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lundi 20 décembre 2021

La signature électronique, tout ce qu’il faut savoir

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Souvent appelée e-signature, signature sur ordinateur ou encore signature numérique, la signature électronique fait désormais partie du quotidien des entreprises.

Dans une démarche de modernisation de la gestion des documents d’entreprise, de plus en plus de services mettent en place ce type de validation. Plus rapide et tout aussi fiable que sa version manuscrite, la signature électronique fait gagner un temps précieux en productivité aux entreprises ainsi qu’aux services concernés. Cependant, la mise en place de la signature électronique ne s’improvise pas. Au-delà d’être générée par un logiciel reconnu, ce type de signature électronique (et plus généralement toute transmission électronique officielle) doit avant tout répondre au Règlement eIDAS. Mais que dit cette réglementation ? Existe-t-il des différences entre signature électronique et signature numérisée ? Quels sont les avantages de chacune des méthodes de validation de document ? Zeendoc a réuni ici les principales informations à connaître sur la signature électronique, désormais présente dans notre quotidien.

 La différence entre signature électronique et signature numérisée

Nombreux sont celles et ceux qui pensent qu’il n’y a pas de différence entre une signature numérisée et une signature électronique. Pourtant, ces deux types de signatures ont une valeur légale différente. Pour simplifier, on désigne par « signature numérisée » toute signature qui peut être envoyée de manière dématérialisée. Par exemple, lorsqu’une signature manuscrite peut être scannée, ajoutée à un document Word et transmise par mail, il s’agit d’une signature numérisée. Certains affirment même que la signature présente sur votre mail peut être considérée comme un type de signature numérique à part entière.

Concernant la signature électronique, cette dernière a une portée légale plus importante qu’une signature numérisée classique. Comme expliqué précédemment, la signature électronique répond à des normes de sécurité européennes très strictes. Elle n’est réputée conforme qu’à partir du moment où elle confirme l’identité du signataire et l’intégrité du document signé (c’est-à-dire qu’il n’existe aucune possibilité de falsification).

Mais attention ! La numérisation de la signature manuscrite (de manière à créer une signature numérisée) a une valeur légale limitée, alors que la signature électronique reste celle ayant le plus de légitimité face aux autres. Ce n’est qu’en cas de litige concernant cette e-signature que les tribunaux compétents apprécient ou non le caractère plein et entier du consentement acquis par la signature du document.

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La signature manuscrite VS La signature électronique

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La signature manuscrite est sans aucun doute la plus reconnaissable, puisqu’au-delà de son rôle de confirmation de lecture du document signé, elle révèle également des traits caractéristiques (réalisé à la main et distinctif d’autre signature). En entreprise, il n’est pas rare que la quantité de documents à faire signer soit telle qu’elle devienne chronophage. En outre, le principal intéressé (client, dirigeant d’entreprise...) doit être présent pour apposer sa signature, et donc oblige à un délai supplémentaire.

La signature électronique offre la possibilité de s’assurer d’un consentement total lors de la signature de tous vos documents. Garantissant la fiabilité de l’échange dématérialisé, ce type de solution permet d’obtenir rapidement une signature électronique fiable et sécurisée. En cas de litige éventuel, cette signature électronique a exactement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, contrairement à une signature numérisée où il est plus difficile de la rattacher à son auteur et d’en rapporter la preuve aux yeux de la loi.

Afin de s’assurer du consentement plein et entier du signataire, la solution ne garantit une signature électronique officielle qu’une fois certaines étapes validées. Ces étapes justifient de l’identité du signataire par plusieurs contrôles (réception d’une confirmation ou code par mail ou par téléphone, lecture d’un test CAPTCHA, réponse à une question de réflexion comme une addition ou une soustraction…). En allouant une empreinte digitale unique à votre document et en horodatant chacune des actions de dépôt puis d’envoi du document par voie électronique, Zeendoc garantit son intégrité et son authenticité tout en générant une version pdf/A pérenne.

Que dit la règlementation concernant la validité d’une signature électronique ?

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Avant même d’aborder le sujet de la réglementation, il faut scinder en deux notre partie. Il existe différents types de signatures électroniques et donc différentes lois qui les encadrent.

  • La signature des contrats commerciaux, contrats de travail, etc... simple ou avancée (eIDAS)
  • La signature des factures, bdc, etc… (RGS* ou RGS**)

Cette distinction doit être différenciée des niveaux de signatures qualifiée et RGS *** qui elles encadrent les signatures d’actes notariés ou de contrats avec un haut risque juridique à la clef.

Quel que soit le type de signature utilisé, il convient de prendre en compte le risque juridique vis-à-vis du document à signer. Plus le document à signer sera sensible, plus le niveau de signature sera élevé.

Que nous dit le code civil concernant la signature électronique ?

« L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » article 1366 du code civil.

« La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte.

Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. » Article 1367 du code civil.

 

  • Le règlement « eIDAS »

L’eIDAS est un règlement européen ayant pour objectif de favoriser la dématérialisation des échanges dans toute l’Europe en harmonisant les services de confiance relatifs à l’identité numérique : horodatage, signature et cachet électroniques. Très régulièrement utilisé dans tous les contrats de la vie courante (banque, travail, échanges commerciaux etc.)

Lorsque l’on parle d’une signature électronique des contrats commerciaux, on évoque régulièrement le règlement n° 910/2014/UE de l’eIDAS, portant sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Cette réglementation a été adoptée le 23 juillet 2014. Depuis cette date, l’ensemble des échanges numériques donnant lieu à un recueil de consentement (qu’il soit dans un but financier ou non) doit être réalisé par un logiciel ou un prestataire de services reconnu par l’ANSSI.

L’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information se charge d’établir la liste des services ou des tiers dits « de confiance », c’est-à-dire habilités à recueillir le consentement et à produire une signature électronique légale et authentique, comme Zeendoc (au travers de ses prestataires de signature). Afin de garantir la légalité d’un document signé électroniquement, il est primordial que ce dernier soit établi sous garantie de l’ANSSI. Le prestataire a l’obligation de vous fournir le document de preuve simple demande de votre part.

Enfin, le règlement eIDAS rappelle les différents services de confiance qui répondent aux normes de sécurité européennes. Ainsi, un logiciel de signature électronique reconnu officiellement permet entre autres :

  • De délivrer des certificats de conformité de signature électronique
  • De valider la portée juridique de ce type de signature
  • De conserver les documents signés électroniquement
  • De fournir une preuve horodatée d’un envoi...

Ce règlement permet également d’uniformiser les transactions électroniques sur le marché européen, afin d’améliorer la qualité des échanges entre pays de l’Union européenne.

 

  • Le référentiel général de sécurité (RGS)

Le certificat RGS émane de l’Etat français. Son objectif est de faciliter les échanges électroniques sécurisés entre les usagers et les autorités administratives. Il y a trois types de certificats RGS (1 étoile, 2 étoiles et 3 étoiles). Plus le niveau de signature RGS est élevé, plus la conformité, la sécurité et la traçabilité du document seront renforcées.

 

Comment choisir le bon niveau de signature ?

Pour savoir quelle signature électronique convient à votre entreprise, il est nécessaire de garder à l’esprit les deux textes qui encadrent cette pratique et les différents niveaux de signatures qui répondent à des besoins différents.

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  • À SAVOIR

Le Règlement eIDAS relatif à l’identification électronique et aux services de confiance, ajoute que la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peut être refusée au seul motif que cette signature se présente sous forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée (article 25 du Règlement).

Comment signer un document AVEC zeendoc ?

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Les avantages de la signature électronique au quotidien

Les avantages à la dématérialisation d’une signature sont nombreux, notamment pour les entreprises. Grâce à un recueil de consentement conforme et dématérialisé, les échanges inter-entreprises (factures, contrats, gestion RH, …) en B to B comme en B to C sont plus simples et plus rapides. La signature électronique fait gagner un temps précieux aux différents services d’une entreprise et améliore Leur productivité.

Au quotidien, la signature électronique permet également de réduire considérablement certains coûts de fonctionnement d’une entreprise. Lorsque le document doit être signé par plusieurs personnes, il n’est plus nécessaire d’imprimer le document à faire signer. Toute cette étape se déroule en quelques instants et limite ainsi les coûts d’achat et de stockage du papier pour votre structure.

En effet, des documents physiques signés doivent être conservés pendant plusieurs années. Autrement dit, il est nécessaire de prévoir une surface comme du matériel de stockage pour trier et organiser chaque document. Malgré un stockage physique performant, ce qui n’est pas toujours le cas, la récupération d’un document signé prend beaucoup de temps et nécessite l’intervention d’au moins une personne.

Enfin, rappelons que la signature manuscrite est sans aucun doute l’un des documents les plus contrefaits. La mise en place d’un système de signature électronique apporte une meilleure garantie quant à l’authenticité de son signataire, notamment grâce à plusieurs contrôles qui confirment à plusieurs reprises son identité.

Grâce à toutes ces informations, la signature électronique n’aura bientôt plus de secret pour vous. Afin d’améliorer la gestion de votre entreprise, Zeendoc se tient à votre disposition pour vous proposer de nombreuses solutions de gestion électronique de documents. Logiciel GED complet ou seulement certains services spécifiques (archivage électronique, dématérialisation des dossiers clients et RH, prise en charge de bulletins de salaire électroniques…), n’hésitez pas à vous rapprocher de nos conseillers pour trouver la méthode qui correspondra le mieux à vos besoins.

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