Monsieur Jean Hôtel Particulier secteur de l’hôtelerie

.« Tout est toujours à jour. On ne prend plus de retard, et je peux tout gérer sans avoir besoin d’être sur place. »

M. BELIVEAU Christian, Consultant en comptabilité hôtelière.

L’ENTREPRISE

Situation : Monsieur Jean - Hôtel Particulier est un hôtel-boutique réputé du Vieux-Québec.
Nombre de salariés : 25
Nombres de sites : 1
Témoignage : M. BELIVEAU Christian, Consultant en comptabilité hôtelière.

LES BESOINS

Avant l’implantation de Zeendoc, la gestion des comptes payables chez Monsieur Jean - Hôtel Particulier reposait sur un processus entièrement manuel :
• Les factures étaient numérisées puis déposées dans des dossiers partagés.
• Chaque chef de département, qu’il s’agisse du restaurant, du marketing ou de la boutique, devait ensuite aller y apposer sa signature virtuelle.
• Le directeur général imprimait ensuite chaque facture pour y inscrire manuellement les annotations de grand livre.
• Et finalement, les documents étaient classés physiquement, ce qui générait une accumulation constante de papier et de chèques.

Cette organisation n’est pas propre à l’hôtel : elle reflète une pratique largement répandue dans l’industrie hôtelière. La gestion papier y a longtemps dominé, notamment pour répondre aux exigences de contrôle. Pendant des années, la conservation d’archives physiques sur 7 à 8 ans s’est imposée comme une norme, rendant les processus lourds et peu efficaces. Avec le recul, il est clair que ces pratiques, en plus d’être coûteuses et chronophages, manquaient de flexibilité et alourdissaient la gestion au quotidien.
Il était évident que nous devions réduire les pertes de temps, éliminer les tâches manuelles, simplifier les chaînes d’approbation et, surtout, sortir du cycle inefficace du tout papier.

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