La tendance à la dématérialisation suit son cours. Peu à peu, le papier tend à disparaître au profit du document électronique. Toutefois, pour les documents sensibles comme les factures, un contrôle régulier et des normes de sécurité sont obligatoires. C'est à ce titre que les entreprises passant à la facture électronique sont invitées à mettre en place une piste d'audit fiable (PAF). Définition, méthode : découvrez comment cet outil de contrôle fonctionne.
Définition générale de la piste d'audit fiable
Il est difficile de donner une définition précise de la piste d'audit fiable, puisque ce processus peut être mis en place de différentes manières. Pour le résumer, la piste d'audit fiable désigne toute opération visant à effectuer un contrôle régulier et documenté de la gestion des factures. Ces outils de contrôle permettent établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison de bien ou prestation de service (devis, bon de commande, bon de livraison signée par le client et/ou tout échange permettant de retracer la transaction entre vous et votre client).
La piste d'audit fiable : une obligation soumise à des contrôles de l'administration
À l'origine de la PAF se trouve le droit fiscal. Ces obligations ont été reçues par tous les pays de l'Union européenne dans le cadre d'une directive sur la TVA datant du 13 juillet 2010. Cette directive encadre l'émission et la réception des factures au format électronique. Trois dispositifs peuvent être utilisés pour ce faire :
- L'échange de données informatisé (EDI) ;
- La signature électronique ;
- La piste d'audit fiable.
La facturation mobilisant l'EDI ou la signature électronique est sécurisée. On utilisera donc la piste d'audit fiable pour les factures non sécurisées. Prochainement, pour les grandes entreprises, ainsi que pour les petites entreprises, la facture électronique deviendra obligatoire. En cas de contrôle de l'administration, les factures non sécurisées par une PAF peuvent donner lieu à de lourdes sanctions. La déduction de TVA peut être supprimée, une pénalité maximale de 50 % du montant de la vente est prévue, ainsi qu'une amende de 15 euros par facture. Toute entreprise a donc intérêt à mettre en place une piste d'audit fiable irréprochable.
Les objectifs de la piste d'audit fiable
Pour qu'une PAF soit considérée comme valide, elle doit remplir trois objectifs précis.
Besoin de + d'infos ?
Un de nos experts peut vous contacter et vous guider à travers vos recherches sur la facturation électronique (obligations, solutions, mise en place etc.)
Demandez une démo
Envie de découvrir une solution de dématérialisation ? Assistez à une présentation gratuite à distance par l'un de nos experts.
Assurer l'authenticité de la facture
Le premier objectif de la piste d'audit fiable est d'assurer l'authenticité de la facture. C'est-à-dire, garantir que la facture respecte bien toutes les obligations pour être en conformité avec le droit. Le lien entre la facturation et le bien ou service offert doit également être prouvé.
Garantir la lisibilité de la facture électronique
Le second objectif de la piste d'audit fiable est le contrôle de la lisibilité de la facture. Qu'il s'agisse d'une facture papier ou électronique, chaque information doit être clairement visible.
Préserver l'intégrité des factures
Enfin, la PAF doit également permettre d'assurer l'intégrité de la facturation. Elle doit garantir qu'aucune modification n'a été effectuée durant le processus de traitement de la facture. Un historique chronologique précis doit être effectué, de l'émission jusqu'au stockage de la facture électronique.
La mise en place de la piste d'audit fiable dans une entreprise
Concernant la méthodologie, elle ne sera pas la même d'une entreprise à l'autre. Pour une petite entreprise, comme une autoentreprise, une PAF orale est suffisante. Mais pour toutes les autres entreprises, la mise en place d'une piste d'audit fiable doit se faire étape par étape.
Réaliser un audit du flux de facturation des entreprises
La première étape consiste à cartographier l'activité comptable de l'entreprise. Le flux des factures doit être clairement identifié. Le processus doit être décrit très clairement afin de garantir une traçabilité à chaque étape du traitement.
Assurer la conformité de la facture numérique avec les obligations légales
Le flux de facturation doit ensuite faire l'objet d'un contrôle scrupuleux. Chaque obligation de la réglementation fiscale doit être vérifiée. Les obligations comptables sont nombreuses et diffèrent selon le type de facture. Cette opération doit donc être effectuée avec minutie. La piste d'audit fiable permettra de s'assurer que votre comptabilité respecte ces obligations. Vous éviterez ainsi tout problème avec l'administration. Comme nous l'avons évoqué, en cas de manquement, les sanctions sont lourdes.
Réalisation régulière de contrôles de sécurité
La PAF consiste également à effectuer des contrôles réguliers de votre flux de facturation. Vous devez justifier devant l'administration fiscale d'un contrôle continu à chaque étape du traitement des factures. Toute la comptabilité est ainsi mobilisée dans cet effort. L'émission, l'expédition, le stockage de la facture : chaque étape doit faire l'objet de contrôles.
Mise en place d'une documentation à destination de l'administration fiscale
Enfin, en cas de contrôle de l'administration fiscale, votre entreprise doit disposer de la documentation nécessaire. Si le format de cette documentation n'est pas clairement défini, il doit permettre de prouver que des contrôles réguliers sont effectués par votre service comptable. Cette documentation doit également être toujours à jour et exhaustive. Tout élément démontrant la rigueur et la minutie de votre processus de PAF doit figurer dans cette documentation. Vous envisagerez les éventuels contrôles en toute sérénité.
Confier sa PAF à une entreprise tierce
Vous l'aurez compris, la mise en place d'une piste d'audit fiable n'est pas un processus simple. Elle implique de nombreux éléments et, en cas de manquement, l'administration peut vous imposer des sanctions lourdes. Nombreuses sont les entreprises qui craignent de ne pas avoir une PAF suffisamment rodée pour respecter le droit. Si tel est le cas de votre entreprise, faites confiance aux services d'une société spécialisée.
Avec Zeendoc et notre solution de dématérialisation des factures, vous pouvez déléguer cette tâche délicate. Ce service vous permet également d'automatiser la réception, l'envoi et la gestion des factures électroniques ou papier. Votre service comptable peut se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, et vous n'avez plus à craindre de ne pas être en conformité avec la loi.
