GED Pour Tribunal de commerce de GRASSE

« Zeendoc est une solution très intuitive. Le côté personnalisable et modulable est un point très positif. », explique Maitre Kathy Vuillin, greffière du tribunal de commerce de Grasse.

Le Greffe du Tribunal de commerce de GRASSE facilite son archivage et sa gestion documentaire avec Zeendoc 

Situation : Le Greffe du tribunal de commerce de Grasse est situé dans le département des Alpes-Maritimes. Son rôle est, entre-autre, d’assister les juges dans leurs missions. Il se charge de gérer, archiver, trier et authentifier les documents juridiques qui relèvent de la compétence du tribunal de commerce de Grasse pour les entreprises de cette zone.

Nombre de salariés :  Entre 6 et 9 employés

Nombre de sites : 1 site

Témoignage : Maitre Kathy Vuillin, greffière du tribunal de commerce de Grasse

Merci à notre partenaire B&B SOLUTIONS

 

TRIBUNAL DE COMMERCE DE GRASSE

 

Les besoins

Nous souhaitions faciliter l’archivage de tous les documents liés à la gestion courante du greffe, y accéder instantanément et gagner du temps en éliminant les tâches chronophages. Il était nécessaire de gérer nos factures fournisseurs tout en les partageant avec notre comptable externe. Nous souhaitions faciliter la gestion de nos nombreuses notes de frais et de nos dossiers du personnel.

 

La mise en place

La solution de GED Zeendoc archive et classe automatiquement tous les documents dans une seule base documentaire et nous permet de les retrouver en quelques clics. Nous avons automatisé le classement de nos 4000 factures, de tous nos contrats mais aussi de l’ensemble des documents relatifs à la gestion du personnel.

La saisie des données contenues dans la facturation telles que les montants HT, la TVA, le nom du fournisseur… a été automatisée. Un accès à Zeendoc a été créé pour notre comptable externe afin de fluidifier les échanges et le traitement de notre comptabilité. Il n’a plus qu’à se connecter afin d’avoir accès aux informations. Un circuit de validation des notes de frais a également été mis en place pour faciliter leur gestion.

 

GED TRIBUNAL COMMERCE GRASSE

 

Les résultats

Nous sommes 3 utilisateurs au sein de notre organisation à utiliser Zeendoc et gagnons énormément de temps grâce à la dématérialisation de nos factures fournisseurs. Nous n’avons plus besoin de les classer, c’est désormais automatique, et les données contenues dans le document sont toutes océrisées.

Le gain de temps se fait également ressentir dans la recherche des documents, qui est devenue extrêmement simple et rapide. De plus, Zeendoc nous permet de retrouver instantanément n’importe quel document à partir d’une recherche par mot clé, nom ou date, et cela depuis une simple connexion internet sur le site ou depuis l’application mobile.

Il y a moins de dossiers et de documents à déplacer, à photocopier… Ce qui entraîne une communication plus rapide, qu’elle soit externe ou interne.

Grâce à la dématérialisation des notes de frais qui se fait directement depuis mon téléphone portable, nous avons pu supprimer les risques de perte, d’effacement des tickets de caisse et des tickets CB. Les justificatifs sont pris en photo, envoyés automatiquement dans Zeendoc avec des données reconnues (date, prestataire …)

En plus du gain considérable de temps, nous avons également réduit notre consommation de papier. Avant Zeendoc, nous faisions des photocopies de toutes les factures pour les envoyer ensuite à notre expert-comptable. Désormais, il a juste à se connecter à notre armoire via son accès.

 

GED TRIBUNAL

 

Le futur

Dans le futur, nous pensons développer d’autres applications de la solution :

 

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