Les employeurs ont la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie de leurs salariés depuis 2009. Cette tendance se généralise de plus en plus avec les progrès technologiques. Elle offre de nombreux avantages, tant pour les entreprises que les employés. La dématérialisation de la fiche de paie est d’ailleurs encadrée par la loi du Travail. Il est important de s’y conformer afin que le document numérique puisse avoir la même valeur juridique qu’un bulletin de paie version papier. L’entreprise doit également tenir compte des différentes contraintes relatives à la protection des données personnelles. Elle a l’obligation d’archiver les documents numériques dans des coffres-forts en ligne. Elle doit également conserver un double de la fiche de paie dans un endroit sécurisé pendant une durée minimale de 5 ans. Quant aux salariés, ils peuvent utiliser le document numérique pour faire valoir ses droits auprès de la caisse de retraite et pour souscrire des crédits auprès des établissements bancaires.
Le bulletin de salaire électronique pour l’entreprise
Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs sont en mesure d’établir un bulletin de salaire électronique unilatéralement selon le décret n° 2016-1762. Ils n’ont plus besoin de l’approbation de leurs salariés pour mettre en place ce processus. Ils doivent seulement les prévenir au moins un mois avant l’envoi du premier bulletin de paie numérique. L’État a d’ailleurs permis de mettre en place un format de fiche de paie numérique simplifiée qui est en vigueur depuis 2018 comme l’indique la loi El Khomri de 2016. Cependant, ils sont dans l’obligation de délivrer une fiche de paie en papier si le salarié le demande. Cette opposition peut être formulée par l’employé même après avoir reçu des bulletins de paie numériques. Dans ce cas, la société dispose d’un délai de 3 mois pour rééditer des fiches en version papier. Ces dernières sont remises directement en main propre ou sont envoyées par courrier postal.
La dématérialisation du bulletin de paie présente pourtant de nombreux avantages pour les employeurs. Ces arguments ont fini de les convaincre d’adopter cette méthode, notamment s’ils ont plus de 10 salariés qui travaillent pour eux. Le département des Ressources Humaines se modernise grâce à l’utilisation des logiciels de dématérialisation des fiches de paie. Ils permettent d’automatiser les tâches répétitives et chronophages. Les responsables des Ressources Humaines doivent effectivement établir un bulletin de paie pour chaque salarié. Cela inclut l’importation des données depuis le logiciel de gestion des employés vers le logiciel d’édition de la fiche de paie. Après vérification de la comptabilité, les responsables RH doivent les imprimer et les mettre sous pli. Ils sont également tenus de les affranchir s’il faut les envoyer par la poste. Les fichiers numériques permettent, entre autres, d’avoir une meilleure traçabilité des échanges. L’envoi du document par courrier électronique se fait également automatiquement à chaque fin du mois, conformément aux lois en vigueur.
Cette solution numérique permet également aux entreprises de réaliser des économies considérables. Elles réduisent leur coût sur le papier, l’encre et les enveloppes. Elles bénéficient également d’un prix attractif pour l’archivage des fichiers numériques. Elles profitent ainsi d’un réel gain d’espace dans les zones dédiées au stockage des documents papier.
La conformité réglementaire du bulletin de salaire électronique
L’établissement d’un bulletin de salaire numérique est soumis à la loi. Il a la même valeur juridique que les fiches de paie en version papier. Les salariés peuvent l’utiliser pour justifier le travail effectué ou pour prétendre à ses droits au moment de partir à la retraite. Les établissements bancaires et financiers ne sont pas non plus en mesure de contester la fiche de paie dématérialisée. Elle peut être présentée par le salarié lorsqu’il fait une demande de crédit pour ses différents projets. De ce fait, l’employeur doit garantir l’intégrité du document en y incluant toutes les informations obligatoires. Elles concernent, notamment, les détails sur l’entreprise. En plus de son identification, son numéro SIRET et son code APE doivent être visibles sur la fiche de paie dématérialisée. Il est tout aussi important d’y indiquer les conventions collectives applicables. À défaut, il faut faire mention des articles relatifs au Code du travail, en l’occurrence les préavis et les congés payés. Sur la partie concernant le salarié, les données obligatoires sont son identification, son poste et sa classification conventionnelle. Comme sur un bulletin de paie classique, l’employeur est tenu d’indiquer le travail effectué par son salarié. Il est également indispensable de mentionner les heures de travail et les heures supplémentaires. Pour ce qui est du salaire, il faut détailler le salaire de base, le salaire brut et le salaire net. Ce dernier est déduit du montant du prélèvement à la source ainsi que celui des cotisations, des prévoyances et des contributions sociales.
La remise du bulletin de paie dématérialisée à son titulaire se fait de manière confidentielle et sécurisée. L’entreprise est en mesure de le convertir en version PDF en vue de son stockage sur un serveur en ligne. Le document numérique doit être protégé par des codes de cryptage, des signatures électroniques et du hachage. Seuls le salarié et le département des Ressources Humaines peuvent accéder à ces informations. L’employeur est tenu de conserver un double des bulletins de paie pendant au moins 5 ans, que ce soit en version papier ou en version numérique. Ces fichiers numériques sont accessibles pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait 75 ans. Si jamais l’entreprise cesse son activité, elle doit informer ses employés au moins trois mois avant l’échéance. De cette manière, ils ont le temps de récupérer tous leurs documents. La méconnaissance de ces règles sur la dématérialisation du bulletin de paie est passible d’une amende similaire à la non-remise d’une fiche de paie version papier.
Le bulletin de salaire électronique pour le salarié
Le salarié profite également des avantages du processus de dématérialisation de la fiche de paie. Il peut y accéder à tout moment en entrant son identifiant et son mot de passe depuis tout terminal doté d’une connexion Internet. Cette solution lui évite ainsi d’égarer ses documents par mégarde ou de se faire pirater par un tiers. Il faut savoir que le processus de dématérialisation est soumis à la Règlementation sur la protection des données ou RGPD. De ce fait, l’entreprise veille à ce que les informations confidentielles et personnelles ne soient jamais divulguées. L’employé n’est également plus tenu de les ranger dans les classeurs, comme pour les fiches de paie version papier. Il est, en effet, plus simple de faire une recherche rapide sur l’espace de stockage GED dédié pour retrouver un document précis. En plus de sa fiche de paie, il peut aussi accéder à son contrat de travail, au règlement intérieur de l’entreprise ou encore à ses jours de congé. Il faut aussi savoir que les employeurs doivent ajouter une version numérisée du bulletin de paie sur la plateforme associée au Compte Personnel d’Activité. Les salariés doivent pouvoir consulter leurs fiches de paie sur ce site, même si les documents n’y sont pas archivés. Par ailleurs, la plateforme permet d’accéder au Compte professionnel de prévention, au compte professionnel de formation et au compte d’engagement citoyen
