La dématérialisation des données dans le cloud rime t-elle avec sécurité ?

Mettre en place des outils de gestion électronique des documents et dématérialiser les processus métier présentent de nombreux avantages. En effet, le traitement des informations, les échanges et l'archivage de documents ainsi que la recherche documentaire sont largement simplifiés. 

Néanmoins, la mise en place d'un projet de GED présente aussi certains risques pour la sécurité, comme la perte de données liée à un piratage ou à la négligence. Cependant, il est possible d'éviter ces problèmes en utilisant des outils et solutions GED d'entreprises spécialisées et en prenant des mesures de sécurité au sein de l'entreprise.

Dématérialisation des données et sécurité : tout ce qu'il faut savoir

Les risques de la dématérialisation des données

Dématérialiser ses documents d'entreprise comporte plusieurs risques pour leur sécurité, à l'instar des documents papier. Le premier problème auquel une entreprise est confrontée quand elle opte pour la numérisation documentaire et l'archivage informatique est la perte de données. Elle peut avoir plusieurs causes :

• Négligence d'un salarié : une mauvaise manipulation peut entraîner la modification ou la suppression d'un document ou d'une information. 7,5% des documents sont perdus ou mal classés (source : le nouvel économiste.fr)
• Dysfonctionnement informatique : le réseau informatique de l'entreprise, l'ordinateur professionnel d'un salarié ou un logiciel défaillant peut rendre un document illisible.
• Piratage informatique : le vol de données et d'informations sensibles est un risque réel pour les entreprises utilisant des solutions de dématérialisation peu sécurisées.

La GED (Gestion Électronique des Documents) et l'utilisation banalisée d'Internet et notamment des messageries instantanées, e-mails et clés USB simplifie grandement l'accès aux documents. La dématérialisation des données peut donc parfois entraîner le partage involontaire de documents (factures de clients, contrats) et informations confidentielles.  

Les avantages de la dématérialisation des données

• Le stockage et l'archivage numérique dans un système informatique sécurisé permet d'éviter de nombreuses erreurs humaines (oublis, perte d'un document papier). A ce jour, 84% des utilisateurs déclarent avoir gagné de l’espace (enquête de satisfaction Zeendoc été 2019 auprès des utilisateurs).
• Les flux de documents sont mieux gérés, voire automatisés (ex : relance d'une facture). De plus, un collaborateur peut avoir accès aux données et aux documents 24 h/24, au travail ou en déplacement via une connexion internet. 
• Les Échanges de Données Informatisées (EDI) sont largement simplifiés entre services d'une même entreprise ou avec des partenaires extérieurs.
• La dématérialisation des documents permet également d'éviter l'impression papier et l'archivage physique dans une époque où les flux de documents sont toujours plus importants. Certains de nos clients ont atteint leur objectif « Zero papier » sur les flux documentaires qu’ils ont dématérialisés.

Quelques conseils pour dématérialiser ses données en toute sécurité

Pour opérer une transformation digitale réussie, il est nécessaire de mettre en place certaines mesures pour assurer la protection des données. Voici les bons réflexes à avoir lors de la dématérialisation des données d'entreprise :

1. Chiffrer les documents à leur archivage avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES. La clef de déchiffrement est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seul le détenteur de ce mot de passe soit capable de déchiffrer le document.

2. Utiliser un logiciel GED qui catégorise et autorise les actions possibles (consultation, modification, suppression) selon l'identité de l'employé permettant la traçabilité des actions réalisées.

3. Protéger ses données, les connexions et les ordinateurs de l'entreprise grâce à des anti-virus et des filtres anti-hameçonnage ou si possible mettre ses données dans le cloud dans une solution en saas (sécurisée), de préférence stockées en France avec une connexion TLS (HTTPS). Si votre choix s’oriente vers le cloud, il faudra vous assurer du niveau d’accès au service et de la disponibilité de vos données à tout moment : une certification Tier III vous garantie plus de 99% de disponibilité.

4. Avoir un accès sécurisé par mot de passe personnel. Afin de renforcer la sécurité, la fourniture d’un identifiant et d’un mot de passe valides sont nécessaires pour se connecter.

5. Être conforme aux exigences du RGPD. Pour dématérialiser ses documents et processus métier, la meilleure solution reste d'utiliser un logiciel GED professionnel, comme. Cela permet également de parler de son projet de dématérialisation des données avec des professionnels et de mettre en place des solutions de sécurité adaptées.

6. Choisir une solution bénéficiant d’une certification ou d’un label de confiance tel que le label Truxt™.

7. Opter pour une solution respectant la norme ISO 27001.