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GED - Gestion électronique de documents

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mardi 9 novembre 2021

Le Registre National des Cancers de l’Enfant centralise ses données grâce à la plateforme Zeendoc

Article paru sur le site Caducee.net (novembre 2021)

AZ Network, l’hébergeur de données de santé de Zeendoc, sera présent au salon SANTEXPO sur le stand N58. L’événement, qui rouvrira ses portes dès le 8 novembre prochain, sera notamment l’occasion de revenir sur les enjeux liés à la transformation numérique du secteur de la santé. Pierre angulaire de cette transition, la Gestion électronique des documents (GED) présente de nombreux avantages pour les organisations. Bien placé pour en parler, le Registre National des Cancers de l’Enfant (RNCE) s’est doté de la plateforme Zeendoc, éditée par le Français Sages Informatique, afin de centraliser ses données et en faciliter l’accès en toute sécurité.

Un vaste projet de dématérialisation

Dépendant de l’Institut national de la santé et de la recherche médicale (Inserm), le RNCE recense les personnes de moins de 18 ans domiciliées en France atteintes d’un cancer ou de tumeurs bénignes. Il est ainsi chargé de fournir les chiffres d’incidence et de survie de l’Hexagone afin d’alimenter la recherche et d’assurer une surveillance sanitaire sur le territoire. Avec près de 1 700 enfants de moins de 15 ans touchés par un cancer chaque année en France, le RNCE gère ainsi des centaines de milliers de données. Cependant, l’organisme souffrait de l’absence d’une plateforme unifiée, qui simplifierait la recherche et l’échange de données tout en respectant des conditions de sécurité d’accès et de confidentialité propres à son secteur. En 2011, le RNCE a donc choisi de mettre en place Zeendoc, la solution de GED accessible en ligne proposée par Sages Informatique. Pour réussir pleinement ce projet, une analyse préalable de la base de données centrale a été réalisée avant de procéder à la numérisation des documents stockés au format papier par l’organisme. Des index ont également été créés afin de faciliter le classement des informations. Pour ne rien perdre de l’existant, Zeendoc a été directement interfacée avec la base de données dont disposait déjà le RNCE. Quant aux nouvelles informations, la plateforme est capable d’automatiser la récupération des datas issues de l’assurance maladie, de l’APHP et des villes disposant d’un service d’oncologie pédiatrique, alimentant par là même le RNCE. Pour éviter les doublons, un contrôle et une validation sont effectués à chaque nouvelle réception de données. Ces dernières sont ensuite indexées afin d’obtenir des résultats de recherche plus pertinents.

Un outil apprécié de ses utilisateurs

« Près de 10 ans après, plus de 100 000 documents pour 44 000 patients ont été déposés, consultés, échangés avec un hébergement HDS », indique le Dr Jacqueline Clavel, responsable du RNCE. « Avec Zeendoc, nous avons mis en place une accessibilité contrôlée à nos données de recherche en ligne, consultables simultanément par plusieurs personnes habilitées, tout en respectant la sécurité des données des patients. » Si la confidentialité est un élément primordial pour l’organisme, il ne s’agit pas du seul avantage qu’offre Zeendoc. En plus d’être certifiée HDS et conforme au RGPD, la plateforme présente de nombreux bénéfices pour ses utilisateurs, parmi lesquels un gain d’espace sur les PC et les serveurs, une recherche simplifiée et rapide, une gestion totale des accès pour assurer la sécurité des données, des consultations de documents individuelles ou à plusieurs, etc.

« Tous les utilisateurs ont adopté Zeendoc car c’est l’outil qui s’est adapté à nos process et non l’inverse », précise le Dr Clavel, confirmant que la plateforme est un véritable atout pour les professionnels du RNCE.

Gains de temps et d’efficacité au rendez-vous

Si Zeendoc a rencontré un tel succès au sein des équipes du RNCE, c’est aussi parce que la plateforme offre un gain de temps inestimable dans la recherche et l’accessibilité aux informations, ainsi que dans l’extraction des documents. La productivité des professionnels a également été largement accrue grâce à la possibilité de consulter des données en simultané. Sans compter que les échanges sont désormais plus fluides, simplifiant les process administratifs. La Dr Jacqueline Clavel rappelle également que Zeendoc a permis au RNCE d’éliminer totalement le papier, contribuant à la sécurité des informations circulantes. « Nous avons aussi implémenté des flux documentaires sécurisés inexistants auparavant, un potentiel que nous n’avions pas anticipé », ajoute-t-elle. Enfin, le RNCE a pu totalement maîtriser ses budgets grâce au modèle économique proposé par Zeendoc, basé sur la quantité de documents intégrés chaque année plutôt que sur les besoins de stockage globaux. Un vrai plus pour un organisme public de cette envergure.

Zoom sur la GED Zeendoc

Zeendoc est une solution de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED), édité par Sages Informatique. L’objectif de la GED est d’accompagner les TPE, PME et Collectivités dans une démarche de dématérialisation de leurs échanges afin de les simplifier, tout en étant conformes aux législations. Avec Zeendoc, les utilisateurs classent, retrouvent, et exploitent leurs documents en toute sécurité. La solution GED Zeendoc permet, entre autres, la dématérialisation des factures et l’automatisation de certains process comme la signature électronique des contrats commerciaux ou la mise en place d’une piste d’audit fiable, l’envoi de bulletins de salaires électroniques ou encore la dématérialisation des notes de frais. Zeendoc est une solution cloud en mode SaaS ce qui permet de mutualiser des infrastructures en ligne avec une disponibilité de 99,98 % et d’éliminer certains serveurs dans les entreprises. Elle comprend notamment l’intégration d’un tchat documentaire, des circuits de validation… permettant une fluidification des échanges et réduisant également l’empreinte carbone générée par l’envoi de mails avec pièce jointe entre collaborateurs, ainsi que des détections de doublon qui permettent de limiter l’infobésité.

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