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Procure to Pay

Maรฎtrisez votre chaรฎne d'approvisionnement et boostez votre performance grรขce ร  une solution Procure to Pay (P2P) dรฉmatรฉrialisรฉe et performante.

Dans un environnement รฉconomique en constante รฉvolution, les entreprises sont confrontรฉes ร  des dรฉfis majeurs pour optimiser leurs processus d'achat et maรฎtriser leurs dรฉpenses. La gestion manuelle et traditionnelle du Procure to Pay (P2P), ou "Achat au Paiement" en franรงais, s'avรจre souvent inefficace, coรปteuse et source de risques.

Le Procure to Pay avec Zeendoc : Une solution complรจte pour une gestion optimisรฉe des achats

Zeendoc propose une solution Procure to Pay (P2P) complรจte et dรฉmatรฉrialisรฉe qui automatise et optimise l'ensemble de la chaรฎne d'approvisionnement, de la demande d'achat jusqu'au paiement des fournisseurs. Notre solution P2P s'appuie sur plusieurs piliers clรฉs :

  • Dรฉmatรฉrialisation des processus : Fini les documents papier ! Zeendoc numรฉrise et capture automatiquement les informations contenues dans vos demandes d'achat, bons de commande, factures et autres documents liรฉs au processus d'achat. La technologie OCR (Optical Character Recognition) permet d'extraire les donnรฉes clรฉs de ces documents et de les intรฉgrer directement dans votre systรจme de gestion.
  • Workflows automatisรฉs et approbations en ligne : Simplifiez et accรฉlรฉrez le processus d'approbation en dรฉfinissant des workflows automatisรฉs avec des rรจgles de validation claires. Les demandes d'achat et les factures peuvent รชtre approuvรฉes en ligne par les personnes concernรฉes, en temps rรฉel et depuis n'importe oรน.
  • Gestion des contrats et des accords-cadres : Centralisez et gรฉrez efficacement vos contrats et accords-cadres pour optimiser vos nรฉgociations avec les fournisseurs et rรฉduire vos coรปts d'achat. Zeendoc vous permet de suivre les dates d'รฉchรฉance, les conditions gรฉnรฉrales et les clauses spรฉcifiques de chaque contrat.
  • Suivi et reporting : Bรฉnรฉficiez d'une visibilitรฉ complรจte sur vos processus P2P grรขce ร  des tableaux de bord et des rapports personnalisables. Suivez les indicateurs clรฉs de performance (KPIs) tels que le dรฉlai de traitement des commandes, le taux d'erreur et les dรฉpenses par catรฉgorie, et identifiez les axes d'amรฉlioration pour optimiser vos processus d'achat.
  • Conformitรฉ et sรฉcuritรฉ : Respectez facilement les rรฉglementations en vigueur et protรฉgez vos donnรฉes sensibles grรขce ร  des mesures de sรฉcuritรฉ robustes. Zeendoc garantit la conformitรฉ aux normes en matiรจre de facturation รฉlectronique, de conservation des documents et de protection des donnรฉes personnelles.

En rรฉsumรฉ, la solution Procure to Pay de Zeendoc vous permet de transformer vos processus d'achat en un levier de performance pour votre entreprise.ย 

 

LES AVANTAGES du procure to pay avec zeendoc

Zeendoc propose une solution Procure to Pay complรจte et dรฉmatรฉrialisรฉe qui automatise et optimise l'ensemble de la chaรฎne d'approvisionnement, de la demande d'achat au paiement des fournisseurs.

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      Gain de temps et dโ€™efficacitรฉ

      Les formulaires de demande dโ€™achat simplifient le processus de demande dโ€™achat en fournissant une structure claire et cohรฉrente. Cela permet aux utilisateurs de gagner du temps en รฉvitant de devoir crรฉer un document ร  partir de zรฉro ร  chaque fois.

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      Traรงabilitรฉ et suivi

      Les formulaires de demande dโ€™achat permettent de conserver une trace de toutes demandes dโ€™achat effectuรฉes, la bonne rรฉception des bons de commande associรฉs envoyรฉs aux fournisseurs et la cohรฉrence de la facture reรงue. Cela facilite le suivi et lโ€™analyse des dรฉpenses, et permet dโ€™avoir une meilleure gestion des coรปts.

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      Rรฉduction des erreurs

      Les formulaires de demande dโ€™achat prรฉ รฉtablis incluent gรฉnรฉralement tous les champs nรฉcessaires pour collecter les informations pertinentes. Cela aide ร  รฉviter les erreurs de saisie et ร  minimiser les risques lors du traitement de la demande.

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      Personnalisation

      Les formulaires de demandes dโ€™achat peuvent รชtre adaptรฉs aux besoins spรฉcifiques de chaque entreprise. Ils peuvent inclure des champs personnalisรฉs ou des options de sรฉlection pour rรฉpondre aux exigences particuliรจres de chaque dรฉpartement du projet.

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      Uniformitรฉ, conformitรฉ et contrรดle

      En utilisant des formulaires de demande dโ€™achat standardisรฉs, les entreprises peuvent garantir une conformitรฉ dans leur processus dโ€™achat. Cela permet de respecter les politiques et procรฉdures internes, ainsi que les obligations lรฉgales et rรฉglementaires. La demande dโ€™achat est validรฉe avant lโ€™engagement de la dรฉpense.

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      Intรฉgration avec les systรจmes existants

      Les formulaires de demande dโ€™achat peuvent รชtre intรฉgrรฉs aux systรจmes de gestion des achats existants, facilitant ainsi le traitement et la validation des demandes, ainsi que la gรฉnรฉration automatique de rapports.

      Les dรฉfis du Procure to Pay traditionnel

      La gestion manuelle du processus P2P peut entraรฎner de nombreux dรฉfis pour les entreprises :

      • Manque de visibilitรฉ et de contrรดle : Difficultรฉ ร  suivre l'รฉtat d'avancement des achats en temps rรฉel, ร  identifier les goulots d'รฉtranglement et ร  prendre des dรฉcisions รฉclairรฉes.
      • Processus lents et inefficaces : Tรขches manuelles rรฉpรฉtitives et workflows inefficaces qui ralentissent considรฉrablement le traitement des demandes d'achat et des factures, augmentant ainsi les dรฉlais de paiement et impactant nรฉgativement la relation avec les fournisseurs.
      • Erreurs et litiges : Saisie manuelle des donnรฉes sujette aux erreurs, augmentant le risque de litiges avec les fournisseurs et gรฉnรฉrant des coรปts supplรฉmentaires liรฉs ร  la rรฉsolution des conflits.
      • Manque de conformitรฉ : Difficultรฉ ร  respecter les rรฉglementations en vigueur et les procรฉdures d'achat internes, exposant l'entreprise ร  des sanctions financiรจres et ร  des risques juridiques.
      • Coรปts รฉlevรฉs : Processus manuels coรปteux en ressources humaines, en matรฉriel et en logiciels, rรฉduisant ainsi la marge bรฉnรฉficiaire de l'entreprise.

      Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

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