Vos professions font l’objet d’une règlementation particulière (portant notamment sur les conditions d’accès et d’exercice de la profession et sur des obligations déontologiques contrôlées par vos instances professionnelles telles que les chambres ou les ordres. De votre activité quotidienne découle un nombre important de documents dont la sécurité, la traçabilité et le contrôle sont des éléments primordiaux pour vous et vos collaborateurs. Zeendoc permet la dématérialisation et l'archivage de vos nombreux documents en toute sécurité et simplifie le quotidien de votre structure comprenant les avocats, experts-comptables, greffiers, notaires.

Zeendoc peut vous accompagner dans plusieurs approches GED :

  • Dématérialisation et archivage des documents administratifs de votre structure
  • Le traitement dématérialisé de vos factures : fournisseurs et clients
  • La gestion de vos notes de frais

Dématérialisation et archivage des documents administratifs de votre structure

Vous pouvez stocker tous vos documents (papiers ou numériques dont les emails) dans une base documentaire unique sécurisée avec des données hébergées et sauvegardées dans des data centers en France. Le dépôt dans Zeendoc des documents papier de tous formats est faisable grâce à la numérisation à partir de n’importe quel scanner et copieur ; par email ou imprimante virtuelle depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

  • Vos documents sont consultables à tout moment avec un simple navigateur web, les documents sont cryptés et horodatés avec une valeur probatoire
  • Archivage de tous les documents (PV, expertises, déclarations fiscales, statuts, extraits KBIS, conclusions, décisions de justice, notes, revues juridiques, jurisprudences…) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le bon dossier.
  • Recherche rapide et intuitive des documents grâce à un moteur de recherche multicritère mixant index de classement et plein texte (recherches par mot, nom de client ou de collaborateur, date…).Une bibliothèque à portée de clic
  • Accès à vos documents en tout lieu et en toute mobilité (ordinateur, tablette, smartphone) en toute sécurité : Disponibilité (données stockées en France, ISO 27001), confidentialité (cryptage SSL , HTTPS://), contrôle intégrité, traçabilité (horodatage) : Zeendoc assure la pérennité de vos informations.
  • Contrôle de la complétude d’un dossier pour vérifier la présence de tous les documents liés à une affaire, une succession …
  • Nombre d’utilisateurs illimité avec gestion des droits avec une traçabilité des actions sur les documents et la possibilité de connexions simultanées
  • Partage avec un lien sécurisé de documents (actes rédigés, conclusions adverses, pièces justificatives, liasses fiscales, déclarations TVA …) avec vos collaborateurs et les intervenants extérieurs

→  Les avantages de la signature électronique intégrée à la GED

La signature électronique intégrée dans la GED Zeendoc à travers un tiers de confiance permet d’envoyer par email vos documents et de les faire signer électroniquement depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

La gestion de vos factures

Les nombreuses factures reçues et émises par votre structure engendrent une activité très chronophage. Zeendoc facilite leur gestion, augmente votre productivité et vous fait gagner du temps.

Sur les factures fournisseurs

  • Dépôt de vos factures papiers ou numériques dans Zeendoc
  • Collecte automatique de factures auprès de vos fournisseurs récurrents (électricité, assurance…)
  • Gain de temps en évitant la saisie des informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence) qui sont lues automatiquement
  • Imputation comptable proposée en fonction de vos habitudes
  • Mise en place de circuits de validation pour le traitement et le paiement des factures
  • Exports des écritures vers votre logiciel comptable, ce qui évite la double saisie
  • Accessibles à un comptable externe si nécessaire
  • Gestion, archivage, sauvegarde et envoi des reçus

 

Sur les factures clients

  • Envoi automatique de facture à votre client en numérique ou postal
  • Possibilité d’ajouter un fond de page, conditions générales …
  • Visibilité sur la réception et l’ouverture des factures afin de faciliter les relances
  • Un système d’alerte des échéances peut être mis en place
  • Piste d’audit fiable ou archivage à valeur probatoire (avec signature RGS**), optionnel

La gestion de vos notes de frais

La grande quantité de notes de frais liée à votre activité se gère très rapidement avec Zeendoc en réduisant les risques d’erreur et en permettant leur affectation directement aux valideurs.

  • Les justificatifs sont pris en photo avec un smartphone et évite les pertes en déplacements
  • Ils sont envoyés automatiquement dans Zeendoc avec la reconnaissance des données (date, prestataire, montant)
  • Simplification des validations et des contrôles des notes de frais : Circuits de validation
  • Affectation directe des frais et transmission aux comptables