La réforme de la facture électronique se fait de plus en plus proche. Même si vous pensez avoir encore du temps en tant que PME ou TPE, nous vous suggérons d'analyser comment et pourquoi la gestion électronique des factures constitue un plus pour votre entreprise. De la dématérialisation des documents papier jusqu'à l'étape finale du tout électronique, nous vous expliquons notre méthode et nos processus d'accompagnement dès aujourd'hui.
Qu'est-ce que la gestion électronique des factures pour une entreprise ?
En fonction de votre avancement dans le processus de digitalisation de votre activité, la gestion électronique peut revêtir plusieurs formes.
Gestion électronique des factures avant l'obligation en B2B
Depuis quelques années, divers formats de factures dématérialisées se côtoient dans les services comptables ainsi que dans les directions des achats ou l'administration des ventes. Cette gestion mixte de documents électroniques par numérisation ou créés ainsi nativement s'explique par une évolution réglementaire étape par étape. Elle provient aussi des exigences de clients grands comptes qui demandent une facturation avec de l'EDI (échange de données informatisées).
Les factures électroniques émises par les entreprises pour les flux B2G
La première marche de la réforme de la facture électronique est intervenue début 2020. Depuis cette date, toutes les entreprises en France qui présentent des clients dans le secteur public doivent déposer leurs factures dans ce format sur le portail Chorus Pro. C'est la seule manière de recevoir le paiement des collectivités, des sociétés publiques ou de l'État. Ce sont les flux de facturation B2G ou Business to Government.
La dématérialisation des factures au format papier en provenance des fournisseurs
L'autre source de dématérialisation des documents comptables correspond aux factures fournisseurs dont la transmission s'effectue au format papier. De nombreux professionnels ont déjà choisi de réaliser le traitement de numérisation avec océrisation (lecture optique pour pré-comptabilisation). Aussi, les collaborateurs dans les services comptables et ceux concernés par le processus Procure to Pay ne manipulent-ils plus de papier.
Les factures en émission avec l'échange de données informatisées entre les entreprises (EDI)
Un troisième cas de flux dématérialisés correspond aux échanges dits EDI. Ce processus consiste à émettre des documents comme les bons de commande ou les factures sous un format électronique. Le terme précis utilisé est message EDI.
Les factures EDI facilitent les échanges notamment avec des grandes entreprises. Ces dernières imposent parfois le format à leurs fournisseurs, en conformité avec le Code général des impôts (article 289). En quelque sorte, l'EDI pour la facturation est le système facultatif en France avant l'étape de facture électronique obligatoire qui arrive.
La gestion documentaire à l'heure de la facturation électronique obligatoire en B2B
Le passage de la dématérialisation volontaire à la gestion électronique obligatoire se poursuit. Dans les prochaines années, la réforme ajoute une marche supplémentaire au processus pour le secteur B2B.
La notion de facture électronique au sens de l'administration fiscale
Une facture électronique ne peut pas correspondre à un PDF simple ou à une facture papier, scannée et envoyée par mail. Il s'agit malheureusement d'idées reçues que nous rencontrons encore dans certaines entreprises. Pour être qualifiée d'électronique, la facture doit l'être tout au long du processus : émission, transmission, réception et archivage. En outre, le CGI précise que vous devez respecter les trois aspects suivants :
- garantie concernant l'identité de l'émetteur de chaque facture ;
- intégrité du contenu de la pièce comptable ;
- lisibilité du document.
Le périmètre de la facturation électronique obligatoire pour les opérations B2B
Cette nouvelle étape de la réforme rend obligatoire la facture électronique pour les entreprises françaises situées en France et assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Seules les ventes à des clients également établis en France et assujettis à la TVA doivent faire l'objet d'une facturation électronique. Les autres factures (opérations d'export, intracommunautaires et avec des particuliers) sont exclues du champ. Toutefois, elles font l'objet d'une transmission d'informations au fisc avec un document appelé e-reporting.
Le calendrier et les étapes pour adopter la facture électronique en B2B en France
Après plusieurs rebondissements, le Gouvernement vient de valider (par 49-3) les dates définitives du déploiement de la facture électronique en France
- Obligation de réception : Pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026 (au plus tard le 1er decembre 2026)
- Obligation d'émission : Grandes entreprises et ETI le 1er septembre 2026 (au plus tard le 1er décembre 2026). TPE/PME : 1er septembre 2027 (au plus tard le 1er décembre 2027).
A noter que la transmission des données de transaction (e-reporting) est concernée par les mêmes dates que l'émission des factures en 2026 et 2027.
Les avantages d'une gestion électronique des factures pour les entreprises
L'administration fiscale met en avant la lutte contre la fraude à la TVA. Elle ajoute aussi des avantages que chaque entreprise doit retrouver dans son fonctionnement. Les atouts attendus de la réforme peuvent se résumer ainsi :
- le traitement d'une facture électronique coûte beaucoup moins cher que celui d'une facture au format papier ;
- la gestion électronique des factures simplifie et améliore la collaboration entre les services de l'entreprise, notamment grâce aux workflows de validation dématérialisés ;
- le stockage et l'archivage s'effectuent de façon structurée et sécurisée avec un temps de recherche qui se réduit ;
- le processus P2P dématérialisé de A à Z laisse entrevoir des paiements plus rapides et une trésorerie meilleure.
Comment Zeendoc vous accompagne, de la dématérialisation à la gestion électronique des factures
Opérateur de dématérialisation, Zeendoc est un logiciel, associé à SCAN Center qui prend en charge les différentes étapes de la gestion électronique de vos factures. Voici comment nous procédons, avant l'obligation de format électronique et aussi pour déployer la nouvelle réforme fiscale dans les PME et TPE.
Étape 1 : dématérialisation des factures papier en provenance des fournisseurs
La dématérialisation du papier correspond au traitement classique pour lequel nous apportons des solutions pratiques grâce à notre logiciel Zeendoc ainsi que notre atelier de numérisation SCAN Center.
Un traitement des documents qui introduit le changement d'habitude dans l'entreprise dès maintenant
En décidant de dématérialiser le papier dans l'entreprise, vous entamez sa transformation digitale. De façon inéluctable, la loi vous conduit inévitablement à travailler, dans les services comptables comme achats, avec des factures électroniques.
En commençant à éradiquer le papier dès son arrivée courrier, vous habituez les équipes à la recherche et au traitement des informations sous une forme dématérialisée. Ils apprennent à collaborer avec des documents stockés sur une plateforme ou un portail unique et hébergés sur le cloud.
La solution de dématérialisation apportée par Zeendoc et SCAN Center aux entreprises
SCAN Center est notre atelier de numérisation pour toutes vos archives papier. Au-delà des factures, nous y traitons vos plans, contrats, photos et toute la documentation sensible. Notre logiciel permet notamment l'indexation des documents en fonction de vos choix de classement.
Quant à Zeendoc, outil de gestion électronique de documents (GED), il complète le processus de dématérialisation. Il vous garantit un archivage numérique conforme aux normes en vigueur. Nous vous aidons à disposer d'une piste d'audit fiable. Vous retracez l'ensemble des opérations sur une transaction donnée (devis, bon de commande, bon de livraison, facture, etc.). Nous transmettons déjà les factures électroniques pour vos clients du secteur public au portail Chorus Pro. Nous réalisons leur intégration directe grâce à notre connecteur.
Étape 2 : intégration de la réforme de la facturation électronique obligatoire
Peu à peu, la facturation électronique prend la place des anciens systèmes en vigueur. La nouvelle réforme qui arrive vient compléter le processus en marche. C'est une évolution que Zeendoc accompagne tout naturellement, au vu de son expérience en dématérialisation. Nous avons conçu une méthode pour aider les entreprises dans cette transition digitale. Voici comment nous proposons d'opérer.
Analyse et cartographie des flux et des tiers (clients et fournisseurs) de l'entreprise
L'objectif de cette analyse de vos flux et de vos tiers consiste à dégager des cas d'usage. Vous répartissez les opérations d'achat et de vente selon leurs types : B2B France, B2G, international, B2C, etc. Profitez pour lister l'ensemble des documents et processus utilisés pour chaque type de flux afin d'identifier les améliorations potentielles.
Choix du mode d'opération pour la gestion électronique des factures entrantes
Dans le projet de facture électronique obligatoire, chaque entreprise doit choisir comment réceptionner ses factures fournisseurs au format électronique. Elle doit ainsi renseigner l'annuaire national tenu par le portail public de facturation, le PPF. Elle peut retenir un opérateur de dématérialisation comme Zeendoc. Elle peut utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire agréée par l'administration (PDP). Enfin, elle peut travailler directement avec le PPF.
Émission effective des factures clients au format électronique
L'étape suivante du projet consiste à mettre en place la facture électronique côté client, donc en émission. La date limite dépend de la taille de votre entreprise. Là aussi, chaque société doit choisir son mode de gestion électronique des factures : OD, PDP ou PPF.
Nous recommandons de réaliser des tests de conformité. Ils concernent tant la régularité du format aux normes autorisées (UBL, CII ou Factur-X) que les mentions obligatoires. À cette étape, vous devez de nouveau renseigner l'annuaire géré par le PPF afin d'assurer le correct routage de vos factures vers vos clients.
Les 3 solutions offertes par Zeendoc pour gérer votre facturation électronique
Nous pouvons vous accompagner dans l'ensemble du processus de gestion électronique des factures. Vous avez le choix entre :
Zeendoc, votre opérateur de dématérialisation (OD), comme c'est le cas notamment pour une activité économique en B2G ; Zeendoc, un OD qui va plus loin grâce à ses partenariats de confiance avec des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ; Zeendoc, un acteur des processus de dématérialisation qui peut intégrer directement vos factures dans le portail public de facturation (PPF), grâce à son connecteur.
De la dématérialisation des factures à leur gestion électronique, il ne reste que quelques pas. Quelle que soit la taille de votre entreprise, nous vous recommandons d'entamer la mise en place du processus sans attendre. Les bénéfices espérés pour vos équipes valent la peine de s'y pencher tout de suite. En outre, vous éviterez le stress des derniers moments.
![[Nouveauté] Le publipostage automatisé](https://www.zeendoc.com/wp-content/uploads/2024/09/publipostage-auto-630x315.jpg)
Factures
Contrats
Notes de frais
