Article de presse paru sur ITRNews le 29.06.2022
Après la complétude de dossiers en mars dernier, un nouveau développement standard fait son apparition au sein de la solution de GED Zeendoc, éditée par Sages Informatique ! C’est aujourd’hui à la gestion des comptes fournisseurs (ou P2P, Procure-to-Pay) de rejoindre l'éventail de fonctionnalités déjà mises en place, optimisant ainsi les processus d’achat et la gestion des dépenses.
Sages Informatique continue sur sa lancée et étend sa solution de GED Zeendoc avec de nouveaux développements pour enrichir l’expérience de ses utilisateurs. Après la complétude des dossiers, visant à automatiser les processus documentaires des entreprises, c’est au tour de l'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs de faire son apparition. En effet, la crise sanitaire a révélé l’importance de digitaliser la gestion du compte fournisseur (Procure-to-pay), sur le marché des solutions logicielles des TPE et PME, le P2P a bondi de 7,2 % en 2022 pour un montant de 63 millions d’euros, selon la dernière étude Markess sur le sujet (2022).
Vers une meilleure gestion des comptes fournisseurs
La gestion des comptes fournisseurs porte sur l'ensemble du processus, de la demande d'achat au paiement, en intégrant la gestion des factures, bons de commande, etc. Elle permet de valider l’ensemble des factures relatives à un bon de commande en un simple clic, puis de régler le fournisseur grâce à un virement SEPA. La plateforme vérifie automatiquement les données présentes dans la facture et le bon de commande correspondant/associé : si les montants correspondent, un message apparaîtra et validera le dossier. Dans le cas contraire, Zeendoc alerte les utilisateurs sur l’incohérence des documents et les pièces manquantes à fournir, avec un code couleur pour attirer l’attention de l’utilisateur.
En utilisant Zeendoc, tous les responsables autorisés peuvent accéder au dossier complet de la commande. Les données communes des documents sont analysées et classées rapidement (qu’il s’agisse de facture fournisseur, client ou d’un document à destination des RH). Le système centralise instantanément ces informations et peut ainsi lier plusieurs documents sur une même commande. Un circuit de validation est alors mis en place, suivi du processus de paiement par les personnes concernées une fois la (ou les) facture(s) validée(s). Il est ensuite possible de générer un fichier au format SEPA, qui pourra être importé sur un site bancaire afin de déclencher les virements aux fournisseurs.
Optimiser les processus d’achat
Si la complétude des dossiers répondait aux exigences RH des entreprises, le nouveau développement P2P s’adresse quant à lui aux responsables achats et DAF plus particulièrement. Grâce à la solution Zeendoc, ces derniers voient les processus d’achat et de paiement se simplifier considérablement. Automatisés et sous contrôle, ces processus offrent à l’utilisateur une visibilité totale sur le statut de sa commande vis-à-vis du fournisseur (identifiant, montant TTC, date de création du document, statut du paiement à date ou tampon BAP, IBAN du fournisseur).
“L’intérêt est ici d’optimiser les processus d’achats et d’améliorer la gestion des dépenses. Rapprocher les bons de commande, les bons de livraison ou les devis et les factures permet d’éviter d’ouvrir plusieurs classeurs. C’est un réel gain de temps qui permet, entre autres, de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée”, explique Cyril Colombani, chef de produit chez Sages Informatique.
Pour en savoir plus sur la solution Zeendoc et son système de Procure-to-Pay, regardez la vidéo suivante !
Zoom sur la GED Zeendoc
Zeendoc est une solution de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED), éditée par Sages Informatique. L’objectif de la GED est d’accompagner les TPE, PME et Collectivités dans une démarche de dématérialisation de leurs échanges afin de les simplifier, tout en étant conformes aux législations. Avec Zeendoc, les utilisateurs classent, retrouvent, et exploitent leurs documents très facilement et en toute sécurité. La solution GED Zeendoc permet, entre autres, la dématérialisation des factures et l’automatisation de certains process comme la signature électronique des contrats commerciaux ou la mise en place d’une piste d’audit fiable, l’envoi de bulletins de salaires électroniques ou encore la dématérialisation des notes de frais.
Zeendoc est une solution cloud en mode SaaS ce qui permet de mutualiser des infrastructures en ligne avec une disponibilité de 99,98 % et d’éliminer certains serveurs dans les entreprises. Elle comprend notamment l’intégration d’un tchat documentaire, des circuits de validation… permettant une fluidification des échanges et réduisant également l’empreinte carbone générée par l’envoi de mails avec pièce jointe entre collaborateurs, ainsi que des détections de doublon qui permettent de limiter l’infobésité.
C’est à ce jour, la seule GED bas carbone avec son programme Zeenplanet qui compense l’utilisation de Zeendoc pour ses clients, en plantant des arbres en gestion durable dans les forêts françaises avec Ecotree : Depuis janvier 2020, plus de 3 000 arbres ont ainsi été plantés.
