Et si une GED pouvait vous apporter certains usages SIRH ?

Comment un système de gestion électronique de document peut offrir certaines fonctionnalités SIRH et donc faciliter la gestion quotidienne des ressources humaines ?

Avant-propos

Rappelons tout d’abord qu’un SIRH (Système d’information des Ressources Humaines) a pour objectif d’accompagner le service des ressources humaines d’une entreprise dans sa mission : gérer le capital humain, manager les ressources humaines et gérer l’information inhérente au domaine.

Le système est composé de plusieurs briques logicielles (modules) qui permettent d’atteindre des objectifs tels que : 

• Gérer et automatiser des processus administratifs
• Structurer l’information des entretiens
• Qualifier et quantifier ses ressources
• ...

Comment se déroule un parcours dématérialisé RH ? 

Le développement du télétravail, entre autres, impose à une entreprise de trouver des solutions et des outils de communication pour toutes ses activités et en particulier les RH. Les RH sont au cœur de l'entreprise.    

L'éditeur de logiciels doit vous apporter une solution pour vous permettre de dématérialiser les fonctions RH. Cela passe par la signature électronique d'un contrat, les notes de frais, les bulletins de paie électroniques, une demande de formation, une demande de congés, etc. 

Au quotidien, une bonne partie des tâches d’une équipe de R.H. consiste à gérer les documents relatifs aux candidatures, aux contrats, aux avenants, les bulletins de salaire et les notes de frais. Il faut donc un large éventail de fonctionnalités pour la

• Validation, ventilation et imputation comptable des notes de frais,
• Reconnaissance, lecture et traitement automatique des factures des prestataires RH,
• Complétude de dossiers de recrutement,
• Diffusion électronique des bulletins de salaire et dépôt dans un coffre-fort numérique,
• Signature et archivage d’un contrat de travail ou d’un avenant,
• Portabilité des données aux différents formats tels que : *.csv, *.xls, *. xml, etc..
• Traitement de processus documentaires divers et variés (demandes de congés, circuits de validation…)
• ...

Une GED ne sera jamais aussi complète qu’un logiciel SIRH en terme de mise en place d’automatisation de process RH mais en attendant que l’entreprise atteigne une taille justifiant un tel investissement, la GED permet de de stocker les informations clé et historiques (comme une CVThèque par exemple) et surtout de les retrouver facilement à distance , elle permet de signer électroniquement et d’archiver, elle permet la traçabilité et la préservation des documents RH…et donc facilite la vie d’un service RH ou d’une fonction administrative ayant multiples casquettes comme bien souvent dans une petite entreprise.

Tout ceci en conformité avec le RGPD !

Qu'est-ce qu'un logiciel SIRH ? 

Le SIRH est un acronyme qui signifie Système d'Information des Ressources Humaines. Un SIRH est donc un logiciel avec un ou plusieurs modules ou fonctionnalités permettant de gérer les ressources humaines d'une entreprise. Il peut par exemple être utilisé en mode SaaS, c'est-à-dire sans installation ou maintenance de hardware ou de software.

Les différentes possibilités proposées par un logiciel SIRH  

La plupart des systèmes d'information ne se contentent pas de proposer une simple gestion de la paie. Souvent, un éditeur va proposer un socle de services auquel sont ajoutés des modules.    

Chaque module offrira une solution pour la gestion des ressources humaines. Il peut s'agir par exemple : 

• Gestion du temps de présence : absences, temps de présence, relevés d'activités, etc. ;  
• Gestion administrative RH : missions et notes de frais, administration RH, congés ; 
• Gestion du processus de recrutement ;
• Gestion des talents et des compétences : entretiens, évaluations, formations, etc.

Comment se caractérise la dématérialisation de la gestion des ressources humaines ? 

La dématérialisation RH a pour but d'automatiser un certain nombre de tâches courantes dans la fonction de RH, éliminer des tâches répétitives et surtout d’avoir un assistant virtuel au quotidien afin de gagner du temps.    

Cet outil au service du DRH permet également d'assurer un meilleur suivi du personnel et des informations des employés. 

Le cadre réglementaire de la digitalisation des ressources humaines 

Depuis quelques années, la réglementation a favorisé la dématérialisation du parcours RH.

La signature électronique 

La signature électronique a été instaurée avec la loi du 13 mars 2000 et l'article 1367 du Code civil. Elle nécessite, au même titre qu'une signature manuscrite, le consentement des parties. La signature électronique doit permettre d'identifier le signataire et de garantir l'intégrité de l'acte. 

Le bulletin de paie dématérialisé 

Le bulletin de paie dématérialisé est autorisé depuis 2009 sous réserve de l'accord préalable du salarié. La loi El Khomri de 2016, dite également « loi Travail », précise que le bulletin de paie dématérialisé peut devenir le droit commun si l'employeur en fait le choix, mais laisse aux employés la possibilité de s'y opposer.

L'archivage électronique 

Il est important, si la société dématérialise les documents RH, que ces derniers soient archivés et mis à la disposition des collaborateurs. L'archivage électronique doit nécessairement accompagner le projet de digitalisation des ressources humaines.

Qu'est-ce que la GED peut apporter à un drh ? 

La gestion documentaire d'une société est essentielle pour son activité. Il est important que celle-ci soit optimisée et réponde aux exigences légales.    

Pourquoi une GED (Gestion Électronique de documents) en attendant d’investir dans un logiciel complet SIRH ?

Qu'est-ce que la Gestion Électronique des Documents au sein d'une société ?  

La GED concerne la Gestion Électronique des Documents, quel que soit le département ou la fonction concernée : Achat, Administratif, RH, comptable, etc. Il s'agit de logiciels permettant de prendre en charge la dématérialisation documentaire au sein des entreprises.

Elle permet de traiter, classer et diffuser les documents pour un meilleur accès des collaborateurs, en fonction de leurs rôles, ce pour faciliter leur travail.   

La gestion électronique des documents est un réel outil pour la dématérialisation des RH. À l'heure de la digitalisation des entreprises, la GED pour les services RH permet aux informations nécessaires d'être plus facilement accessibles, complètes et surtout sécurisées. 

Une GED garantit une conformité de la gestion des documents 

La façon de gérer les documents RH dans les sociétés peut vite devenir délicate. Il est, de nos jours et à l'ère du tout numérique, important de traiter les dossiers rapidement, efficacement et de manière sécurisée, d'autant plus depuis la mise en place de la RGPD (Règlement Général de Protection des Données).    

En effet, depuis 2018, il est obligatoire pour les entreprises de garantir une traçabilité et une préservation des documents relatifs à leurs employés ou éventuels candidats. Également, avec la mise en place du prélèvement à la source, l'entreprise a accès à certaines données concernant ses salariés.   

La gestion doit être rigoureuse et la conformité légale est clé pour  l’entreprise. Sinon elle prendrait des risques juridiques.

Par exemple voir un renouvellement de CDD se requalifier en CDI si le contrat n’est pas transmis et signé à temps. Cela implique de consacrer une part importante et régulière de son temps sur de la relance auprès des retardataires pour récupérer les documents signés en temps et en heure, ce qui peut être automatisé avec une GED 

Une GED apportant des fonctionnalités SIRH est donc importante aussi bien au niveau organisationnel qu'humain, afin de faciliter l'échange entre les salariés et les RH.

En assurant la capture ,le classement, les recherches, la signature, la transmission et l’archivage , une GED permettra au DRH ou à la personne assumant cette fonction d'optimiser la base de la gestion du personnel dans l'entreprise en toute sécurité et conformité. 

les avantages d'une ged ayant un module rh

Une Gestion électronique de documents a des capacités à reconnaître puis lire et classer automatiquement un document dans l’optique de déclencher un processus spécifique aux besoins selon ce qu’il y trouve.

Sa capacité à automatiser des tâches, répond à des attentes de fiabilisation, de gestion, de sécurisation et d’exploitation, et permet ainsi aux utilisateurs de se consacrer davantage de leur temps à leurs tâches à valeur ajoutée tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur.

Par exemple en programmant un certain nombre tâches et de rappels lié au processus de recrutement et aux contrats de travail, en visualisant les plannings de présence ou d’absence liés aux congés, aux arrêts maladie… la paie, les notes de frais, etc.

De plus, La GED permet de dématérialiser et d’archiver tous les documents de façon électronique, ce qui lui confère un avantage logistique.

Enfin, gérer les dossiers des ressources humaines de manière dématérialisée renvoie l'image d'une société moderne.   

Les ressources humaines sont au cœur de toute entreprise.     

Ainsi pour une PME, il est important de qualifier au moment du choix de la GED qu’elle dispose bien d’un module RH si elle n’a pas le budget d’investissement pour une solution complète SIRH.

Des documents plus accessibles  

Les documents Ressources Humaines sont accessibles directement dans le module centralisé RH (Un classeur RH dans Zeendoc qu’il suffit d’activer). Chaque document nécessaire au travail des ressources humaines est intégré et sert de référentiel de base. Il s'agit d'une consultation directement en ligne. Un classement préétabli permet d'intégrer les éléments de façon rapide et suivant les besoins du département RH. La recherche se fait par multicritères ou mots clé ce qui permet de s’affranchir d’une logique de classement

Cela permet d’économiser beaucoup de temps et de ressources en évitant ainsi de chercher des documents situés dans différents dossiers, de créer sans le savoir des doublons ou encore de devoir trop solliciter vos collègues.   

C'est un réel atout qui améliore la communication et les relations entre la DRH et les collaborateurs.

Une centralisation des données 

La dématérialisation des RH implique une centralisation des documents au sein d'une base de données. En effet, toutes les informations utiles au service des ressources humaines seront archivées et centralisées au sein d'une seule et même base documentaire.    

Cette base documentaire sera conforme à la RGPD. Les documents sont automatiquement classés, ce qui facilite leur accès et surtout leur recherche.

La GED alertera si une pièce justificative est manquante dans un dossier, nous appelons cela la complétude des dossiers.

Elle vous permettra aussi de réunir à l’intérieur de votre base documentaire une CVthèque qui restera accessible en fonction de l’évolution de vos besoins de recrutement, y compris avec un historique d’annotations et bien sûr conforme au RGPD.  

Une sécurisation des informations 

La sécurisation et l'intégrité des documents sont un point essentiel. Il est important que l'information circule au sein de la société, mais il est également important qu’elle soit destinée aux bonnes personnes.   

Quel que soit le choix de l'outil, la GED SIRH doit sauvegarder l’intégralité des actions réalisées. Cela offre une traçabilité et un historique de toutes les tâches réalisées. 

L’article 15 relatif au DROIT D’ACCÈS dispose de l’obligation de pouvoir identifier les données personnelles afin d’être remises à la personne concernée dans un format lisible. 

De plus, dans le contexte du télétravail, mettre en place une politique qui sécurise vos échanges est déterminant.   

Une diminution des coûts 

C'est une réduction des coûts liée à la gestion des documents. C'est un des bénéfices de la GED qui n'est pas spécifique aux RH.    

La numérisation et le stockage des documents électroniquement permettent de diminuer leur coût de conservation  

En plus de dématérialiser votre existant, la GED permet de distribuer et d’archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée, en éliminant les coûts liés au papier et à l’affranchissement.

L'amélioration de la recherche de documents  

Le classement et l'archivage des documents en ligne favorisent une recherche rapide au sein de la base de données. Un moteur de recherche spécifique sera créée au fur et à mesure de la dématérialisation de vos documents de travail. Il s'agit en quelque sorte d'un moteur de recherche adapté aux RH.

 La gestion administrative au sein d'un service RH est importante. La dématérialisation prend tout son sens. La recherche d'un document ou d'une information devient rapide, simple et reste sécurisée.    

Un gain de temps et de productivité 

Certains processus deviennent automatisés, comme les demandes de formations, la digitalisation du contrat de travail et sa gestion administrative permettent un réel gain de temps. Ce gain de temps favorise également la productivité de tous les collaborateurs de la DRH. 

Les solutions de dématérialisation des RH doivent permettent de

• Signer les contrats de travail et d’y associer des rappels automatiques
• Stocker et vérifier la complètude des dossiers à l’embauche
• Mettre à disposition les bulletins de salaires dans un coffre-fort électronique
• Signer électroniquement les EAE (entretiens annuels d’évaluation) et de les archiver
• Disposer de formulaires de demande de congés en ligne
• D’un planning des absences
• D’une CVThèque
• l’imputation comptable des notes de frais,

Vous améliorez la gestion de vos talents, la productivité de vos services RH et la bonne marche de votre société. Peu importe qu'il s'agisse d'une TPE ou d'une PME, le projet d'une solution de dématérialisation des RH, souvent en mode SaaS, c'est-à-dire hébergée dans le cloud de manière sécurisée, ne sera que plus bénéfique.