La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

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Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Lexique GED

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

Découvrez toutes nos vidéos sur la solution Zeendoc.

Ressources à télécharger

Téléchargez gratuitement nos livres blancs, brochures,
cas clients et infographies.

Greffe Tribunal de commerce de GRASSE

Témoignage de Maitre Kathy Vuillin, greffière du tribunal de commerce de Grasse.

« Zeendoc est une solution très intuitive. Le côté personnalisable et modulable est un point très positif. », explique Maitre Kathy Vuillin, greffière du tribunal de commerce de Grasse.

Le Greffe du Tribunal de commerce de GRASSE facilite son archivage et sa gestion documentaire avec Zeendoc 

Situation : Le Greffe du tribunal de commerce de Grasse est situé dans le département des Alpes-Maritimes. Son rôle est, entre-autre, d’assister les juges dans leurs missions. Il se charge de gérer, archiver, trier et authentifier les documents juridiques qui relèvent de la compétence du tribunal de commerce de Grasse pour les entreprises de cette zone.

Nombre de salariés :  Entre 6 et 9 employés

Nombre de sites : 1 site

Témoignage : Maitre Kathy Vuillin, greffière du tribunal de commerce de Grasse

Merci à notre partenaire B&B SOLUTIONS

Les besoins

Nous souhaitions faciliter l’archivage de tous les documents liés à la gestion courante du greffe, y accéder instantanément et gagner du temps en éliminant les tâches chronophages. Il était nécessaire de gérer nos factures fournisseurs tout en les partageant avec notre comptable externe. Nous souhaitions faciliter la gestion de nos nombreuses notes de frais et de nos dossiers du personnel.

La mise en place

La solution de GED Zeendoc archive et classe automatiquement tous les documents dans une seule base documentaire et nous permet de les retrouver en quelques clics. Nous avons automatisé le classement de nos 4000 factures, de tous nos contrats mais aussi de l’ensemble des documents relatifs à la gestion du personnel.

La saisie des données contenues dans la facturation telles que les montants HT, la TVA, le nom du fournisseur… a été automatisée. Un accès à Zeendoc a été créé pour notre comptable externe afin de fluidifier les échanges et le traitement de notre comptabilité. Il n’a plus qu’à se connecter afin d’avoir accès aux informations. Un circuit de validation des notes de frais a également été mis en place pour faciliter leur gestion.

Les résultats

Nous sommes 3 utilisateurs au sein de notre organisation à utiliser Zeendoc et gagnons énormément de temps grâce à la dématérialisation de nos factures fournisseurs. Nous n’avons plus besoin de les classer, c’est désormais automatique, et les données contenues dans le document sont toutes océrisées.

Le gain de temps se fait également ressentir dans la recherche des documents, qui est devenue extrêmement simple et rapide. De plus, Zeendoc nous permet de retrouver instantanément n’importe quel document à partir d’une recherche par mot clé, nom ou date, et cela depuis une simple connexion internet sur le site ou depuis l’application mobile.

Il y a moins de dossiers et de documents à déplacer, à photocopier… Ce qui entraîne une communication plus rapide, qu’elle soit externe ou interne.

Grâce à la dématérialisation des notes de frais qui se fait directement depuis mon téléphone portable, nous avons pu supprimer les risques de perte, d’effacement des tickets de caisse et des tickets CB. Les justificatifs sont pris en photo, envoyés automatiquement dans Zeendoc avec des données reconnues (date, prestataire …)

En plus du gain considérable de temps, nous avons également réduit notre consommation de papier. Avant Zeendoc, nous faisions des photocopies de toutes les factures pour les envoyer ensuite à notre expert-comptable. Désormais, il a juste à se connecter à notre armoire via son accès.

Le futur

Dans le futur, nous pensons développer d’autres applications de la solution :

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