Dématérialisation RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

Incontournable et modernisant l’entreprise, la dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu’engendre un tel projet.

Quels sont les besoins d'un service RH ?

Gérer les dossiers salariés rapidement.
Classer simplement et retrouver instantanément les documents.
Distribuer et archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée.
Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations légales du service RH.
Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier.
Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…).
Créer une CVthèque.

Pourquoi dématérialiser vos processus RH ?

Mise en place du télétravail et de la mobilité.
Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique.
Reconnaissance des documents pour un classement automatique.
Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié (en activité ou retraité) grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi.
Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel.
Signature électronique des documents, contrats de travail, EP…
Formulaire et circuit de validation de demandes de congés, de formations.
Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés (complétude).
Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents

Quels documents RH dématérialiser ?

Bulletins de paie, contrats de travail, entretien individuel, etc. Tous les documents peuvent être dématérialisés et archivés en ligne. La distribution de tous vos documents RH peut se faire au format électronique à vos salariés depuis Zeendoc. La dématérialisation des documents RH doit respecter des règles strictes et un cadre légal : confidentialité, authenticité, durée de conservation et intégrité des documents, sécurité et protection des données dématérialisées.

Directement depuis Zeendoc, vous gérez déjà la distribution et l’archivage des bulletins de paie électronique en quelques clics.

Les documents annexes RH

Avec Zeendoc, vous pouvez distribuer au salarié dans son coffre-fort personnel l’ensemble des documents RH relatif à son parcours dans l’entreprise.

Améliorez l’expérience de vos collaborateurs en leur offrant une solution complète et fiable pour la dématérialisation des autres documents personnels.

Le coffre-fort personnel de chaque collaborateur lui permet de retrouver rapidement les documents dématérialisés que vous lui envoyiez via Zeendoc. Il y accède de manière sécurisée et à n’importe quel moment, depuis un smartphone ou un ordinateur.

Une garantie pour les salariés de retrouver sur le long terme tous leurs
documents professionnels utiles.

Quelques exemples de documents :

Arrivée du salarié : promesse d'embauche, entretien individuel, entretien de formation etc.
Vie profesionnelle : bulletin de salaire, relevés d'heures, ordre de mission etc.
Accompagnement de carrière : avenant, entretien individuel, entretien de formation etc.
Départ du salarié : solde tout compte, certificat de travail, attestation Pôle emploi etc.

Les avantages de la dématérialisation RH

Au-delà de la numérisation et de l’archivage numérique, la dématérialisation des RH permet également d’automatiser certains processus tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs.

Gain de temps pour classer, retrouver et partager vos documents.
Réduction des coûts : papiers, impression, affranchissement, stockage...
Réduction des délais de traitement et des déplacements.
Alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts…
Gain de productivité : suppression des tâches manuelles chronophages.
Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés.
Accès en tout lieu et à tout moment pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Facilite le télétravail.
Diminution de l’empreinte écologique.
Conformité avec la règlementation.

FAQ : DÉMATÉRIALISATION DU DOSSIER RH

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