Extrait du hors série "transformation digitale" .
Interview de Thierry Imbert (Directeur qualité chez Zeendoc
by Sages Informatique) réalisé par GPO Magazine et paru dans l'édition " Édition Spéciale GPO Magazine - Transformation Digitale Octobre 2021". Cet article vous est offert par Sages Informatique et GPO Mag.
Sages Informatique accompagne les TPE/PME en numérisation, dématérialisation, solution GED bas carbone et archivage dans le Cloud.
Depuis plus de 20 ans, Sages Informatique aide les entreprises et les collectivités à mieux analyser et gérer leurs documents et à tirer le meilleur parti de l’information qu’ils contiennent. La société édite la solution en mode SaaS Zeendoc, présente sur tout le marché français, une GED bas carbone pour les TPE/PME.
Quels sont les enjeux digitaux actuels des entreprises ?
La crise économique et sanitaire a mis en évidence la nécessité, pour les entreprises, de permettre à leurs salariés de travailler en mobilité. Tout l’enjeu consiste alors à faciliter l’accès à leurs documents et données professionnels sans avoir de problématique de sécurité de connexion (à l’instar de ce qui ce fait déjà notamment pour accéder à ses comptes bancaires). De même, elles ont également besoin de pouvoir valider des documents ou capturer un document, et de tracer l’ensemble des accès et des démarches. Enfin, le numérique se doit aussi de répondre aux enjeux environnementaux, plus que jamais d’actualité. Autant de problématiques auxquelles répond Zeendoc, notre solution de GED bas carbone en mode Saas.
Quelle est la proposition de valeur de Zeendoc ?
C’est en premier lieu pour répondre à un besoin interne d’archivage automatique de documents que nous avons développé Zeendoc en 2008. Cette solution se veut donc tout particulièrement adaptée aux problématiques des TPE et PME, marché sur lequel nous avons une véritable expertise. Notre valeur ajoutée repose sur notre offre tel un « couteau suisse documentaire », car nous proposons de gérer l’ensemble des documents des entreprises : factures, documents des services qualité, marketing, juridiques (contrats), RH (fiches de paie, notes de frais …). Au travers de notre solution, nous entendons faire gagner du temps et accélerer les ventes d'une entreprise en simplifiant l'administratif, en signant électroniquement les contrats commerciaux, les BL ... tout en simplifiant la recherche, le partage, la validation de documents où que l'on soit, en toute sécurité.
Pouvez-vous nous citer un exemple concret de bénéfices client ?
Chez Reverdy, PME spécialisée dans la fabrication d’aliments et de compléments nutritionnels pour les chevaux, Zeendoc a notamment permis de dé - matérialiser 10 000 factures clients annuelles et de reconnaître et indexer 1 800 factures fournisseurs. La société a réalisé une économie de 40 % sur le traitement de ses factures clients, simplifié ses procédures de recouvrement de créances et accéléré ses encaissements. D’autre part, Reverdy estime avoir réalisé 75 % de gain de temps sur la recherche des factures. Le processus est simplifié et quelques clics suffisent maintenant pour retrouver un document. De même, la passerelle comptable a permis un important gain de temps dans la saisie de la comptabilité qui représentait une importante charge de travail. Désormais, les écritures comptables sont générées automatiquement, les salariés peuvent donc se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Extrait du hors série "transformation digitale" .
Interview de Thierry Imbert (Directeur qualité chez Zeendoc by Sages Informatique) réalisé par GPO Magazine et paru dans l'édition spéciale sur la Transformation Digitale (page 18).
L’expérience utilisateur indissociable des outils digitaux
À l’heure de la transformation digitale, l’expérience collaborateur est indissociable des outils digitaux qui font désormais pleinement partie du quotidien des entreprises. D’autant que dans le contexte de la crise sanitaire de ces derniers mois, le recours aux nouvelles technologies numériques n’est en effet plus une option pour nombre d’entreprises. Sans une bonne digitalisation, il serait impossible pour nombre de collaborateurs de travailler de chez eux aussi efficacement que dans leur entreprise. Le constat est identique pour les salariés travaillant en mobilité. « Face aux enjeux de télétravail et de mobilité des collaborateurs, l’accès à distance et en toute sécurité aux outils de travail est primordial », explique Thierry Imbert, directeur qualité chez Zeendoc édité par Sages Informatique.
Les solutions de GED et d’ECM favorisent l’expérience utilisateur collaborative
Les nouvelles générations de solutions de gestion électroniques de documents (GED) ou de gestion électronique de contenu (ECM) répondent éga - lement à ces mêmes enjeux. « Ces solutions permettent de gérer électroniquement tout le cycle de vie des documents de l’entreprise : factures, devis, offres commerciales ou autres documents internes liés notamment à la gestion des ressources humaines, comme les demandes de congés ou les notes de frais, précise Güray Turan, directeur commercial Europe du Sud de Hyland. Les documents scannés ou électroniques sont classés, traités et automatisés dans la GED, pour faciliter l’organisation de l’entreprise et favoriser le travail collaboratif et à distance, gagner en productivité et améliorer l‘expérience utilisateur ». C’est ainsi notamment pour aider ses commerciaux à gagner du temps dans leurs recherches d’informations à jour et précises sur les spécifications techniques des produits, les comparatifs de fonctionnalités et les données qui distinguent leurs produits de ceux de leurs concurrents, que la société Cisco a déployé sa solution SalesConnect, à partir de la plateforme ECM Alfresco de Hyland.
Selon une étude commanditée par Cisco, les commerciaux et partenaires de la société consacrent en moyenne 15 à 20 % de leur temps, soit plusieurs millions d’heures chaque année, à chercher les informations nécessaires pour mener à bien des discussions pertinentes avec leurs clients. Avec des contenus disséminés dans plus de 20 emplacements différents, les équipes sont confrontées à un véritable chaos. « Avec l’aide d’Alfresco, la division informatique de Cisco nous a exposé comment gagner en rapidité et en flexibilité, et réunir tous les types de contenus pour proposer une expérience hors du commun aux équipes de vente », témoigne Jeff McKittrick, Director of Sales Enablement chez Cisco. Avec une offre de plus de 100 000 produits et un million de références, l’équipe marketing de Cisco gère la plateforme et fournit aux commerciaux les contenus les plus pertinents pour faciliter leur travail. Elle détermine le type de contenu nécessaire à chaque commercial, associe aux données des termes de recherche adaptés et attribue une date d’expiration pour que les documents soient organisés et à jour au sein de la plateforme Alfresco. Grâce la plateforme Zeendoc, la société coopérative agricole Gen’IAtest a pour sa part simplifié la gestion des notes de frais de ses collaborateurs. «
Un lien entre notre logiciel comptable et Zeendoc a été créé par le biais d’une passerelle comptable, afin d’intégrer automatiquement nos factures et notes de frais en comptabilité pour retrouver les documents sources directement depuis le logiciel comptable, explique Nicolas Tissot, responsable administratif et financier de Gen’IAtest. Désormais, une centaine de collaborateurs dématérialisent leurs notes de frais. Ils ont juste à photo - graphier leurs justificatifs avec leur téléphone et à les envoyer directement dans Zeendoc. Les notes de frais sont ensuite contrôlées et directement envoyées en comptabilité. Depuis janvier 2021, nous pouvons désormais traiter à distance les notes de frais, permettant désormais à la comptable responsable de leur traitement de faire du télétravail, ce qui n’était pas le cas, par exemple, lors du premier confinement ». Dès lors que l’entreprise améliore l’expérience de ses utilisateurs internes, ce sont ses clients qui, au final, en bénéficient. Un constat notamment fait par la banque ABN AMRO, qui a modernisé son écosystème de gestion de l’information avec la plateforme ECM Nuxeo de Hyland. La banque s’appuie sur cette solution pour le stockage et la gestion de ses archives les plus utilisées, notamment les fichiers d’accueil clients (accords, contrats, interactions et autres documents importants).
« Plusieurs solutions ECM déconnectées étaient déployées au sein de l’entreprise, chacune ayant son interface utilisateur et sa structure de métadonnées, explique Saswat Padhi, Program Manager en charge de la gestion des documents et des archives chez ABN AMRO. Assez logi - quement, nous avions du mal à centraliser l’information et à n’obtenir qu’une seule version de chaque ressource. Nuxeo nous a aidé à harmoniser notre écosystème, afin de mieux gérer et utiliser l’information et, en retour, améliorer notre expérience client, optimiser nos ressources internes et réduire nos coûts ». Ainsi selon une étude de Gartner, une hausse de 2 % du taux de satisfaction des employés entraînerait une amélioration de 1 % de la satisfaction des clients.
