre Ressourcen

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Tipps

Erfolgreiche Entmaterialisierung bedeutet, gut beraten zu sein, folgen Sie dem Leitfaden!

FAQ

Antworten auf alle Ihre Fragen zu DMS und Zeendoc.

Nachrichten

Der richtige Ort, um alles über die Geschehnisse rund um Zeendoc zu erfahren.

Lösungsportal

Überprüfen Sie die Kompatibilität zwischen Zeendoc und Ihrer professionellen Software

Presse

Die Presse spricht über Zeendoc! Hier finden Sie alle unsere Veröffentlichungen.

Videos

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Ressourcen zum Herunterladen

Laden Sie unsere kostenlosen Weißbücher, Broschüren,
Kundenfälle, Webinare und Infografiken herunter.

HR-Dematerialisierung

Warum sollte man die Personalfunktion entmaterialisieren?

Die Entmaterialisierung ist unumgänglich und modernisiert das Unternehmen. Sie ist sowohl auf organisatorischer Ebene als auch auf der Beziehungsebene zwischen Arbeitnehmern und der Personalabteilung nützlich, ganz zu schweigen von der Kostensenkung, die ein solches Projekt mit sich bringt.

Welche Bedürfnisse hat eine Personalabteilung?

  • Mitarbeiterakten schnell verwalten.
  • Dokumente einfach ablegen und sofort wiederfinden.
  • Elektronische Gehaltsnachweise sicher verteilen und archivieren.
  • Verwalten Sie alle Terminerinnerungen im Zusammenhang mit den gesetzlichen Verpflichtungen der Personalabteilung.
  • Sich benachrichtigen lassen, wenn in einer Akte ein Beleg fehlt.
  • Aufbau eines Dokumentenbestands (RGPD, Rechtsstreit...).
  • Erstellen Sie eine Lebenslaufbibliothek.

Warum sollten Sie Ihre HR-Prozesse papierlos gestalten?

  • Einführung von Telearbeit und Mobilität.
  • SichereArchivierung all Ihrer Dokumente in einem einzigen Raum.
  • Dokumentenerkennung zur automatischen Ablage.
  • Finden und übermitteln Sie Dokumente sofort an den Arbeitnehmer (im Beruf oder im Ruhestand) dank der Suchmaschine mit mehreren Kriterien und der einfachen Weitergabe und Versendung.
  • Automatisierter,papierloser Versand von Gehaltsabrechnungen in einem persönlichen digitalen Tresor.
  • Elektronische Signatur von Dokumenten, Arbeitsverträgen, EPs...
  • Formular und Validierungskreislauf für Urlaubs- und Fortbildungsanträge.
  • Automatisieren Sie die Überprüfung der Checkliste für Arbeitnehmerakten (Vollständigkeit).
  • Nachvollziehbarkeit mit einer Historie der Zugriffe und der durchgeführten Aktionen auf die Dokumente

Welche HR-Dokumente entmaterialisieren?

Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, persönliche Gespräche etc. Alle Dokumente können papierlos gemacht und online archiviert werden. Die Verteilung all Ihrer HR-Dokumente kann von Zeendoc aus in elektronischem Format an Ihre Mitarbeiter erfolgen. Die Entmaterialisierung von HR-Dokumenten muss strenge Regeln und einen gesetzlichen Rahmen einhalten: Vertraulichkeit, Authentizität, Aufbewahrungsdauer und Integrität der Dokumente, Sicherheit und Schutz der entmaterialisierten Daten.

Direkt aus Zeendoc heraus verwalten Sie bereits die Verteilung und Archivierung der elektronischen Gehaltsnachweise mit wenigen Klicks.

HR-Anhangdokumente

Mit Zeendoc können Sie dem Arbeitnehmer in seinem persönlichen Safe alle HR-Dokumente zu seiner Laufbahn im Unternehmen verteilen.

Verbessern Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ihnen eine umfassende und zuverlässige Lösung für die Digitalisierung anderer persönlicher Dokumente bieten.

Der persönliche Tresor jedes Mitarbeiters ermöglicht es ihm, die papierlosen Dokumente, die Sie ihm über Zeendoc geschickt haben, schnell wiederzufinden. Er greift sicher und jederzeit über ein Smartphone oder einen Computer darauf zu.

Eine Garantie für die Beschäftigten, dass sie langfristig alle ihre
nützlichen Geschäftsdokumente wiederfinden.

Einige Beispieldokumente :

  • Ankunft des Mitarbeiters: Einstellungsversprechen, persönliches Gespräch, Ausbildungsgespräch etc.
  • Berufsleben: Gehaltsabrechnung, Stundenzettel, Dienstreiseauftrag usw.
  • Karrierebegleitung: Zusatzvereinbarung, Einzelgespräch, Fortbildungsgespräch etc.
  • Austritt des Arbeitnehmers: Saldo aller Konten, Arbeitsbescheinigung, Bescheinigung der Arbeitsagentur etc.

Die Vorteile der papierlosen HR

Neben der Digitalisierung und der digitalen Archivierung ermöglicht die Digitalisierung der Personalabteilung auch die Automatisierung bestimmter Prozesse und vereinfacht gleichzeitig die Beziehungen zu den Mitarbeitern.

  • Sparen Sie Zeit beim Ordnen, Wiederfinden und Weitergeben Ihrer Dokumente.
  • Kostensenkung: Papier, Druck, Porto, Lagerung...
  • Reduzierung der Bearbeitungszeiten und des Reiseaufwands.
  • Warnung, wenn eine Akte unvollständig ist und Erinnerungen an das Ende von Probezeiten, befristeten Verträgen, Verhaftungen...
  • Produktivitätssteigerung: Zeitraubende manuelle Aufgaben entfallen.
  • Sicherheit und Vertraulichkeit der ausgetauschten und archivierten Dokumente.
  • Zugriff von überall und jederzeit für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern über Computer, Tablets oder Smartphones.
  • Erleichtert die Telearbeit.
  • Verringerung des ökologischen Fußabdrucks.
  • Einhaltung der Vorschriften.

FAQ : ENTMATERIALISIERUNG DER PERSONALAKTE

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

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