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mardi 1 mars 2022

Gestion documentaire : les logiciels de GED pour les entreprises

Actuellement et depuis plusieurs années, les entreprises sont confrontées à des transformations profondes qui ont un impact sur leur activité ainsi que sur les relations avec les clients, les fournisseurs et l’administration. Ces transformations sont directement imputables à l’évolution des technologies numériques, permettant une plus grande centralisation des flux documentaires et de données. Une question se pose alors, notamment pour les structures en situation de transition : comment réussir pleinement la dématérialisation des contenus, et se libérer peu à peu des archives papiers ?

Gestion électronique et archivage papier : une réflexion historique

L’idée-même de « gestion électronique » remonte à de nombreuses années. En 1945, l’ingénieur américain Vannevar Bush imagine ainsi une machine appelée Memex, permettant d’archiver, de lier et d’annoter des documents multimédia. Cette seule logique préfigure déjà ce que sera bien plus tard la GED documentaire, puis les liens hypertexte par la suite. En France, on doit l’indexation de documents à Suzanne Briet, pionnière des Sciences de l’Information et de la Documentation (1). Celle-ci met au point dans les années 1950 les « métadonnées documentaires », qui vont ensuite permettre l’indexation de documents et faciliter le traitement de l’information.

Le terme GED n’arrive qu’au début des années 1980, pour désigner ce que les éditeurs appellent l’informatisation de la recherche de documents imprimés. A cette époque, le papier a toujours une place prépondérante, mais c’est l’ordinateur qui se charge de la gestion des bibliothèques et de la recherche d’information. En France, les innovations dans le domaine n’arrivent qu’en 1995 avec le premier logiciel de gestion documentaire Taurus. L’idée consiste à numériser, stocker et retrouver des documents d’état civil en lien avec la mairie de Bordeaux.

Depuis, et avec l’émergence de préoccupations environnementales, la question de la gestion électronique des documents s’est imposée dans le débat public. De nombreuses sociétés spécialisées dans la conception de logiciel d’entreprise ont émergé, proposant leurs services aux entreprises ainsi qu’aux collectivités. Aujourd’hui par exemple, la solution informatique Zeendoc, éditée par la société française Sages Informatique, offre des solutions GED à plus de 4 000 clients en France et en Europe, et ce depuis le début des années 2000.

Qu’est-ce que la GED pour les entreprises ?

La GED ou Gestion Electronique des Documents représente l’ensemble des processus informatiques dont la fonction vise à optimiser la circulation, la sécurisation et l’exploitation des documents (entrants et sortants) au sein de l’entreprise. De fait, la mise en place d’une telle architecture informatique implique un traitement centralisé et systématisé de tous les types de documents à partir d’une seule et même interface informatique. Les fonctionnalités les plus essentielles de la GED sont les suivantes :

  • La numérisation, le stockage et l’archivage : en d’autres termes, le logiciel d’entreprise prend intégralement à sa charge le cycle de vie du document. Ce qui permet par la suite d’élaborer des processus de gestion documentaire ou « workflow », permettant l’automatisation d’une grande partie des tâches.
  • L’indexation, la recherche, la classification et l’organisation.
  • La collaboration, que ce soit entre collègues ou avec des partenaires externes à l’entreprise : cette dimension de la GED permet le partage, la co-création et même l’annotation de documents.
  •  L’intégration avec des systèmes de back-office comme un ERP ou un CRM, permettant de rationaliser le processus de gestion documentaire et améliorer la connaissance du contenu.

D’autres fonctionnalités notables sont également à mentionner, en lien par exemple avec des questions de contrôle et de gouvernance. En effet, les logiciels GED permettent la mise en place d’un contrôle amélioré des documents, afin de mieux se conformer aux normes et règlements se rapportant à l’activité de l’entreprise.

Quels sont les bénéfices d’une bonne gestion documentaire ?

Arrivé à ce stade, il est légitime pour les entreprises de se demander l’intérêt d’une politique de numérisation systématique des documents. Faut-il oui ou non dématérialiser l’ensemble des archives papier ? La réponse à cette question n’est pas aussi tranchée qu’il n’y paraît : bien que tous les documents soient potentiellement dématérialisables désormais, il est nécessaire d’identifier un contexte et de mener une politique de réflexion en amont, avant de lancer une digitalisation partielle ou complète des documents.

Au final, seuls les documents disposant d’une réelle valeur sur le plan du partage documentaire, ou s’intégrant parfaitement à un processus de gestion documentaire informatisé, peuvent et doivent faire l’objet d’une GED. Ce faisant, on peut identifier plusieurs bénéfices à la mise en place d’une politique de gestion documentaire électronique au sein de l’entreprise :

  • Une augmentation de la productivité : selon les chiffres recueillis par l’Association Information & Management, près de 40% des heures travaillées seraient consacrées à rechercher de l’information. Ainsi, grâce à une solution logicielle décentralisée, les documents deviennent facilement accessibles par tous les collègues et collaborateurs qui disposent des droits requis.
  • Une réduction des coûts et un gain de place : en effet, le coût des archives papier peut être qualifié de considérable, par rapport à la mise en place d’une politique GED efficace. L’impression de document en masse, de même que les envois postaux ne sont plus la norme.
  • La centralisation des données de l’entreprise : désormais et grâce à la GED, les documents sont accessibles immédiatement, consultables et éditables sur simple requête, dans un seul et même espace virtuel géré par les membres d’un groupe.
  • L’optimisation de la sécurité de l’information : en regroupant l’ensemble des documents de l’entreprise dans un cloud sécurisé, les collaborateurs et partenaires de l’ensemble renforcent la confidentialité des données et leur sécurité.

Comment mettre en place une politique de gestion numérique des documents dans l’entreprise ?

Nous savons maintenant en quoi les solutions numériques de gestion des documents peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. Toutefois, la mise en place d’une politique de dématérialisation des documents implique d’en passer par plusieurs étapes de réflexion successives. Celles-ci sont généralement présentées de la manière suivante :

  • L’acquisition et la numérisation des documents : cette action vise à créer, enregistrer, classer et indexer les documents électroniques. Elle peut être le fruit d’une action humaine ou d’un processus automatique (3). A noter que la phase d’acquisition comprend également la collecte des documents numériques (EDI, courriels, etc…).
  • Le traitement (ou la gestion) des documents : cette étape recouvre toutes les actions qui surviennent après la création du document (sécurité et droits d’accès, administration, variation et évolution du document, etc…). C’est ici que se créé l’indexation des documents, par l’entremise de deux typologies : l’indexation par type (offrant une description formelle du document), et l’indexation par mots-clés (visant le contenu du document pour simplifier les recherches).
  • Le stockage des documents et des données numériques : durant cette étape, il est notamment question de traiter la durée de conservation des documents, de manière à permettre une épuration régulière du système.
  • La diffusion des documents, que ce soit auprès des utilisateurs concernés, via Internet ou à l’aide d’un extranet. On identifie ici deux modes de transmission : le mode « pull » (c’est-à-dire l’accès aux documents par les utilisateurs disposant des droits requis) et le mode « push » (qui implique la distribution et l’envoi des documents à un groupe de destinataires désignés au préalable).

Les bénéfices d'une gestion électronique de documents sont réels pour les entreprises, et représente un enjeu économique certain. On estime ainsi que les entreprises qui ont recours à ces nouveaux procédés informatiques voient leur rentabilité accroître de 3 à 5%, quelques temps après la mise en place d'un processus de gestion documentaire dématérialisé.

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