Mise en place en 2013 pour faciliter l’accès à la facture électronique pour les entreprises, la piste d’audit fiable est la « troisième voie » permettant d’envoyer une facture sous format électronique sans s’appuyer sur une signature électronique du document ou un système d’EDI (Echange de Données Informatisées).
La piste d’audit fiable est obligatoire, même avec des factures papier
Comme le montre une étude réalisée par l’APDC, Fidal et l’éditeur Itesoft auprès de 250 décideurs d’établissements de toutes tailles, publiques et privés, français, cette « troisième voie » est en fait mise en place systématiquement dans la plupart des entreprises car obligatoire en cas de vérification de l’Administration Fiscale pour une facture papier.
En cas de non-respect d’une piste d’audit fiable garantissant la conformité des transactions et la valeur probante via à vis de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), les vérificateurs pourront mettre en doute les factures et appliquer des pénalités fiscales. Opposition au droit à déduction de la TVA sur les factures d’achats, et pénalités pour ventes sans facture ou pour mentions erronées.
De fait, la plupart des entreprises sondées n’émettent ou ne reçoivent pas l’ensemble de leurs factures sous format dématérialisé ou signées électroniquement et se doivent donc de fournir une Piste d’audit Fiable pour certaines de leurs factures. Le résultat : seulement 15% des factures reçues par les personnes interrogées gérant des factures électroniques sont envoyées via la méthode de la signature électronique.
Démocratiser la dématérialisation des factures
Malgré ce développement, beaucoup de travail reste à faire pour aider les entreprises à faire le pas vers la dématérialisation des factures. En effet, seulement 21 % des sondés connaissent les contraintes d’archivage et seuls 15 % ont une vision claire des contrôles à mettre en œuvre dans le cadre de leur piste d’audit fiable. Et plus d’une personne sur deux pense encore que le PDF simple (sans signature électronique) ne permet pas de sécuriser ses factures.
Les entreprises craignent un éventuel contrôle fiscal : un répondant sur deux redoute de n’avoir pas « suffisamment » documenté sa piste d’audit fiable pour satisfaire aux attentes du vérificateur, explique l’étude.
Zeen e-facture, notre solution de dématérialisation des factures, permet de répondre simplement et rapidement au double besoin des entreprises mis en avant par cette étude :
De plus, Zeen e-facture ouvre également les portes de la dématérialisation. Une fois les utilisateurs familiarisés à la gestion dématérialisée de factures, l’évolution vers d’autres types de documents et d’informations de l’entreprise s’avère très simple et rapide.
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