La gestion électronique des documents, ou GED, facilite la transition numérique de l'entreprise. Les données deviennent accessibles en ligne via le cloud. L'indexation et la recherche des informations sont optimisées. Mais au-delà de sa fonction d'archivage numérique et de sécurisation des documents, la GED structure le travail collaboratif. Elle articule et soutient les processus métiers de l'entreprise. Pour comprendre comment, il convient de bien cerner ce qu'est une GED collaborative.
Solution GED et travail collaboratif
L'organisation du travail en entreprise évolue face à une concurrence toujours croissante. Pour répondre aux exigences d'agilité, le travail collaboratif ou en mode projet devient la norme. Il consiste à mettre en commun les compétences et les contributions des collaborateurs. Fédérés autour d'un objectif commun, ils se servent de la collaboration comme d'un catalyseur. Cette évolution des modes de travail s'accélère encore grâce aux outils numériques. Au premier rang de ces outils figure la gestion électronique des documents, ou « GED ».
Lorsque la gestion électronique des documents apparaît, elle a pour objectif de mettre en place la dématérialisation des données ou plus communément appelé sous le nom de « transformation digital ». L'entreprise qui s'appuie sur un logiciel collaboratif de GED bénéficie alors du stockage et du classement automatisé des documents numérisés. Mais pour accroître leur valeur ajoutée, les logiciels de GED s'adaptent aux nouveaux modes de travail. Se mettre au service de la collaboration entre utilisateurs devient la raison d'être de la GED. Une solution GED se doit aujourd'hui d'être collaborative.
Les objectifs d'un logiciel de GED collaborative
Un logiciel de GED collaborative orchestre la collaboration de ses utilisateurs sur les documents numériques. Il s'agit pour la solution de GED de fluidifier le travail quotidien. Elle organise la gestion des flux dans ce but. À travers le logiciel de GED, les collaborateurs se coordonnent facilement. La solution intègre aussi les processus métier de l'entreprise et elle assure ainsi la dématérialisation du travail collectif sur les documents.
Les 7 objectifs d'une GED collaborative se déclinent comme suit :
- Assurer le partage de l'information ;
- Sécuriser l'échange de données ;
- Structurer les contributions sur les documents ;
- Garantir la traçabilité du contenu ;
- Accélérer les processus de validation des documents ;
- Fournir des outils de communication collaborative ;
- Garantir la continuité du travail, y compris à distance.
Quels sont les utilisateurs type d'une GED collaborative ?
La GED collaborative ou "Plateforme GED Collaborative" s'adapte à tout type d'entreprise ou d'organisation. Son déploiement se révèle pertinent lorsque l'activité implique une volumétrie importante d'informations à gérer. Qu'il s'agisse de documents clients, documents fournisseurs ou de fichiers RH, la GED fluidifie le traitement des documents par plusieurs contributeurs ou plusieurs services. La gestion documentaire collaborative permet à ses utilisateurs de gagner en efficacité.
Une GED collaborative en SaaS convient particulièrement à des utilisateurs qui :
- Échangent régulièrement des documents ;
- Mettent à jour fréquemment des documents partagés ;
- Élaborent collectivement un contenu ;
- Annotent, commentent ou modifient les mêmes documents ;
- Valident la dernière version d'un document à la suite de plusieurs contributions.
La mise en place d'une GED collaborative prend toute son ampleur dans une société où la collaboration relève du réflexe.
Mise en œuvre de la GED collaborative : les usages
La gestion électronique documentaire équipe l'entreprise pour valoriser la collaboration au sein de son organisation et de ses différents services. La dématérialisation des documents et les outils de communication collaborative du logiciel permettent de gagner du temps et de limiter les erreurs multiples comme la saisie manuelle. Voici les grands cas d'usage d'une gestion électronique des documents collaborative.
LOGICIEL COLLABORATIF : Partage et suivi des informations et des documents
La GED collaborative Zeendoc fournit une base de données sécurisée aux collaborateurs via le cloud. L'information devient immédiatement disponible en temps réel simplement avec une connexion internet et depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette. Une équipe ou des services différents peuvent mettre en commun des documents facilement. Avec le système de droits, chaque utilisateur accède au niveau d'information qui le concerne. La GED collaborative véhicule ainsi les données nécessaires pour faire avancer le travail. La collaboration s'enracine dans le contexte d'une information partagée.
Le logiciel de GED trace de plus toute modification effectuée sur un document. Plus besoin de se demander s'il intègre bien les dernières modifications effectuées par un collègue. La GED collaborative indique la dernière version à jour du document. Elle conserve également les différentes versions d'élaboration. Les collaborateurs peuvent commenter le contenu et suivre les contributions de chacun. La GED collaborative contribue à diffuser une information au bon moment et à la bonne personne.
Processus de travail collaboratif sur des documents
Une autre facette de la GED collaborative concerne la transposition des processus métier de l'entreprise. Elle décompose les processus de gestion documentaire en une séquence de tâches réalisées par les contributeurs. Ceux-ci profitent de la mise en place d'un espace partagé. Le logiciel définit aussi des circuits de validation de documents. L'organisation de la collaboration permet à chacun de gagner du temps.
Prenons l'exemple du service achat d'une société. Le manager reçoit une notification via le logiciel pour valider une demande d'achat émise par un collaborateur. Celle-ci est ensuite transmise au service achat. Les données du document sont alors extraites pour alimenter un document de commande qui sera envoyé au fournisseur concerné.
Les fonctionnalités d'un logiciel de GED collaborative
Les logiciels de gestion électronique collaborative des documents disposent d'une palette d'outils qui favorisent la collaboration. Ceux-ci font toute la différence auprès de clients pour qui collaboration va de pair avec productivité. Une solution de gestion électronique des documents performante inclut les fonctionnalités suivantes.
Partage de documents et de fichiers : classification, recherche, lien d'accès
La gestion électronique des documents facilite la circulation de l'information. Celle-ci est automatiquement classifiée en fonction du contenu. La recherche avancée permet de retrouver ceux-ci en quelques secondes. Toute l'entreprise partage donc le même mode d'organisation de ses données. Lorsqu'un collaborateur souhaite envoyer des fichiers à un autre, il utilise le lien d'accès vers la dernière version des documents (compatible également avec la fonctionnalité "Versioning" ou "Edition en Ligne").
Annotation des documents pour solliciter l'avis des collaborateurs
Lors de la modification d'un document, un employé peut solliciter un avis extérieur. Il utilise alors le système d'annotation du document électronique. Ses collègues regardent les parties soulignées ou commentées. Ils renseignent leur avis sur le contenu ou les données concernées. Une phase de concertation et de communication s'amorce avant d'éventuellement modifier le document.
Traçabilité des documents et de leur contenu
Dans un contexte d'édition collaborative, la traçabilité des modifications s'avère primordiale. Le logiciel enregistre toutes les modifications qui altèrent les données. Une gestion des versions des documents est souvent mise en place. L'historique des versions reste conservé dans les archives.
Workflow pour structurer la collaboration des utilisateurs au fil des processus métier
Le traitement d'un document digital implique plusieurs étapes réalisées par des personnes différentes. Le workflow est la fonctionnalité collaborative par excellence. Il permet de :
- Scénariser le parcours des documents ;
- Définir des statuts en fonction de l'avancée de leur gestion ;
- Séquencer les taches collaboratives à réaliser ;
- Détailler les modes et délais de validation.
Un flux de contribution émerge, piloté par un système. Chaque utilisateur dispose des informations nécessaires pour contribuer sur les documents. Le workflow donne aussi une vision globale sur l'avancement des actions réalisées. Les documents électroniques circulent automatiquement d'un contributeur à l'autre.
Fonctionnalités de communication pour faciliter la collaboration
La communication accélère la réalisation d'un projet collaboratif. Les solutions de gestion électronique des documents prévoient des outils propices aux interactions. Ils sont plus ou moins avancés selon les logiciels :
- Fil d'actualité qui relaie l'information concernant la solution ;
- Messagerie instantanée ;
- Système d'alerte planifié.
Signature électronique des documents
La signature électronique est un outil plébiscité par de nombreuses entreprises. Elle certifie qu'un document a été validé par une personne identifiée. La conformité du document collaboratif est garantie. Plus besoin de devoir parapher une version papier. Les délais de traitement d'un document s'en trouvent réduits.
Lien pour partager des documents électroniques en externe
Les entreprises reçoivent un flux important d'informations. Mais elles ont parfois besoin de partager des fichiers et données en externe. Les destinataires de ces fichiers peuvent être des clients, des fournisseurs ou des partenaires. Lorsque les besoins de communication s'avèrent réguliers, la mise en place d'un lien par destinataire pour partager uniquement les documents nécessaires apporte une solution appréciée de tous. Il sécurise l'accès aux documents internes de l'entreprise grâce à la gestion des droits.
Les facteurs clés de succès pour adopter une solution de GED collaborative
Opter pour une solution GED implique de mettre en place un projet dédié. Celui-ci a pour but de déployer efficacement le logiciel de GED au sein de l'entreprise. Pour garantir une utilisation optimale de ce dernier, certaines conditions de mise en œuvre doivent être réunies. Du côté de l'entreprise, elles incluent :
- Un cadrage précis de la politique de gestion du cycle de vie des documents ;
- Un bon niveau de formalisation, puis de transposition des processus papier ;
- La clarification des règles de contribution sur les documents.
GED et travail collaboratif, un outil moderne et indispensable
Un logiciel de gestion électronique collaborative des documents doit aussi répondre à certains critères pour faciliter son adoption. Sans parler des aspects techniques inhérents aux logiciels, le travail collaboratif doit se mettre en place en respectant certaines règles. Elles comprennent notamment :
- La convivialité de l'espace collaboratif que fournit la GED ;
- L’accompagnement à l'appropriation de l'outil par chaque utilisateur ;
- L’intégration de la GED avec les autres solutions métiers utilisées par l'entreprise.
Ainsi, la GED collaborative conjugue les actions de multiples employés. Elle se positionne en support clé pour les usages collaboratifs. Elle devient l'outil qui entretient l'implication collective sur un projet. Les entreprises y gagnent en temps et en efficacité. Prenez le temps de vous renseigner sur la solution de GED en ligne Zeendoc. Elle facilite le développement du travail collaboratif au sein de votre entreprise grâce au partage, à la modification des documents et de leurs archivages.
