La solution Zeendoc

X

GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Formulaires

Simplifiez la gestion de vos documents et optimisez vos processus métier.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Application Mobile

Découvrez Zeendoc sur smartphone et tablette.

Numérisation de vos documents d'entreprise

Vos métiers

X
Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

X
Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Portail Solutions

Vérifiez la compatibilité entre Zeendoc et vos logiciels professionnels

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

Découvrez toutes nos vidéos sur la solution Zeendoc.

Ressources à télécharger

Téléchargez gratuitement nos livres blancs, brochures,
cas clients, webinaires et infographies.

Accueil » Actualités » Presse » [REVUE DE PRESSE] Sages Informatique simplifie la gestion des contrats du port de Bonifacio

[REVUE DE PRESSE] Sages Informatique simplifie la gestion des contrats du port de Bonifacio

mardi 13 septembre 2022
Article paru le 26.07.2022 sur industrie-mag.com
 
Les ports de plaisance ont eux aussi des besoins en matière de dématérialisation !...
 

Le port de Bonifacio, le plus visité de Corse avec pas moins de 11 000 escales par an, a fait appel à Sages Informatique pour la dématérialisation de ses archives grâce à la solution de GED Zeendoc. Angélique Longo, agent administratif du port de Bonifacio, explique comment la capitainerie a pu moderniser son système d’archivage et gagner de la place pour son équipe.

Avec une équipe de 9 personnes en hiver et 30 salariés en période estivale, la capitainerie du port de Bonifacio est sujette à une très forte affluence de navires de plaisance venus profiter de la beauté du lieu en été. Le port de Bonifacio étant effectivement une escale de référence en méditerranée qui accueille chaque année de nombreux visiteurs, l’administration du port de Bonifacio reçoit un grand nombre de plaisanciers à cette période, dont il faut assurer la continuité des services proposés, ainsi que le suivi des documents échangés.

Cependant, les contrats et autres documents officiels nécessaires au suivi des plaisanciers prennent de la place, entraînant des problématiques de stockage et d’archivage. Sans compter que la gestion de ces nombreux documents représente une charge de travail importante. Pour y remédier, la collectivité s’est tournée vers la solution de dématérialisation Zeendoc, éditée par Sages Informatique, en accord avec ses besoins.

Une solution de GED rapide et accessible

“Notre besoin concernait essentiellement l’archivage de nos données. Nous avions pour habitude d’archiver physiquement des photocopies que l’on rangeait dans des classeurs, et c’est rapidement devenu problématique par la place que cela nécessitait. Il est devenu primordial pour nous d’opter pour un archivage numérique”, indique Angélique Longo, agent administratif du port de Bonifacio.

Très rapidement, les équipes internes ont su maîtriser le logiciel et ont également mis en place plusieurs actions :

- L’envoi dématérialisé des 400 contrats annuels avec signature intégrée ;

- La mise en place d’une passerelle avec le logiciel comptabilité ;

- Un circuit de validation avant paiement des factures.

Grâce à Zeendoc, les contrats sont envoyés en très peu de temps au plaisancier via les adresses mail du personnel, qui détermine lui-même la durée de validité des documents avant envoi. Si le document ne revient pas signé au bout de cette durée définie, une relance automatique est effectuée vers le signataire du document. Un tableau de bord est également accessible afin de suivre en temps réel le statut du document. “Avec Zeendoc, on gagne environ 1 à 2 heures par secrétaire et par jour”, se réjouit Angélique Longo.

Un projet de dématérialisation couronné de succès

Aujourd’hui, la capitainerie est satisfaite des améliorations effectuées dans son organisation. Les équipes du port ont remarqué des changements conséquents tant sur leur manière de fonctionner que sur les résultats produits. “Nous scannons dorénavant tous nos courriers manuscrits, mails, et autres documents reçus qui sont envoyés directement sur le logiciel Zeendoc. L’ensemble de nos documents est ainsi centralisé dans une base unique, accessible à tous les services autorisés, ce qui nous fait gagner énormément de place”, explique Angélique Longo.

Ainsi, les équipes ont constaté une nette accélération dans le traitement de ses documents, avec plus de 600 factures fournisseurs traitées, et exportées automatiquement vers le logiciel comptable. Un gain de temps considérable pour le service comptabilité, mais aussi un grand pas vers la transition éco-responsable du port ! Avec plus de 1 200 contrats de 10 pages chacun dématérialisés, c’est environ 12 000 feuilles non imprimées que la capitainerie a pu décompter.

“3 mots pour décrire ce que Zeendoc signifie pour nous : Rapidité, efficacité et indispensable”, conclut gaiement Angélique Longo.

Découvrez d'autres articles de Zeendoc

Pin It on Pinterest