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Quels sont les avantages de la piste d’audit fiable pour votre processus de facturation ?

mardi 14 février 2023

Afin d'éviter la fraude à la TVA, de préserver l'environnement et d'améliorer sa compétitivité à l'international, la France incite les entreprises à emprunter le virage de la dématérialisation. Les factures devront notamment obligatoirement être émises au format électronique. Pour être en conformité avec la loi, les entreprises devront mettre en place une piste d'audit fiable. Si le processus est contraignant, la piste d'audit fiable et le passage à la facture électronique présentent de nombreux avantages. Découvrez pourquoi votre entreprise a tout intérêt à mettre en place une PAF dès aujourd'hui.

Comprendre ce qu'est une piste d'audit fiable

Avant tout chose, il s'agit de comprendre ce qu'est une piste d'audit fiable. Ce processus consiste à garantir l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité de la facture électronique tout au long de son processus de traitement. De l'émission à l'archivage, des contrôles réguliers doivent être effectués. Chaque étape de la PAF doit être consignée dans une documentation. C'est cette documentation que l'administration fiscale est en droit de vous demander. Grâce à la piste d'audit fiable, un simple document PDF peut acquérir la même valeur que n'importe quelle facture.

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La piste d'audit fiable : bientôt une obligation légale pour les factures d'entreprise

Prochainement, toute entreprise de grande taille devra passer à la facture numérique. Cette obligation s'étendra aux entreprises de petite taille. Il est important de rappeler que les sociétés devront également maintenir une documentation de piste d’audit fiable adaptée à leur structure. Sans elle, les factures électroniques n'auront aucune valeur aux yeux du droit fiscal. La mise en place d'une piste d'audit fiable va ainsi devenir une nécessité pour la comptabilité de toutes les entreprises. En dehors de ses avantages, mettre en place la PAF dès maintenant vous permet ainsi de prendre de l'avance.

Les enjeux de la mise en place d'une piste d'audit fiable

La mise en place d'une piste d'audit fiable est un processus complexe. C'est pourquoi, malgré ses avantages, de nombreuses entreprises hésitent encore à franchir le cap. Le flux des factures doit être parfaitement identifié. Les services comptables doivent être en mesure d'effectuer des contrôles réguliers à chaque étape du traitement de la facture. En cas de manquement, le droit fiscal prévoit des sanctions conséquentes. Chaque facture en non-conformité avec la loi donne lieu à une série de pénalités. L'exonération de TVA peut être supprimée, accompagnée d'une amende de 50 % et d'une somme fixe de 15 euros. Si votre société souhaite établir une PAF, elle ne doit pas prendre cette décision à la légère.

Les nombreux avantages de la piste d'audit fiable pour une entreprise

Malgré ces enjeux, les avantages de la piste d'audit fiable restent suffisamment convaincants pour que de plus en plus d'entreprises s'y mettent. Que ce soit pour la gestion des flux, l'amélioration de la productivité des services comptables ou la fiabilité de vos factures, la piste d'audit fiable deviendra rapidement indispensable à votre activité.

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Avec la piste d'audit fiable, assurez-vous que vos factures respectent la réglementation

Le premier avantage de la piste d'audit fiable est qu'elle vous permettra d'être serein en cas de contrôle de l'administration fiscale. En effet, même si vous êtes scrupuleux, la moindre erreur concernant votre facturation peut avoir de lourdes conséquences. Vous pourriez être accusé de fraude. Comme dit plus haut, en plus de la suppression de l'exonération de TVA, des amendes lourdes sont prévues. La mise en place d'une PAF vous assurera d'avoir des factures en conformité avec la loi. L'authenticité de chaque facture étant contrôlée régulièrement, aucune accusation de fraude ne pourra vous être adressée. Une piste d'audit fiable bien réalisée vous permettra d'envisager votre comptabilité et le passage à la dématérialisation en toute sérénité.

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La piste d'audit fiable pour un service comptable plus productif

La piste d'audit fiable contraint une entreprise à un contrôle régulier à chaque étape du traitement d’une facture. Au fur et à mesure, ces contrôles deviendront des automatismes. L'authenticité et la sécurité des factures étant établies, la charge mentale des services comptables est considérablement réduite. Par ailleurs, en faisant confiance à une solution comme Zeendoc, ce processus peut être automatique. Débarrassé de ces tâches chronophages, le service comptable peut se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. C'est l'entreprise entière qui gagne en productivité et en fiabilité.

La PAF permet de réduire les coûts du processus de facturation

La mise en place d'une piste d'audit fiable s'inscrit dans le cadre de la dématérialisation. Les factures sont émises au format numérique, sont traitées électroniquement et stockées dans des systèmes d'archivage électronique. Cette automatisation, en plus de faciliter le travail des services comptables, permet de réaliser des économies conséquentes. Le papier et le matériel qui lui est lié, ainsi que le traitement des documents physiques, représentent un coût important pour les entreprises. Le passage à la gestion électronique des documents permet d'en réduire radicalement le coût. Le retour sur investissement d'une PAF est ainsi presque toujours assuré.

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La facturation électronique pour une documentation facilement exploitable

Le flux de facturation peut rapidement devenir totalement incompréhensible pour une entreprise. La recherche documentaire prend un temps considérable. Factures papier et documents PDF de multiple origine, fournisseurs et clients de tous horizons rendent la tâche compliquée. Le passage à la PAF et à la facture électronique permet de constituer une documentation parfaitement annexée. Toutes les factures liées à un fournisseur ou à un client peuvent être consultées en quelques clics. Les documents ne se perdent pas, sont stockés en sécurité et peuvent être facilement retrouvés.

 

Avec la PAF, oubliez la facture papier et préservez la planète

Si le passage à la facture électronique devient une obligation légale, ce n'est pas uniquement pour lutter contre la fraude à la TVA. Les enjeux écologiques sont également centraux. En effet, les entreprises françaises consomment des milliers de tonnes de papier chaque année. Il est ainsi grand temps de passer à une gestion numérique des factures. La mise en place d'une PAF simplifiera cette transition plus que nécessaire pour l'environnement.

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La dématérialisation des documents : un format adapté aux nouvelles habitudes de travail et de mobilité

Avec la Covid-19, le télétravail et la mobilité se sont imposés comme de nouvelles possibilités. Le traitement des factures papier, dans ce cadre, est fastidieux. Le passage aux factures électroniques permet de régler facilement ce problème. Les collaborateurs peuvent consulter une facture où et quand ils le souhaitent. La mise en place d'une piste d'audit fiable permettra à votre entreprise de s'adapter aux nouvelles façons d'organiser le travail.

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Avec la piste d'audit fiable, fournisseurs comme clients trouvent leur intérêt

Enfin, tant du côté du client que de celui du fournisseur, le passage à la facture électronique est plébiscité. La fiabilité de la facturation est meilleure, le traitement nettement plus rapide. Les informations sont consultables facilement et n'importe où. Cette transparence est globalement appréciée et permet d'accélérer tous les process. En ce sens, la mise en place d'une PAF participe à la croissance d'une entreprise.

La mise en place d'une piste d'audit fiable n'est pas une tâche simple. Toutefois, ses avantages sont si nombreux qu'il serait dommage de ne pas l'adopter. Vous souhaitez vous doter d'une PAF, mais redoutez le contrôle de l'administration fiscale ? Faites confiance aux services d'une entreprise spécialisée comme la nôtre. Vous vous assurerez que vos factures sont en totale conformité avec la réglementation. Vous serez ainsi libre de vous consacrer à des tâches plus essentielles.

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