En tant quโentrepreneur ou responsable duย service Achatsย de votre entreprise, vous รชtes certainement confrontรฉ ร de multiples process redondants pour le traitement des factures et les relations avec vos fournisseurs. Pour cela, la digitalisation du processus Procure to Pay constitue un premier pas vers lโautomatisation et la recherche de performances. Pour synchroniser divers applicatifs mรฉtiers, lโemploi dโun logiciel informatisรฉ de typeย GEDย peut rapidement devenir essentiel ร lโactivitรฉ. Dรฉcouvrez commentย Zeendocย peut vous aider.
Quโest-ce que leย Procure to Payย ?
ร lโorigine, le Procure to Pay (P2P) dรฉsigne un processus global qui regroupe une multitude dโactivitรฉs rรฉalisรฉes successivement dans lโentreprise. ร lโintรฉrieur de ces activitรฉs, plusieurs รฉtapes intรจgrent naturellement un ยซย workflowย ยป - autrement dit, un processus de rationalisation des tรขches dont le principal intรฉrรชt est de formaliser les traitements ร rรฉaliser et le cheminement ร suivre. Voici quels sont habituellement les ยซ flux ยป dโactivitรฉ dโune entreprise dotรฉe dโun service Achats :
- La demande dโachat auprรจs de fournisseurs ;
- La phase dโapprovisionnement ;
- Le paiement de la facture associรฉe.
Leย Procure to Payย ouย P2Pย est donc un instrument au service dโune plus grande automatisation des tรขches. Le processus a dโabord รฉtรฉ manuel et sur papier, mais ses composantes ont progressivement fait lโobjet dโune dรฉmatรฉrialisation au fil des dรฉcennies. Lorsque le processus est informatisรฉ ou digitalisรฉ, il devient beaucoup plus efficace et permet dโatteindre un certain niveau de performance et de productivitรฉ.
Lโaccรฉlรฉration des processus achats
Le temps de traitement manuel de certaines รฉtapes (notamment le traitement des factures papier) peut sโavรฉrer particuliรจrement long. Grรขce ร lโoptimisation du workflow, les รฉquipes en charge libรจrent du temps et peuvent se consacrer ร des activitรฉs stratรฉgiques.


La diminution du risque dโerreurs
En effet, le traitement manuel des achats peut engendrer un nombre dโerreurs humaines plus important. Lโautomatisation des processus via une solution peut contribuer ร diminuer largement ces risques pour lโentreprise.
La rรฉduction des coรปts
Logiquement, lโaugmentation de la productivitรฉ fait en sorte dโaccroรฎtre la rentabilitรฉ. Le coรปt par facture sโavรจre moins รฉlevรฉ, ร partir du moment oรน la rรฉduction des modifications liรฉes aux erreurs diminue.

Dรจs lors, on peut aisรฉment deviner les avantages ร tirer dโune digitalisation du processusย P2Pย : davantage de transparence, lโautomatisation du processus de saisie et dโapprobation des factures et lโautomatisation du rapprochement des factures.
Quโest-ce que laย GEDย ouย Gestion รlectronique de Documentsย ?
Lorsquโelle est implantรฉe dans lโentreprise, laย GEDย ouย Gestion รlectronique de Documentsย aspire ร รชtre le rรฉceptacle exclusif des documents numรฉriques. Au dรฉmarrage de la rรฉflexion autour de la centralisation des donnรฉes, lโentreprise doit envisager laย GEDย comme lโinstrument incontournable pour la construction progressive dโune architecture informatique. Ainsi donc, laย GEDย est un outil intelligent, capable de regrouper, de rationaliser et de maรฎtriser lโensemble des documents circulant en interne.
La dรฉmatรฉrialisation du dossier fournisseur, de lโachat au paiement
Zeendoc est une solution GED qui intรจgre nativement une solution dโautomatisation des processus documentaires, liรฉs ร la gestion clients et fournisseurs. Le cycle de lโachat au paiement est entiรจrement pris en charge, et comprend de nombreux avantages comme :
- La simplification des process et un gain de temps ;
- La visibilitรฉ instantanรฉe de la situation vis-ร -vis dโun fournisseur ;
- Lโautomatisation du processus dโachat et de paiement ;
- La fluidification de la trรฉsorerie.
Zeendoc : des fonctionnalitรฉs essentielles au service du traitement des commandes et factures
La comparaison des montants
Lors de la rรฉception des marchandises, le client dispose de deux types de documents reliรฉs entre eux : une facture et son bon de commande. Dans certains cas, la livraison dโune seule et mรชme commande peut se faire en plusieurs fois, ce qui gรฉnรจre plusieurs factures reliรฉes au mรชme bon de commande. Il est donc impรฉratif pour le client de pouvoir identifier rapidement le montant total des factures, et le comparer avec le montant total de la commande.ย Zeendocย permet ainsi :
- Lโindexation, le classement puis lโanalyse des donnรฉes communes aux documents.
- Le lancement par lโutilisateur dโune action ยซ groupรฉe ยป pour la comparaison commande / facture.
- Lโidentification des commandes qui correspondent aux factures sรฉlectionnรฉes, puis lโaffichage des lots de documents rรฉfรฉrencรฉs entre eux et les informations relatives (montants, dates, rรฉfรฉrence, etc..).
La gรฉnรฉration du fichier SEPA
Une fois les diffรฉrentes รฉtapes ci-dessus validรฉes, les factures sont disponibles pour รชtre payรฉes. Le client stocke les documents fournisseurs et les indexe ร lโaide de certaines donnรฉes (identifiant fournisseur, montant TTC, date du document et statut de paiement). Il renseigne ensuite lโIBAN รฉmetteur sur les factures ร payer, et gรฉnรจre un fichier auย format SEPAย (format europรฉen qui, depuis quelques annรฉes, vise ร construire un marchรฉ unique des paiements en euros et contribue ร rรฉduire la multiplication des instruments nationaux).
Ce fichier auย format SEPAย pourra รชtre importรฉ de plusieurs maniรจres pour la phase de paiement : soit dans un logiciel de paiement, soit directement sur site bancaire, de maniรจre ร dรฉclencher les virements aux fournisseurs. Lโutilisateur dispose ensuite dโun espace listant les documents pour lesquels la gรฉnรฉration dโun fichier de virement SEPA est disponible : il sรฉlectionne le ou les documents affichรฉs, puis effectue une action groupรฉe de type ยซ gรฉnรฉrer des fichiers SEPA ยป. Il devient alors possible dโeffectuer un contrรดle des virements puis de lancer la crรฉation du fichier (gรฉnรฉralement dans un format XML).
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