[Revue de Presse] La complétude de dossiers, nouvelle fonctionnalité de la solution Zeendoc

Par le biais de ce contrôle, Sages Informatique désire rendre l’information la plus accessible possible, notamment dans le secteur RH. Une nouveauté qui vise à améliorer la productivité des utilisateurs de Zeendoc.

En effet, la gestion et la classification d’un grand nombre de documents administratifs (dossiers d’embauche, de crédit, création fournisseurs, etc.) sont à l’origine d’une multitude de tâches manuelles. Et si ce travail est indispensable pour assurer la bonne organisation interne, il requiert malgré tout beaucoup de temps humain, qui pourrait être mis à profit autrement. Pour preuve, l’Association Information Management (AIM) évalue en moyenne à 7h30 par semaine la recherche d’information sans aboutissement. D’autant que ce temps représente un coût financier important, allant de 1 000 à 1 200 euros par an pour une personne payée au Smic, soit l’équivalent d’un jour de travail par mois.

Pour répondre aux exigences RH notamment en matière d’automatisation des processus documentaires, Sages Informatique étend sa solution de GED Zeendoc avec un nouveau développement spécifique de contrôle de complétude des dossiers, qui permet aux entreprises d’automatiser la lecture et le classement des documents. De quoi permettre à la plateforme de vérifier automatiquement si les dossiers sont complets, et, le cas échéant, d’alerter les utilisateurs quant aux pièces manquantes, de manière très visuelle et ergonomique.

Toujours plus d’automatisation dans les services RH

Avec l’ajout de cette nouvelle fonctionnalité, Zeendoc s’impose toujours plus comme un outil de gestion collaborative, optimisant le temps passé à superviser les nombreux et divers documents dont s’occupe le département RH, tels que les bulletins de paie, les contrats de travail, la mutuelle santé, les entretiens professionnels, les CV, etc. L’objectif de cette automatisation des flux documentaires repose sur un accès total à l’information, qui aura pour conséquence de stimuler la productivité des équipes, améliorant par la suite le ROI des entreprises.

De plus, Zeendoc propose d’autres fonctionnalités telles que l’automatisation du contrôle d’inventaire des dossiers salariés. En contrôlant automatiquement le statut des pièces contenues dans les dossiers des collaborateurs (pièces d’identité, permis de conduire, diplômes, extrait de casier judiciaire…) à l’entrée dans l’entreprise mais aussi au cours de la vie du salarié dans l’entreprise, il est ainsi possible de réduire de manière conséquente le traitement lié à l’embauche, et in extenso de libérer du temps aux équipes mais aussi de se mettre en conformité quant au dossier salarié et la DPS (déclaration préalable à l’embauche)

Une plateforme au service de ses utilisateurs avant tout

Afin d’automatiser les liaisons entre les différents services internes, la solution Zeendoc de Sages Informatique permet non seulement de centraliser et d’archiver les documents dans un espace unique et sécurisé, mais également de partager immédiatement ces données. Pour une procédure de recrutement, par exemple, le dossier ainsi que la liste des pièces justificatives nécessaires à l’élaboration de celui-ci sont créés lors du dépôt de la promesse d’embauche. L’administrateur disposant des droits d’accès peut alors visualiser, d’un simple coup d’œil et en temps réel, le statut de complétude du dossier.

En effet, la solution met en évidence la présence ou l’absence de document dans le fichier en utilisant un code couleur précis, en l’occurrence ici vert et rouge dans l’ordre indiqué. Les dossiers incomplets sont systématiquement remontés lors de la validation, avec la liste des pièces manquantes indiquée sur le document référent. La solution Zeendoc agit alors comme une check-list automatique, assurant au responsable RH un suivi complet des dossiers en cours, de la création d’un dossier d’embauche à celle d’un dossier salarié, en passant par la génération d’un dossier d’assurances, ou encore de vente de véhicule.