La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

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Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

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Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

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Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

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La GED pour le secteur de l'Industrie.

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Distribution, logistique et maintenance : 2J Impression

Témoignage de Monsieur Willy Peltier, Directeur des opérations et des finances.

« Nous avons réalisé un véritable gain de temps concernant toutes les fonctions administratives ainsi que pour la génération d’écritures comptables où le temps a été au moins divisé par 2voire 3. »

2J Impression 

Situation : 2J Impression est un distributeur et mainteneur d’impression de production situé à Mérignac avec une grosse partie de logistique de pièces détachées. 

Activité : L’activité principale de l’entreprise est la distribution et la maintenance de solutions matérielles et logicielles pour l’impression sécurisée de haut volume et de haute vitesse depuis maintenant 25 ans.

Nombre d’employés : 23 répartis sur 2 sites (bureaux et plate-forme logistique).

Témoignage : Monsieur Willy Peltier, Directeur Général de 2J Impression.

LE BESOIN

Adopter la politique du « zéro papier » était une véritable volonté au sein de l’entreprise

Concernant son activité, notre client souhaitait dans un premier temps, diminuer le temps passé à capturer l’ensemble des documents nécessaires pour une transaction. Dans un second temps, fluidifier le processus d’approbation à travers les transferts par e-mail. Enfin, la dématérialisation des factures étant déjà obligatoire dans le cadre des institutions publiques, l’entreprise voulait anticiper l’obligation de dématérialiser l’envoi des factures électroniques aux clients, et pouvoir s’y préparer. 

 

LA MISE EN PLACE DE LA GED 

La solution GED Zeendoc a été mise en place afin que notre client puisse tout archiver sur une seule et unique base de données. La plateforme a également été adaptée pour permettre la systématisation du processus d’approbation de devis jusqu’à l’enregistrement de la facture pour répondre à leur besoin de fluidification.
À la demande de notre client, une passerelle générant les écritures comptables directement vers leur logiciel comptable (Sage 100) a été créée pour but de faciliter le pointage des factures ainsi que toutes les tâches de comptabilité. 

Toutes les fonctions de l’entreprise l’ont adopté, du logisticien à l’informaticien en passant bien sûr par toutes les fonctions administratives et comptables.

7 personnes utilisent Zeendoc, même notre collaborateur sur le point de partir à la retraite l’a adopté !

 

LES RÉSULTATS

L’entreprise 2J Impression a pu noter des résultats dans différents processus de leur métier ; dans les tâches relatives aux fournisseurs, aux clients, et dans les tâches administratives. 

  • Tâches relatives aux fournisseurs 
    • Dorénavant, la gestion des dossiers fournisseurs est immédiate grâce à un flux quotidien, la facture pointe sur la commande automatiquement ; 
    • Grâce à la complétude de dossier*, tous les fichiers ainsi que les mails associés à une transaction (devis, commande, facture…) sont repris automatiquement et regroupés dans un dossier sur la base d’une référence interne initiale de la personne ;
    • Le contrôle est devenu simple et surtout récurrent grâce à la vérification des factures fournisseurs. 

 

  • Tâches relatives aux clients 
    • Les bons de livraison et les factures sont générés dans leur logiciel comptable avec l’imprimante virtuelle ;
    • La dématérialisation de l’envoi des factures vers les clients ;
    • Une possibilité de suivi du recouvrement.

 

  • Tâches administratives
    • Notre client a gardé des archives physiques qui sont consultées 1 à 2 fois dans l’année au moment de la préparation des bilans, mais pour le reste, tout est archivé au sein de Zeendoc.
    • Tous les documents sont au même endroit ainsi qu’au même format, ce qui va faciliter la recherche, et permettre de toujours garder une trace.

 

LES BÉNÉFICES DE LA GED POUR NOTRE CLIENT

La solution GED permet à notre client d’atteindre 90 % de leur objectif « zéro papier » grâce à la suppression de l’impression des factures. Une économie de place sur leur propre serveur est également à noter, car il n’y a plus de stockage des données virtuelles en dehors de Zeendoc.

 

L’intégration de Zeendoc a été très rapide ainsi que son adoption par les utilisateurs, ce qui a permis un retour sur investissement en moins d’un mois.

L’entreprise assure avoir réalisé un gain de temps dans la réalisation de différentes tâches en interne, et un gain fi nancier direct depuis la mise en place de Zeendoc. 

  • Un gain de temps dans :
    • Toutes les fonctions administratives ;
    • Le contrôle et la gestion ;
    • La génération des écritures comptables ;
    • La mise sous pli : 83 % de leurs clients ont accepté la facture électronique, ce qui dispense les salariés de préparer l’envoi des factures physiques.

 

  • Un gain financier :
    • La vue et le contrôle sur toutes les factures fournisseurs a permis à l’entreprise de se rendre compte que certains prix étaient différents et donc de récupérer des remises et d’amortir le coût de Zeendoc très rapidement ;
    • La suppression de l’archivage physique a permis d’éliminer les mouvements physiques par navette entre la logistique et le siège ;
    • Suppression à 80 % du coût du papier/an ;
    • Économie d’enveloppes et de timbres.

Voyant le succès sur notre société française, nous allons le mettre en place sur la partie internationale ainsi tout le groupe sera sur les mêmes processus documentaires

 

LE FUTUR 

Notre client est satisfait de notre GED et pense développer d’autres applications de la solution, notamment un circuit de validation de notes de frais, ainsi que l’archivage pour la partie 2J International. 

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