Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs

Zeendoc vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le traitement des factures, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.

Dématérialisation des factures fournisseurs

La capture de vos documents fournisseurs

Tout commence par la réception d’un document de votre fournisseur, soit par courrier au format papier, soit au format électronique par mail ou téléchargeable sur une plateforme fournisseur.
Les solutions de dépôt de vos documents sont multiples, rapides et adaptées à tous les types de supports.

  • Papier : Quels que soient leurs formats (Ticket CB, A4, A3, A0, …) et compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs
  • Document électronique : Directement depuis votre poste de travail ou depuis votre messagerie.
  • Collecteur de Factures : Les factures ne sont pas toutes reçues par mail ou courrier, certaines sont seulement disponibles dans les espaces clients sur les sites de vos fournisseurs. Automatisez la collecte de ces factures en connectant vos espaces clients directement à Zeendoc.
  • Format Factur-X pris en compte lors du dépôt, les informations présentes dans le fichier XML seront récupérées.

Factur-X : Le nouveau standard européen de facturation électronique

Factur-X est le nom français du nouveau standard franco-allemand de facturation électronique hybride, qui est actuellement disponible gratuitement dans sa version 1.0. La version actuelle et complète de Factur-X en France est la version EN 16931. Elle est équivalente aux spécifications de ZUGFeRD 2.1 et inclut les exigences de la facture 1.2 de CIUS X compatible avec les autorités allemandes et Chorus Pro en France.

La France, en association avec l'Allemagne, a développé le format hybride ZUGFeRD 2.1 / Factur-X pour rendre l'échange de données électroniques accessible à toutes les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leurs ressources potentielles. Cette norme combine les deux formats de facture les plus utilisés : XML & PDF/3. En fournissant une vue détaillée des informations et la forme structurée du format de la facture, Factur-X crée une valeur ajoutée pour les fournisseurs et les parties facturantes. Le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics (FNFE-MPE) travaille en permanence à l'amélioration et au maintien de cette norme de facturation.

La sauvegarde sécurisée, la lecture et le classement automatique

La sauvegarde et la sécurité de vos documents : Au dépôt dans Zeendoc, chaque document est horodaté, crypté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité. Il est dupliqué au format PDF/A ainsi quelles que soient les actions que réalise un utilisateur sur la copie du document, l’original stocké au sein de Zeendoc ne sera pas impacté.

La lecture et le classement automatique : Les informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence…) sont lues automatiquement et le document se classe en fonction du fournisseur ou des différents critères que vous aurez déterminés.

Circuit de validation : Vous pouvez commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement. Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès et le rôle de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.). Un historique complet par document permet de consulter les actions réalisées sur le document.

Traitement des factures

Richesse et fiabilité

Grâce à son système unique de numérisation, classement et de recherche, Zeendoc permet un accès instantané à l’information que ce soit une série de factures électroniques sur une période donnée, un historique complet.

Liaison des documents dans un dossier unique

La solution GED Zeendoc analyse les documents, reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.

Gestion accélérée

La circulation des devis, bons de commande et factures permet d’identifier clairement le rôle des différents collaborateurs et de mettre en place un circuit de validation efficace. Du contrôle jusqu’au paiement en passant par la validation, … les actions réalisées par les intervenants sont immédiatement disponibles pour fluidifier les étapes suivantes pendant que Zeendoc assure la traçabilité des opérations et vous alerte aux échéances que vous souhaitez.

Historique / Suivi Fournisseur

En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre fournisseur.
Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreurs ou d’oublis.

Export Excel et production de graphiques

Le système de lecture intelligente permet d’extraire facilement les données de classement ou les propriétés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des dépenses, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord en quelques clics. De plus, l'outil Zeendoc vous permet d'afficher vos différentes données sous forme de graphiques.

Passerelle et export des écritures comptables vers votre logiciel

Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable puis les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.
Avant l’import du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :

  • Marquer les documents, pour éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures.
  • Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit et, en cas d’erreur détectée, de pouvoir accéder à la facture en un clic pour vérifier l’imputation comptable.

La solution GED Zeendoc est compatible avec 98% des logiciels comptables présents sur le marché (liste non exhaustive).

Les avantages de la dématérialisation des factures

La mise en place d’une solution qui gère les principales phases de dématérialisation et d’automatisation du processus d’achats et de paiement (Procure to Pay*).

Grâce à un système unique de capture, de classement et de recherche, la dématérialisation offre de nombreux bénéfices dans le traitement des documents fournisseurs. Il existe de nombreux avantages à utiliser une GED pour la gestion de ses factures, ci-dessous , 7 exemples de bénéfices pour les entreprises :

  • RÉDUCTION DES COÛTS INDUITS : Erreurs, stockage, achat papier et traitement…
  • GAIN DE TEMPS : Classement automatique des documents et réduction du temps de contrôle des factures
  • SIMPLIFICATION DES PROCESS : Création d’un dossier qui regroupe l’ensemble des informations, mise en place d’un circuit de validation, traçabilité des opérations et alertes sur les échéances
  • BÉNÉFICIEZ D’UN OUTIL PRATIQUE et favorisez vos échanges à distance (télétravail, déplacements ,etc.)
  • SOIGNEZ VOTRE IMAGE auprès de vos fournisseurs et comptable avec une solution moderne et française
  • FLUIDIFICATION DE LA TRÉSORERIE : Accès quotidien à vos données beaucoup plus rapide et tenue de compte : ventilation comptable et export
  • DIMINUTION DE L’EMPREINTE CARBONE : en supprimant papier et transport

*Le Procure to Pay, également connu sous la dénomination Purchase to Pay, désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de l’achat auprès de fournisseurs, jusqu’au paiement de la facture associée.