La gestion de la paie est une des fonctions stratégiques du service RH. La distribution des fiches de paie s'effectue encore sur papier dans bien des entreprises. Elle est pourtant coûteuse en temps et en ressources. Le passage aux bulletins de salaire dématérialisés simplifie les processus RH et réduit les coûts de gestion. Cette dématérialisation s'inscrit par ailleurs dans une stratégie globale de transformation numérique de l'entreprise. Comment passer avec fluidité à la fiche de paie dématérialisée ? Quels sont les écueils à éviter ? Voici nos conseils pour réussir à dématérialiser le bulletin de paie dans votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une fiche de paie dématérialisée ?
Le Code du travail impose à l'employeur de remettre un bulletin de paie au salarié. Lors de chaque versement mensuel de salaire, un document justificatif est distribué aux salariés. Historiquement imprimé, le bulletin de paie évolue et se dématérialise. On parle de bulletin de paie dématérialisé ou de bulletin de paie électronique. C'est une réplique identique à la version papier, mais au format numérique. Les salariés reçoivent une notification chaque mois pour les informer de la mise à disposition de leur bulletin de paie dématérialisé dans un coffre-fort électronique. Ils se connectent à un espace sécurisé pour pouvoir le consulter en ligne. Pour passer au bulletin de paie électronique, l'entreprise doit se conformer à un cadre juridique strict.
Respecter la loi qui encadre la dématérialisation de la fiche de paie
Le Code du travail confère la même valeur juridique au bulletin de paie dématérialisé qu'au bulletin papier. La loi évolue progressivement pour encourager la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. Cette démarche débute avec la loi du 12 mai 2009 qui modifie les articles L3243-2 et L3243-4 du Code du travail. Elle autorise ainsi l'employeur à remettre les bulletins de paie sous forme électronique aux salariés. Il est cependant nécessaire d'obtenir leur accord au préalable et de garantir l'intégrité des données concernées. L'édition de bulletins de paie dématérialisés demeure cependant peu répandue.
Par la suite, la loi Travail du 8 août 2016 supprime la notion d'accord préalable. C'est le salarié qui doit manifester son désaccord. Il dispose donc d'un droit d'opposition à la mise en place du bulletin numérique. Avant de dématérialiser les bulletins de paie, l'employeur doit prévenir le salarié un mois à l'avance. Celui-ci peut faire part de son opposition à tout moment. Un refus peut intervenir avant ou après la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie. L'employeur a alors trois mois pour prendre en compte la demande du salarié.
Les obligations de l'employeur concernant le bulletin de paie dématérialisé
Dans le cadre de la gestion de la paie, l'employeur est tenu à un certain nombre d'obligations. Créer un bulletin de paie électronique conforme est la première étape. Il doit être disponible, confidentiel et inaltérable.
Créer un bulletin de salaire électronique conforme
Un bulletin de paie dématérialisé doit comporter les mêmes éléments obligatoires que le bulletin papier. Il s'agit :
- De l'identité du salarié et de l'employeur ;
- Des heures de travail effectuées et des congés payés ;
- Du montant du salaire ;
- Des cotisations ;
- Du montant du prélèvement à la source.
Pour mettre en œuvre une gestion dématérialisée de la paie, l'entreprise doit créer une version électronique conforme à ce que contiendrait un bulletin traditionnel.
Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé
L'entreprise doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés :
- Soit pendant une durée de 50 ans ;
- Soit jusqu'aux 75 ans du salarié.
Elle doit par ailleurs conserver les fiches de paie électroniques des salariés dans ses locaux pendant cinq ans. Au-delà de ce délai, le bulletin de paie reste disponible, mais pas nécessairement accessible par le biais de l'entreprise. La récupération des bulletins de paie par le salarié doit être simple, sans manipulation complexe ou répétitive. Le format du document doit être couramment utilisé, le PDF par exemple.
En cas de disparition du prestataire qui assure la conservation des bulletins de paie électroniques, l'entreprise doit informer les salariés. Elle dispose d'un délai de trois mois avant la date de fermeture de l'espace de stockage sécurisé. Le but étant de laisser le temps aux salariés de télécharger tous leurs bulletins de paie. Si ce délai n'est pas respecté, l'entreprise encourt une amende de 450 € par fiche de paie.
Assurer la conservation du bulletin de paie dématérialisé
Les conditions d'archivage des bulletins dématérialisés doivent garantir leur confidentialité et leur intégrité. Les informations présentes dans le bulletin de paie sont des données personnelles. Elles sont confidentielles. Seul le salarié doit y avoir accès. L'entreprise doit donc vérifier que le règlement sur la protection des données (RGPD) est appliqué à chaque étape du processus de paie. C'est bien sûr aussi le cas lorsque celui-ci est dématérialisé.
Le bulletin de paie dématérialisé ne doit pas pouvoir être modifié. Il est protégé par des codes de cryptage, un horodatage ou via une signature électronique. La sécurisation des données est aussi assurée par son dépôt dans un espace sécurisé ou un coffre-fort numérique. Celui-ci garantit que le document n'a pas subi de modification. Il est relié au compte personnel d'activité (CPA) du collaborateur. Il s'agit d'une plateforme créée par l'État qui rassemble tous les documents associés à l'activité professionnelle des salariés.
Communiquer sur les avantages d'un bulletin de paie électronique auprès des salariés
L'engagement des salariés est un prérequis pour dématérialiser les fiches de paie. À l'entreprise d'entreprendre les actions pertinentes pour communiquer sur les bénéfices qu'en retireront les salariés.
L'enjeu de l'adhésion des salariés au bulletin de paie dématérialisé
Susciter l'adhésion des salariés est indispensable pour pouvoir passer à la fiche de paie dématérialisée. Le service RH devra en effet revenir en arrière si un collaborateur refuse de recevoir un bulletin de paie dématérialisé. Devoir associer gestion de bulletins électroniques et distribution de bulletins papier ajoute de la complexité à la gestion de la paie. Or, les bulletins de salaire sont des documents sensibles. Les collaborateurs s'inquiètent du respect de la confidentialité de leurs informations. Ils se demandent parfois s'ils pourront contracter un prêt immobilier ou calculer leurs droits à la retraite en s'appuyant sur un bulletin dématérialisé.
Mettre en avant les avantages de la dématérialisation de la fiche de paie
Pour sensibiliser les salariés aux bénéfices de la dématérialisation de la fiche de paie, l'entreprise peut notamment :
- Lancer des campagnes de communication dédiées ;
- S’appuyer sur les délégués du personnel.
Une fiche de paie dématérialisée est consultable en ligne depuis tout type de support. Cela diminue le risque de perte des fiches de paie pour le salarié et représente aussi un gain de place. Une recherche rapide permet d'accéder aux bulletins de paie et de retrouver un exemplaire précis. C'est particulièrement appréciable lorsque l'on change d'entreprise. Le collaborateur garde en effet accès à ses bulletins de paie après son départ. La pérennité des données est assurée.
Informez aussi les salariés sur l'existence du CPA. Soulignez l'obligation de l'entreprise d'y déposer les bulletins de paie électroniques. Pour les salariés, cela représente une double garantie. Une communication sur la confidentialité des fiches de paie contribue aussi à les rassurer. Faites valoir que le RGPD s'applique au processus de dématérialisation. Les informations personnelles des collaborateurs sont protégées et ne sont pas divulguées. Expliquez le fonctionnement du coffre-fort numérique personnel pour illustrer sa sécurité.
Nous gérons à peu près 1000 factures fournisseurs et 800 factures clients par mois et les 200 bulletins de paie numérique de nos salariés.
Choisir le bon logiciel pour accompagner la dématérialisation des fiches de paie
Les entreprises font souvent appel à un prestataire pour assurer le stockage et la distribution des bulletins de paie électroniques. Reste à faire le bon choix. Identifier le logiciel de dématérialisation du bulletin de paie adéquat implique de se poser plusieurs questions. Vérifiez que le logiciel propose des services en conformité avec la loi. Ses fonctionnalités doivent comprendre :
- L’intégration avec le logiciel de paie utilisé par l'entreprise ;
- Le dépôt de la fiche de paie dans un coffre-fort numérique ;
- La notification des collaborateurs au dépôt d'un nouveau bulletin ;
- L’accès par authentification sécurisée ou le recours à la signature électronique.
La pérennité de la solution est importante. Elle garantit la conservation des documents de paie sur le long terme. Le prestataire doit par ailleurs être agréé par le ministère du Travail pour pouvoir déposer les bulletins de paie électroniques sur le CPA. Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est un choix judicieux. Cette solution accompagne la dématérialisation des fiches de paie en toute efficacité. Les fiches de paie sont automatiquement classées dans le coffre-fort numérique du salarié correspondant. Le système d'archivage électronique d'un logiciel GED garantit également la sécurité des fiches de paie électroniques.
