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mercredi 1 septembre 2021

Comment gagner du temps sur votre bilan comptable

bilan-comptable

Le bilan comptable est un exercice obligatoire pour toute entreprise. Or, réaliser une analyse complète de sa comptabilité est plus compliqué qu'il n'y paraît. Cette tâche est chronophage, et la moindre erreur peut entraîner à des pénalités. Établir son bilan comptable à l'aide d'un simple tableau Excel est certes possible, mais extrêmement laborieux. Le résultat est de plus approximatif : sans un expert-comptable dédié à cet exercice, les oublis ou erreurs sont courants. Votre entreprise doit réaliser un bilan comptable et vous perdez énormément de temps en saisie, en vérifications… ? Le plus simple est de vous doter d'un logiciel de GED. La solution Zeendoc, par exemple, capture toutes vos factures clients et fournisseurs et vous permet de faire un export comptable de manière automatique vers votre logiciel comptable. Votre bilan comptable pourra être réalisé plus rapidement et sans risque d’erreurs et de pertes.

Le bilan comptable : définition

Il convient dans un premier temps de comprendre ce qu'est le bilan comptable. Chaque année, toute entreprise est dans l'obligation de faire les comptes de tout ce qu'elle possède (actifs comme passifs). Ce document a pour objet de renseigner sur la santé financière de l'entreprise. L'ensemble des éléments doivent être recensés, qu'il s'agisse de capitaux ou de dettes. Ces éléments comptables se divisent en deux catégories :

  • Les actifs : les actifs regroupent tous les éléments que possède une entreprise. Cela peut être les immobilisations incorporelles (des brevets, une marque, un logiciel, etc.) comme les immobilisations corporelles (capital immobilier, machines, gros outillage, etc.). Les actifs comprennent aussi le stock de l'entreprise, les créances clients et enfin la trésorerie.
  • Les passifs : dans un bilan comptable, les passifs regroupent les créanciers et ayants droit mobilisés par l'entreprise pour son développement financier. Cela concerne les capitaux propres, mais également les dettes financières et les dettes fournisseurs.

Comment un logiciel de GED peut vous permettre de préparer simplement votre bilan comptable

Le bilan comptable regroupe ainsi un grand nombre d'éléments disparates. Sans expert dédié à la comptabilité, l'exercice est complexe. Un logiciel de GED peut néanmoins faciliter grandement la création d'un bilan comptable. Voici comment une solution de gestion électronique des documents peut aider votre société à réaliser ses bilans financiers annuels.

Le logiciel de GED permet de déposer en ligne ses factures

Que vos factures soient au format papier ou numérique, un logiciel de gestion électronique des documents vous permet de les déposer en ligne. Toutes vos factures sont ainsi regroupées et classées dans un même espace. Pour faire le bilan de votre activité comptable, avoir ces ressources à portée de clic vous fera gagner un temps considérable.

export automatique des écritures comptables

Contrôle de l’équilibrage crédit/débit

Grâce au logiciel de GED, vous pourrez simplement et rapidement faire le total de vos dépenses et de vos recettes. Les informations comptables lues par la solution de GED vous permettent de suivre en temps réel votre capital, vos dettes et les sommes entrant dans votre trésorerie.

logiciel comptable
bilan de votre activité comptable

Une extraction automatique des informations importantes

Ce qui rend le logiciel de gestion électronique des documents intéressant pour le bilan comptable de votre entreprise, c'est l'export automatique des écritures comptables essentielles. Qu'il s'agisse de facture papier ou électronique, toutes les informations liées à la comptabilité sont lues automatiquement. Ces informations vous permettront de connaître en un clin d'œil les comptes de votre entreprise pour vos fournisseurs comme pour vos clients.

Contrôle-équilibrage-crédit-débit

Génération et importation automatique des écritures dans votre logiciel comptable

Si vous possédez un logiciel comptable, les données liées à la comptabilité peuvent être intégrées automatiquement. Elles sont transformées en écriture comptable, puis importées directement dans votre logiciel. Dans ce cas de figure, vous évitez à votre comptable une double saisie (saisie des factures, archives numériques & logiciel de comptabilité). La génération des exports comptables vous procure une autonomie de gestion sur votre comptabilité.

Les avantages apportés par un logiciel de GED pour le bilan comptable de votre entreprise

À bien des niveaux, un logiciel de GED peut donc aider votre entreprise à la clôture de son bilan comptable. Voici les principaux avantages du logiciel de gestion électronique des documents pour le bilan comptable de votre société.

livre-blanc-ged

Réduction du temps d'effort et de saisi

Faire le bilan de toutes les ressources circulant dans une entreprise est un exercice conséquent. D'autant plus si celui-ci n'est pas réalisé par un expert-comptable. Immobilisations corporelles*, immobilisations incorporelles, trésorerie, passif : les éléments sont aussi nombreux que disparates. Réaliser un instantané de la situation financière d'une société n'est donc pas une tâche anodine. En extrayant automatiquement les écritures comptables importantes et en les important dans votre logiciel comptable, le logiciel de GED réduit considérablement cet effort. La gestion administrative pour les bilans annuels de votre entreprise peut être réalisée de manière quasi automatique.

 

  • Le logiciel de Gestion électronique de documents permet d’identifier automatiquement les factures d’immobilisation (corporelles et incorporelles) afin de les indexer. Cette indexation donnera la visibilité sur les tableaux d’amortissement sur plusieurs années.
bilan comptable manuellement

Un classement automatique de chaque facture avec ses documents justificatifs

Au moment de réaliser les comptes de son entreprise, rien de pire que de devoir chercher des factures éparpillées. Factures numériques et papier circulant désormais dans les entreprises, les réunir peut-être un vrai calvaire. Le logiciel de GED permet de réunir dans un même endroit chaque facture et ses justificatifs. Le classement automatique permet de retrouver en quelques clics n'importe quelle information.

  • La solution de Gestion électronique de documents Zeendoc vous permet, via un lien sécurisé, de donner accès à un ou plusieurs documents sélectionnés à vos prestataires externes (ex : expert-comptable) afin qu’ils puissent prendre connaissance des informations nécessaire ( ex :  charges constatées d’avance, immobilisations corporelles et incorporelles) de manière autonome.
bilan comptable
gestion administrative

Des risques d'erreur limités

Réaliser les comptes annuels de son entreprise est une obligation légale. Les autorités fiscales doivent être au courant de la situation financière de votre société. Par conséquent, votre bilan comptable ne doit comporter aucune erreur. Réaliser votre bilan comptable manuellement sur un tableau Excel ou un logiciel comptable vous expose à de nombreuses erreurs de saisie ou d’oubli. Avec un logiciel de GED, les données sont automatiquement extraites de vos factures fournisseurs ou clients. Le risque d'erreur est ainsi considérablement réduit.

classement automatique

Un suivi régulier de vos dépenses et de vos recettes

Qu'il s'agisse de vos actifs ou de vos passifs, avoir toutes les informations liées à votre comptabilité dans un même espace permet un suivi régulier en temps réel avant même la période du bilan comptable. Ce suivi vous permettra à tout moment de contrôler votre équilibre dépenses/recettes et ainsi de piloter l'activité de votre entreprise. Au moment du bilan comptable, vous connaîtrez déjà votre équilibre financier.

Un gain global de productivité pour votre entreprise

Parce qu'il permet d'alléger considérablement le temps qu'accorde une entreprise à sa comptabilité, le logiciel de GED permet d'améliorer la productivité globale. Toutes les opérations financières sont accélérées. Les ressources humaines déployées pour la gestion comptable peuvent être dédiées à des tâches à plus forte valeur ajoutée. C'est pourquoi l'État a mis en place un plan d'action pour généraliser la gestion électronique des documents. À compter de 2023, toute entreprise assujettie à la TVA sera dans l'obligation de recevoir les factures au format électronique. Concernant l'émission de factures au format électronique, le processus commencera en 2023 pour les grandes entreprises et finira en 2025 avec l'intégralité des sociétés

Vous doter d'un logiciel de GED permettra ainsi à votre entreprise de se préparer au futur.

Le bilan comptable est un exercice que redoutent de nombreux chefs d’entreprise. Faire les comptes de ses actifs, de ses passifs, avoir une idée de l'équilibre entre ses dettes et créances est un exercice complexe. Les logiciels de GED ont néanmoins changé la donne. La lecture automatique des informations comptables permet de gagner considérablement en temps et en fiabilité. S'ils ne permettent pas à proprement parler la création d'un bilan comptable, ces logiciels permettent de faire tout le travail préparatoire. Avec une solution GED comme Zeendoc, gérer la partie administrative d’un bilan comptable pour votre entreprise deviendra une tâche anodine & en partie automatique. Vous pourrez ainsi consacrer vos efforts à atteindre vos objectifs.

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

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