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Le Procure to Pay avec une GED : comment รงa marche ?

lundi 27 juin 2022

En tant quโ€™entrepreneur ou responsable duย service Achatsย de votre entreprise, vous รชtes certainement confrontรฉ ร  de multiples process redondants pour le traitement des factures et les relations avec vos fournisseurs. Pour cela, la digitalisation du processus Procure to Pay constitue un premier pas vers lโ€™automatisation et la recherche de performances. Pour synchroniser divers applicatifs mรฉtiers, lโ€™emploi dโ€™un logiciel informatisรฉ de typeย GEDย peut rapidement devenir essentiel ร  lโ€™activitรฉ. Dรฉcouvrez commentย Zeendocย peut vous aider.

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Quโ€™est-ce que leย Procure to Payย ?

ร€ lโ€™origine, le Procure to Pay (P2P) dรฉsigne un processus global qui regroupe une multitude dโ€™activitรฉs rรฉalisรฉes successivement dans lโ€™entreprise. ร€ lโ€™intรฉrieur de ces activitรฉs, plusieurs รฉtapes intรจgrent naturellement un ยซย workflowย ยป - autrement dit, un processus de rationalisation des tรขches dont le principal intรฉrรชt est de formaliser les traitements ร  rรฉaliser et le cheminement ร  suivre. Voici quels sont habituellement les ยซ flux ยป dโ€™activitรฉ dโ€™une entreprise dotรฉe dโ€™un service Achats :

  • La demande dโ€™achat auprรจs de fournisseurs ;
  • La phase dโ€™approvisionnement ;
  • Le paiement de la facture associรฉe.

Leย Procure to Payย ouย P2Pย est donc un instrument au service dโ€™une plus grande automatisation des tรขches. Le processus a dโ€™abord รฉtรฉ manuel et sur papier, mais ses composantes ont progressivement fait lโ€™objet dโ€™une dรฉmatรฉrialisation au fil des dรฉcennies. Lorsque le processus est informatisรฉ ou digitalisรฉ, il devient beaucoup plus efficace et permet dโ€™atteindre un certain niveau de performance et de productivitรฉ.

Lโ€™accรฉlรฉration des processus achats

Le temps de traitement manuel de certaines รฉtapes (notamment le traitement des factures papier) peut sโ€™avรฉrer particuliรจrement long. Grรขce ร  lโ€™optimisation du workflow, les รฉquipes en charge libรจrent du temps et peuvent se consacrer ร  des activitรฉs stratรฉgiques.

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La diminution du risque dโ€™erreurs

En effet, le traitement manuel des achats peut engendrer un nombre dโ€™erreurs humaines plus important. Lโ€™automatisation des processus via une solution peut contribuer ร  diminuer largement ces risques pour lโ€™entreprise.

La rรฉduction des coรปts

Logiquement, lโ€™augmentation de la productivitรฉ fait en sorte dโ€™accroรฎtre la rentabilitรฉ. Le coรปt par facture sโ€™avรจre moins รฉlevรฉ, ร  partir du moment oรน la rรฉduction des modifications liรฉes aux erreurs diminue.

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Dรจs lors, on peut aisรฉment deviner les avantages ร  tirer dโ€™une digitalisation du processusย P2Pย : davantage de transparence, lโ€™automatisation du processus de saisie et dโ€™approbation des factures et lโ€™automatisation du rapprochement des factures.

Quโ€™est-ce que laย GEDย ouย Gestion ร‰lectronique de Documentsย ?

Lorsquโ€™elle est implantรฉe dans lโ€™entreprise, laย GEDย ouย Gestion ร‰lectronique de Documentsย aspire ร  รชtre le rรฉceptacle exclusif des documents numรฉriques. Au dรฉmarrage de la rรฉflexion autour de la centralisation des donnรฉes, lโ€™entreprise doit envisager laย GEDย comme lโ€™instrument incontournable pour la construction progressive dโ€™une architecture informatique. Ainsi donc, laย GEDย est un outil intelligent, capable de regrouper, de rationaliser et de maรฎtriser lโ€™ensemble des documents circulant en interne.

La dรฉmatรฉrialisation du dossier fournisseur, de lโ€™achat au paiement

Zeendoc est une solution GED qui intรจgre nativement une solution dโ€™automatisation des processus documentaires, liรฉs ร  la gestion clients et fournisseurs. Le cycle de lโ€™achat au paiement est entiรจrement pris en charge, et comprend de nombreux avantages comme :

  • La simplification des process et un gain de temps ;
  • La visibilitรฉ instantanรฉe de la situation vis-ร -vis dโ€™un fournisseur ;
  • Lโ€™automatisation du processus dโ€™achat et de paiement ;
  • La fluidification de la trรฉsorerie.

Zeendoc : des fonctionnalitรฉs essentielles au service du traitement des commandes et factures

 

La comparaison des montants

Lors de la rรฉception des marchandises, le client dispose de deux types de documents reliรฉs entre eux : une facture et son bon de commande. Dans certains cas, la livraison dโ€™une seule et mรชme commande peut se faire en plusieurs fois, ce qui gรฉnรจre plusieurs factures reliรฉes au mรชme bon de commande. Il est donc impรฉratif pour le client de pouvoir identifier rapidement le montant total des factures, et le comparer avec le montant total de la commande.ย Zeendocย permet ainsi :

  • Lโ€™indexation, le classement puis lโ€™analyse des donnรฉes communes aux documents.
  • Le lancement par lโ€™utilisateur dโ€™une action ยซ groupรฉe ยป pour la comparaison commande / facture.
  • Lโ€™identification des commandes qui correspondent aux factures sรฉlectionnรฉes, puis lโ€™affichage des lots de documents rรฉfรฉrencรฉs entre eux et les informations relatives (montants, dates, rรฉfรฉrence, etc..).

La gรฉnรฉration du fichier SEPA

Une fois les diffรฉrentes รฉtapes ci-dessus validรฉes, les factures sont disponibles pour รชtre payรฉes. Le client stocke les documents fournisseurs et les indexe ร  lโ€™aide de certaines donnรฉes (identifiant fournisseur, montant TTC, date du document et statut de paiement). Il renseigne ensuite lโ€™IBAN รฉmetteur sur les factures ร  payer, et gรฉnรจre un fichier auย format SEPAย (format europรฉen qui, depuis quelques annรฉes, vise ร  construire un marchรฉ unique des paiements en euros et contribue ร  rรฉduire la multiplication des instruments nationaux).

Ce fichier auย format SEPAย pourra รชtre importรฉ de plusieurs maniรจres pour la phase de paiement : soit dans un logiciel de paiement, soit directement sur site bancaire, de maniรจre ร  dรฉclencher les virements aux fournisseurs. Lโ€™utilisateur dispose ensuite dโ€™un espace listant les documents pour lesquels la gรฉnรฉration dโ€™un fichier de virement SEPA est disponible : il sรฉlectionne le ou les documents affichรฉs, puis effectue une action groupรฉe de type ยซ gรฉnรฉrer des fichiers SEPA ยป. Il devient alors possible dโ€™effectuer un contrรดle des virements puis de lancer la crรฉation du fichier (gรฉnรฉralement dans un format XML).

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