La numérisation de documents et d'archives fait partie des enjeux d'une entreprise. Un volume toujours croissant de documents et de dossiers s'accumule au fil des ans. L'entreprise produit au fur et à mesure des factures, contrats ou documents fiscaux. Elle doit ensuite assurer leur traitement et leur conservation pour respecter ses obligations. Or, l'archivage des documents papier est coûteux. Le passage au format numérique apporte une solution qui s'inscrit de plus dans l'évolution des usages. Pour faciliter la transition numérique de votre entreprise, il est important de bien cerner le sujet et d'avoir en tête les questions à se poser au cours du projet.
Les enjeux de la numérisation de documents pour les entreprises
Scanner un document original permet d'obtenir une version numérique. C'est le fondement de la numérisation d'un document. La numérisation présente divers avantages pour les entreprises. Les copies numériques réalisées selon certains critères peuvent dorénavant être utilisées pour répondre aux obligations légales de conservation des documents.
Des documents papier aux fichiers numérisés
La numérisation de documents consiste à générer une copie électronique à partir d'un document au format papier. Les données du document original sont retranscrites dans le format numérique, qu'il s'agisse d'image ou de texte. Pour que cette opération soit possible, il faut :
- Procéder à la numérisation du document via un scanner ;
- Enregistrer le document dans le format choisi, le plus fréquent étant le format PDF (portable document format).
La numérisation de documents originaux facilite leur traitement et leur gestion par les collaborateurs.
Les bénéfices de la numérisation de documents pour les entreprises
La mise en œuvre de la numérisation de documents présente de nombreux avantages pour les entreprises. Créer une version numérique à partir d'un document papier permet notamment de :
- Réduire l'espace d'archivage physique des versions papier ;
- Réduire les coûts de stockage ;
- Diminuer la consommation de papier dans une optique écologique ;
- Diminuer le risque de perte.
Les entreprises ont donc tout intérêt à numériser leurs documents. En outre, l'évolution du Code civil confère une valeur juridique à une copie numérique sous certaines conditions.
La copie numérique acquiert une reconnaissance en tant que preuve
Une durée de conservation et d'archivage est fixée pour certains documents de l'entreprise, tels que des factures ou des dossiers du personnel. En 2016, le Code civil reconnaît à la copie numérique la même valeur juridique que le document au format papier. On distingue cependant entre copie fidèle et copie fiable. Une copie numérique fidèle a une valeur probatoire. Il lui faut pour cela respecter les conditions prévues par le Code civil :
- Qualité de numérisation du texte ou de l'image ;
- Suivi du contexte de numérisation (date, auteur) ;
- Attribution d'une empreinte électronique pour garantir l'intégrité du document.
Une copie numérique fiable a, quant à elle, une valeur probante. Le fichier numérique doit répondre aux mêmes exigences que la copie fidèle. S'y ajoutent les points suivants :
- Une documentation et un contrôle du processus de numérisation ;
- Un historique des opérations de numérisation ;
- Un stockage dans un système d'archivage électronique qui assure que la copie ne soit pas altérée.
Depuis 2019, les fichiers au format PDF peuvent être utilisés lors d'un contrôle de l'URSSAF ou d'un contrôle fiscal. Ils doivent pour cela être des copies numériques fiables. Une solution de gestion électronique des documents (GED) est alors nécessaire pour fournir un archivage adéquat.
Bien cadrer le projet de numérisation des documents de votre entreprise
Les objectifs de la numérisation doivent être clairs et partagés. Une fois les documents et les ressources concernés identifiés, l'entreprise peut dérouler le projet de numérisation efficacement.
Définir les objectifs du projet de numérisation de documents
Bien définir les besoins de votre entreprise en termes de numérisation est un prérequis essentiel. Pourquoi numériser vos documents ? Voulez-vous principalement diminuer l'espace occupé par vos archives papier ? Souhaitez-vous faciliter en priorité la recherche et l'accès aux données ? Quels sont les processus métiers sur lesquels le projet aura un impact ? Cette réflexion vous permet :
- De commencer à dimensionner votre projet ;
- De sélectionner les solutions de gestion externe adaptées.
Identifier les documents et dossiers à numériser
Il s'agit ensuite de déterminer quels documents ont vocation à être numérisés. Il vous faut connaître leur typologie, leur format, ainsi que les usages qui en sont faits. Il n'est souvent pas pertinent de numériser l'ensemble des documents d'une entreprise. Numériser un document qui n'a pas besoin d'être partagé ou consulté n'a pas de valeur ajoutée. Mieux vaut définir des priorités en fonction de :
- La fréquence de consultation ;
- Les besoins d'accès partagé ;
- Les besoins de mise à jour régulière ;
- Les obligations de conservation ;
- La confidentialité des données.
La numérisation peut concerner un ensemble de documents papier préexistants, stockés dans des archives. Assurez-vous que les divers systèmes de classement par dossier sont bien pris en compte. La numérisation peut aussi s'appliquer à des flux de documents entrants, dont l'information doit être traitée au fur et à mesure. Des factures ou des contrats sont de bons exemples. Un contrôle doit être effectué sur ce type de document. Ils doivent ensuite être conservés. Vous aurez dans ce cas intérêt à utiliser aussi une application de gestion électronique de documents.
Identifier les ressources du projet de numérisation de documents
Les sociétés adoptent différentes stratégies en fonction des ressources disponibles pour mener à bien leur projet de numérisation. La numérisation sera-t-elle effectuée en interne par les collaborateurs, y compris pour les archives préexistantes ? Se pose d'abord la question du matériel nécessaire à la numérisation. Disposez-vous en interne d'un scanner et des logiciels adaptés ? D'autres questions suivent. Des ressources humaines suffisantes peuvent-elles scanner les archives ? Existe-t-il un espace dédié pour ce faire ? Il est souvent plus pertinent de faire appel à un prestataire expert en numérisation.
Choisir une solution de numérisation de documents pertinente
Pour choisir parmi les solutions externes de numérisation de documents, plusieurs aspects doivent être validés. Le prestataire prend-il en charge des formats spécifiques si vous en avez (grandes dimensions, plans techniques) ? Quel sera le lieu où s'effectuera la numérisation ? Le prestataire peut assurer le retrait des archives depuis votre site, ou les numériser sur place lorsque les données ou informations sont sensibles. Vérifiez aussi qu'un contrôle qualité est effectué sur un échantillon représentatif de documents. Décidez enfin du mode de mise à disposition des versions numérisées : via une copie sur disque dur, sur clé USB ou en ligne.
Inscrire la numérisation de documents dans une stratégie globale de dématérialisation
Comme nous avons pu l'expliquer tout au long du document, la numérisation est donc, le procédé informatique par lequel un document papier devient un fichier numérique. Cependant, la dématérialisation va plus loin que l'action qui consiste à scanner un document original. Elle transforme les processus de gestion des documents. De la production à l'archivage, l'information documentaire est gérée de façon numérique. Pour mettre en place la dématérialisation des documents, les sociétés s'appuient sur des solutions GED. Les documents sont intégrés directement dans la GED et archiver électroniquement une fois le document déposé.
La GED complète la numérisation de documents et sécurise les données dans un espace numérique protégé. Les fichiers numériques sont reconnus et un système de classement automatisé est mis en place. La recherche avancée d'un document est facilitée, y compris à partir d'éléments de contenu. Les collaborateurs peuvent également travailler en commun sur un même fichier en ligne. Lorsque numérisation de documents et GED vont de pair, la transition numérique des sociétés est accélérée.
