Comment Zeendoc a permis de libérer 100m² de locaux tout en économisant 3 heures par jour de tâches peu valorisantes et de recherches dans les archives.

La commune

Situation : en Corse du Sud, à 40km d’Ajaccio, le territoire jouit d’une longue bande côtière constellée de quelques-une des plus belles plages de l’île.

Quelques chiffres : 700 habitants l’hiver, la commune absorbe une forte présence touristique l’été (environ 4.500 résidents), notamment en résidences secondaires, 12 employés, dont 5 utilisateurs de Zeendoc

Témoignage : Mr Jean-Pierre Rachelli, attaché territorial chargé d’urbanisme

La démarche

La mairie envisage une extension pour répondre à ses besoins d’espace supplémentaire, une alternative est envisagée : récupérer les 100m² d’archives grâce à la dématérialisation.

mairie

La mise en route

La numérisation des archives et le classement des documents ont été répartis sur 2 exercices budgétaires; dès le 1er janvier suivant, Zeendoc est devenue la solution unique utilisée pour gérer le courrier et d’autres documents sans envahir à nouveau l’espace libéré.

La prise en main

2 journées de formation ont suffit pour abandonner définitivement l’ancien système obsolète de gestion du courrier.

Tous les collaborateurs ont été séduits immédiatement par la simplicité de l’outil. En particulier les collègues qui avaient connu les différentes étapes depuis les triples exemplaires réalisés au papier carbone, ont pu apprécier les bénéfices apportés par la solution.

"Nous avons été en quelques sortes une «mairie-pilote» pour adapter Zeendoc aux besoins spécifiques des collectivités, nous avons pu modeler la solution, déjà très ergonomique, à notre image et contribuer à cette belle création."

Terminées les «balades» dans les archives poussiéreuses, nous avons fini de jouer les rats de bibliothèque

"Durant la phase de configuration, le technicien et formateur Zeendoc nous répétait souvent « Si la solution vous ralentit c’est qu’elle n’est pas adaptée, le gain de temps est le résultat que nous allons obtenir ! »... Pari gagné !"

Avec Zeendoc

C’est dans le domaine du courrier entrant que Zeendoc apporte l’amélioration la plus spectaculaire : une heure de travail fastidieux était nécessaire pour l’enregistrement tous les matins, aujourd’hui 5 minutes au scanner et 5 minutes pour confirmer les indexations sont suffisantes.

L’envoi postal des documents qui évite les affranchissements, les manipulations d’enveloppes, les allées et venues permet également d’augmenter la productivité.

Pour une petite commune, la solution calquée à notre image a rendue inutile la mise en place d’un système de circulation, les 5 utilisateurs réguliers ont accès à la totalité des documents.

Nous avons étendu l’application à de multiples secteurs tels que les permis de construire et déclaration préalable (une centaine par an), les marchés publics, les mandats de paiement,... jusqu’à transformer les contraintes du PESV2 en opportunités.

Le résultat

  • Un gain de temps formidable
  • Une amélioration considérable de la productivité
  • La disparition de diverses tâches particulièrement fastidieuses pour les employés de la mairie

Le système d’archivage « tampon et numéro d’index » date du début du XXème, avec Zeendoc nous sommes rentrés dans le XXIème siècle