La LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents) et l'OCR (Optical Character Recognition) sont deux technologies complémentaires qui jouent un rôle crucial dans la gestion documentaire moderne. La solution Zeendoc propose cette technologie pour optimiser leur gestion documentaire en automatisant la capture et le traitement des informations contenues dans les documents papier.
Concrètement, cela permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les coûts, d'améliorer l'organisation et l'accessibilité des documents, et de se conformer aux réglementations.
L'océrisation au service de la lad/RAD
L'OCR intervient en amont du processus LAD/RAD en permettant de convertir les documents papier en fichiers numériques exploitables.
Cette étape essentielle permet de :
- Automatiser la capture de données : L'OCR élimine la saisie manuelle fastidieuse des informations, réduisant ainsi les coûts et les risques d'erreurs.
- Améliorer la qualité des données : La reconnaissance automatisée des caractères garantit une précision et une fiabilité accrues des données extraites.
- Faciliter l'indexation et la recherche : Le texte numérique issu de l'OCR permet d'indexer et de rechercher efficacement les documents, optimisant ainsi l'accès à l'information.
CAS d'USAGES D'OCÉRISATION DOCUMENTAIRE
AVEC ZEENDOC
Numérisation des Archives Historiques
Les entreprises qui disposent d'archives papier peuvent utiliser l'OCR pour numériser et indexer ces documents historiques. Cela permet :
- Accès facilité : Transformez des années d’archives papier en une base de données consultable. Que ce soit pour des documents financiers, des rapports annuels, ou des dossiers RH, l'OCR rend chaque mot accessible.
- Espace de stockage optimisé : En numérisant vos archives, vous pouvez réduire l'espace physique nécessaire pour le stockage des documents tout en assurant leur conservation à long terme.
L'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie puissante qui trouve son application dans de nombreux domaines de la gestion documentaire. Voici quelques cas d'usage concrets où l'OCR de Zeendoc peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses documents :Cette étape essentielle permet de :
Gestion des Factures
L'un des principaux défis pour les entreprises est la gestion efficace des factures. Avec l'OCR de Zeendoc, chaque facture scannée ou reçue sous forme de PDF est automatiquement analysée et les données clés, telles que le montant, le nom du fournisseur, ou la date d'échéance, sont extraites. Cela permet :
- Automatisation du traitement : Les informations extraites sont directement intégrées dans votre système comptable, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle et accélérant le traitement.
- Recherche rapide : Chaque facture devient immédiatement consultable via une simple recherche par mot-clé, qu'il s'agisse du nom du fournisseur, du numéro de facture, ou d'une date spécifique.
Archivage des Contrats
Les contrats contiennent souvent des informations critiques qui doivent être facilement accessibles tout en étant sécurisées. Grâce à l'OCR, Zeendoc permet :
- Indexation automatique : Tous les termes clés du contrat, comme les noms des parties, les dates de signature, ou les clauses spécifiques, sont indexés automatiquement.
- Consultation simplifiée : Vous pouvez retrouver un contrat en quelques secondes, simplement en recherchant un terme spécifique ou une clause importante, ce qui est particulièrement utile lors des audits ou des renouvellements.
- Gestion des échéances : En combinant l’OCR avec d’autres fonctionnalités de Zeendoc, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les dates importantes comme les renouvellements de contrat, réduisant ainsi le risque de laisser passer une échéance.
Gestion des Courriers Entrants
Les courriers reçus par l'entreprise, qu'ils soient physiques ou numériques, peuvent être traités efficacement avec l'OCR de Zeendoc :
- Traitement automatisé : Les courriers scannés sont automatiquement analysés, les informations importantes sont extraites et peuvent être routées vers les bonnes personnes ou services au sein de l'entreprise.
- Suivi et traçabilité : Chaque courrier est indexé et stocké, facilitant ainsi son suivi et la gestion des réponses ou actions requises.
LES AVANTAGES dE LA LAD/RAD
Intégrée à la solution LAD/RAD de Zeendoc, l'OCR offre de nombreux avantages :
1. Gain de temps et réduction des coûts :
L'automatisation de la saisie de données grâce à l'OCR permet aux TPE/PME de gagner un temps précieux sur des tâches manuelles fastidieuses, comme la saisie de factures, de bons de commande ou de formulaires administratifs. Cela libère du temps pour que les collaborateurs puissent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme le développement commercial ou la relation client. De plus, l'OCR réduit les besoins en personnel dédié à la saisie de données, ce qui se traduit par des économies de coûts significatives.
2. Amélioration de l'organisation et de la recherche documentaire :
L'OCR permet aux TPE/PME de classer et de retrouver facilement leurs documents numériques grâce à l'indexation et à la recherche par mots-clés. Cela met fin aux recherches fastidieuses dans les archives physiques et garantit que les informations cruciales sont toujours à portée de main. Cette meilleure organisation documentaire contribue à une prise de décision plus rapide et éclairée, ainsi qu'à une meilleure collaboration entre les équipes.
3. Accessibilité accrue et respect des réglementations :
L'OCR rend les documents numérisés accessibles aux personnes handicapées visuelles grâce aux technologies d'assistance, telles que les logiciels de synthèse vocale. De plus, l'archivage électronique sécurisé des documents numérisés permet aux TPE/PME de se conformer aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents.
En conclusion, l'OCR offre aux TPE/PME françaises un ensemble d'avantages précieux qui peuvent les aider à gagner du temps, à réduire leurs coûts, à améliorer l'organisation de leurs documents et à se conformer aux réglementations. Si vous êtes une TPE/PME française à la recherche d'une solution pour optimiser votre gestion documentaire, l'OCR est une technologie à ne pas négliger.
Exploitez enfin pleinement vos données d'entreprise !
Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME
La vie Zeendoc
Nouveautés, conseils : tout savoir des coulisses de Zeendoc.
Zeendoc choisit Doxallia comme partenaire pour son offre PDP !
Nous avons le plaisir de vous annoncer que Zeendoc, solution leader de gestion électronique de documents (GED) pour les TPE, PME et collectivités, devient une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), grâce à son nouveau partenariat stratégique avec Doxallia,...
Zeendoc forms by Skyged : Nouvelle Version
Nous sommes fiers de vous annoncer des innovations majeures apportées à Zeendoc Forms by Skyged, une solution qui redéfinit la gestion documentaire par grâce à des fonctionnalités avancées. Génération automatique de rapports : la productivité à son apogée...
Les formulaires électroniques pour TPE/PME : une solution efficace pour la gestion de données
Les petites et moyennes entreprises (TPE/PME) doivent s'appuyer sur des solutions efficaces pour optimiser leurs processus internes, réduire les erreurs, et améliorer la qualité de leurs services. Parmi les outils disponibles, les formulaires électroniques, comme les...