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vendredi 26 mars 2021

Les avantages d’une GED intégrée à un logiciel SIRH

Comment l’association d’un système de gestion électronique de documents à un SIRH peut offrir de nombreux avantages dans la gestion quotidienne de ses ressources humaines ?

Avant-propos

Rappelons tout d’abord qu’un SIRH (Système d’information des Ressources Humaines) a pour objectif d’accompagner le service des ressources humaines d’une entreprise dans sa mission : gérer le capital humain, manager les ressources humaines et gérer l’information inhérente au domaine.

Le système est composé de plusieurs briques logicielles (modules) qui permettent d’atteindre des objectifs tels que : 

  • Gérer et automatiser des processus administratifs
  • Structurer l’information des entretiens
  • Qualifier et quantifier ses ressources
  • ...

Comment se déroule un parcours dématérialisé RH ? 

Le développement du télétravail, entre autres, impose à une entreprise de trouver des solutions et des outils de communication pour toutes ses activités et en particulier les RH. Les RH sont au cœur de l'entreprise.    

L'éditeur de logiciels doit vous apporter une solution pour vous permettre de dématérialiser les fonctions RH. Cela passe par la signature électronique d'un contrat, les notes de frais, les bulletins de paie, une demande de formation, de congés, etc. 

Au quotidien, une bonne partie des tâches d’une équipe de R.H. consistent à gérer les documents relatifs aux candidatures, aux contrats, aux avenants, les bulletins de salaire et les notes de frais. Il faut donc un large éventail de fonctionnalités pour la

  • Validation, ventilation et imputation comptable des notes de frais,
  • Reconnaissance, lecture et traitement automatique des factures des prestataires RH,
  • Complétude de dossiers de recrutement,
  • Diffusion électronique des bulletins de salaire et dépôt dans un coffre-fort numérique,
  • Signature et archivage d’un contrat de travail ou d’un avenant,
  • Portabilité des données aux différents formats tels que : *.csv, *.xls, *. xml, etc..
  • Traitement de processus documentaires divers et variés (demandes de congés, circuits de validation…)
  • ...

 

Un logiciel SIRH facilite la gestion des ressources humaines. C’est un ensemble d’outils et de process, qui, adossés à une GED, facilitent la traçabilité et la préservation des documents RH…et bien sûr la productivité d’un service RH.

Qu'est-ce qu'un logiciel SIRH ? 

Le SIRH est un acronyme qui signifie Système d'Information des Ressources Humaines. Un logiciel SIRH est donc un logiciel avec un ou plusieurs modules permettant de gérer les ressources humaines d'une entreprise. Il peut par exemple être utilisé en mode SaaS, c'est-à-dire sans installation ou maintenance de hardware ou de software. 

 

Les différentes possibilités proposées par un logiciel SIRH  

La plupart des systèmes d'information ne se contentent pas de proposer une simple gestion de la paie. Souvent, un éditeur va proposer un socle de services auquel sont ajoutés des modules.    

Chaque module offrira une solution pour la gestion des ressources humaines. Il peut s'agir par exemple : 

  • Gestion du temps de présence : absences, temps de présence, relevés d'activités, etc. ;  
  • Gestion administrative RH : missions et notes de frais, administration RH, congés ; 
  • Gestion du processus de recrutement ; 
  • Gestion des talents et des compétences : entretiens, évaluations, formations, etc. 

 

Comment se caractérise la dématérialisation de la gestion des ressources humaines ? 

Les logiciels SIRH sont de plus en plus nombreux et sont surtout de plus en plus utilisés par les entreprises. Cette dématérialisation RH a pour but d'automatiser un certain nombre de tâches courantes dans la fonction de RH.    

Cet outil au service du DRH permet également d'assurer un meilleur suivi du personnel et des informations des employés. 

 

Le cadre réglementaire de la digitalisation des ressources humaines 

Depuis quelques années, la réglementation a favorisé la dématérialisation du parcours RH

La signature électronique 

La signature électronique a été instaurée avec la loi du 13 mars 2000 et l'article 1367 du Code civil. Elle nécessite, au même titre qu'une signature manuscrite, le consentement des parties. La signature électronique doit permettre d'identifier le signataire et de garantir l'intégrité de l'acte

Le bulletin de paie dématérialisé 

Le bulletin de paie dématérialisé est autorisé depuis 2009 sous réserve de l'accord préalable du salarié. La loi El Khomri de 2016, dite également « loi Travail », précise que le bulletin de paie dématérialisé peut devenir le droit commun si l'employeur en fait le choix, mais laisse aux employés la possibilité de s'y opposer. 

L'archivage électronique 

Il est important, si la société dématérialise les documents RH, que ces derniers soient archivés et mis à la disposition des collaborateurs. L'archivage électronique doit nécessairement accompagner le projet de digitalisation des ressources humaines.    

 

Qu'est-ce que la GED pour un logiciel RH ? 

La gestion documentaire d'une société est essentielle pour son activité. Il est important que celle-ci soit optimisée et réponde aux exigences légales.    

Pourquoi coupler une GED (Gestion Électronique de documents) avec un système d'information RH ? 

 

Qu'est-ce que la Gestion Électronique des Documents au sein d'une société ?  

La GED concerne la Gestion Électronique des Documents, quel que soit le département ou la fonction concernée : Achat, Administratif, RH, comptable, etc. Il s'agit de logiciels permettant de prendre en charge la dématérialisation documentaire au sein des entreprises.

Elle permet de traiter, classer et diffuser les documents pour un meilleur accès des collaborateurs, en fonction de leurs rôles, ce pour faciliter leur travail.   

La gestion électronique des documents est un réel outil pour la dématérialisation des RH. À l'heure de la digitalisation des entreprises, la GED pour les services RH permet aux informations nécessaires d'être plus facilement accessibles, complètes et surtout sécurisées

 

Un logiciel SIRH et une GED garantissent une conformité de la gestion des documents 

La façon de gérer les documents des RH dans les sociétés peut vite devenir délicate. Il est, de nos jours et à l'ère du tout numérique, important de traiter les dossiers rapidement, efficacement et de manière sécurisée, d'autant plus depuis la mise en place de la RGPD (Règlement Général de Protection des Données).    

En effet, depuis 2018, il est obligatoire pour les entreprises de garantir une traçabilité et une préservation des documents relatifs à leurs employés ou éventuels candidats. Également, avec la mise en place du prélèvement à la source, l'entreprise a accès à certaines données concernant ses salariés.   

La gestion doit être rigoureuse afin d‘assurer la conformité légale clé pour  l’entreprise. Sinon elle prendrait des risques juridiques.

Par exemple voir un renouvellement de CDD se requalifier en CDI si le contrat n’est pas transmis et signé à temps. Cela implique de consacrer une part importante et régulière de son temps sur de la relance auprès des retardataires pour récupérer les documents signés en temps et en heure, ce qui peut être automatisé avec une GED 

Coupler une GED et un logiciel SIRH est donc important aussi bien au niveau organisationnel qu'humain, afin de faciliter l'échange entre les salariés et les RH. La mise en place permettra au DRH d'optimiser la gestion du personnel dans l'entreprise. 

On peut donc considérer le logiciel SIRH comme le moteur du système dont les rouages, transmissions et archivages sont assurés par la GED.

Quels sont les avantages d'une GED en complément d’un logiciel SIRH ? 

Comme indiqué ci-dessus et ce que nous avons tenté de mettre en avant, le SIRH permet la gestion globale de l’information du département RH et une solution de GED, permet la gestion complète des documents et l’automatisation des processus documentaires inhérents au domaine. C’est en cette différence que s’établit la complémentarité des deux outils.

En effet, une Gestion électronique de documents a des capacités à reconnaître puis lire et classer automatiquement un document dans l’optique de déclencher un processus spécifique aux besoins selon ce qu’il y trouve.

Sa capacité à automatiser des tâches, répond à des attentes de fiabilisation, de gestion, de sécurisation et d’exploitation, et permet ainsi aux utilisateurs de se consacrer davantage à leurs tâches à valeur ajoutée tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur.

Les ressources humaines sont au cœur de toute entreprise.     

Un logiciel SIRH est un ensemble d’outils interconnectés qui permettent d’assurer de façon cohérente les missions de gestion des Ressources Humaines. Et ainsi de programmer un certain nombre tâches et de rappel afin de gagner en temps et en efficacité. En effet, chaque module permet aux entreprises de gérer plus facilement le processus de recrutement, les absences des salariés, la paie, les notes de frais, etc.

Ce type de logiciel est bénéfique pour l'entreprise et ses collaborateurs. Associé à une GED (Gestion Électronique des Documents), cela n'en sera que plus avantageux pour l’entreprise. Ainsi pour une PME, il est important de qualifier au moment du choix de la GED qu’elle dispose bien d’un module RH.

 

Les avantages d'une GED associée à un logiciel SIRH 

Le SIRH est un outil qui vous permet de simplifier vos tâches RH.

Cela présente plusieurs avantages. La GED permet de dématérialiser et d’archiver tous les documents de façon électronique, ce qui lui confère un avantage logistique.

Gérer les dossiers des ressources humaines via un logiciel SIRH associé à une gestion électronique de documents renvoie l'image d'une société moderne.   

 

Des documents plus accessibles  

Les documents Ressources Humaines sont accessibles directement dans le module centralisé RH. Chaque document nécessaire au travail des ressources humaines est intégré et sert de référentiel de base. Il s'agit d'une consultation directement en ligne. Un classement préétabli permet d'intégrer les éléments de façon rapide et suivant les besoins du département RH. 

Cela permettra d’économiser beaucoup de temps et de ressources en évitant ainsi de chercher des documents situés dans différents dossiers, de créer sans le savoir des doublons ou encore de devoir trop solliciter vos collègues.   

 

Une centralisation des données 

La dématérialisation des RH implique une centralisation des documents au sein d'une base de données. En effet, toutes les informations utiles au service des ressources humaines seront archivées et centralisées au sein d'une seule et même base documentaire.    

Cette base documentaire sera conforme à la RGPD. Les documents sont automatiquement classés, ce qui facilite leur accès et surtout leur recherche.

La GED alertera si une pièce justificative est manquante dans un dossier, nous appelons cela la complétude des dossiers.

Elle vous permettra aussi de réunir à l’intérieur de votre base documentaire une CVthèque.  

 

Une sécurisation des informations 

La sécurisation et l'intégrité des documents sont un point essentiel. Il est important que l'information circule au sein de la société, mais il est également important qu’elle soit destinée aux bonnes personnes.   

Quel que soit le choix de l'outil SIRH, la GED sauvegarde l’intégralité des actions réalisées. Cela offre une traçabilité et un historique de toutes les tâches réalisées

L’article 15 relatif au DROIT D’ACCÈS dispose de l’obligation de pouvoir identifier les données personnelles afin d’être remises à la personne concernée dans un format lisible. 

De plus, dans le contexte du télétravail, mettre en place une politique qui sécurise vos échanges est déterminant.  

Une diminution des coûts 

C'est une réduction des coûts liés à la gestion des documents. C'est un des bénéfices de la GED qui n'est pas spécifique aux RH.    

La numérisation et le stockage des documents informatiquement permettent de diminuer leur coût de conservation 

En plus de dématérialiser votre existant, la GED permet de distribuer et d’archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée, en éliminant les coûts liés au papier et à l’affranchissement.  

 

L'amélioration de la recherche de documents  

Le classement et l'archivage des documents en ligne favorisent une recherche rapide au sein de la base de données. Un moteur de recherche spécifique sera créé au fur et à mesure de la dématérialisation de vos documents de travail. Il s'agit en quelque sorte d'un moteur de recherche adapté aux RH. Le logiciel SIRH facilite tous les processus de travail des ressources humaines et la GED permet la gestion de l’ensemble.  

 

Un gain de temps et de productivité 

La gestion administrative au sein d'un service RH est importante. La dématérialisation prend tout son sens. La recherche d'un document ou d'une information devient rapide, simple et reste sécurisée.    

Certains processus deviennent automatisés, comme les demandes de formations, la digitalisation du contrat de travail et sa gestion administrative permettent un réel gain de temps. Ce gain de temps favorise également la productivité de tous les collaborateurs de la DRH. 

Un logiciel SIRH intégré à une GED présente de nombreux avantages. Le logiciel SIRH est un réel gain, aussi bien en matière d'efficience qu'en matière de relations humaines. C'est un réel atout qui améliore la communication et les relations entre la DRH et les collaborateurs.    

Les solutions de dématérialisation des RH permettent de gérer la paie, les entretiens, les congés, la formation, etc. Intégré à une GED, la dématérialisation n'en sera que plus optimisée. Vous améliorez la gestion de vos talents, la productivité de vos services RH et la bonne marche de votre société. Peu importe qu'il s'agisse d'un grand groupe ou d'une PME, le projet d'une solution de dématérialisation des RH, souvent SaaS, c'est-à-dire externalisée, ne sera que plus bénéfique.

La complémentarité d’une GED à un logiciel SIRH 

La Gestion électronique de documents vous permettra aussi de franchir un cap dans la dématérialisation avec notamment la signature électronique de documents, contrats de travail ou d’évaluations professionnelles.  

Vous aurez la possibilité́ de créer un formulaire et un circuit de validation pour les demandes de congés ou de formations.  

Tous cela, directement dans votre GED et en toute sécurité́. 

C’est en cela que notre solution de gestion électronique de documents est une sérieuse valeur ajoutée aux SIRH :

  • De la dématérialisation jusqu’à l’imputation comptable en passant par le rapprochement bancaire (gestion complète des notes de frais,)
  • Envoie des contrats et des avenants en signature électronique ainsi que des rappels automatiques et des traitements automatiques des documents en fonction de leur état,
  • Diffusion, suivi et collaboration de certaines campagnes.
  • Complétude de dossiers de recrutement,

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