En tant qu'assistant ou assistante, votre travail assure un fonctionnement fluide de l'entreprise. Les sollicitations sont fréquentes et une bonne organisation ne suffit pas toujours à venir à bout de toutes les tâches de la journée. S'appuyer sur un outil pour la gestion du temps est essentiel pour vous épauler au quotidien. L'offre d'outils de ce type est abondante. Ils ont pour but de vous aider à gagner du temps dans la réalisation de vos tâches et activités. Comment choisir le bon logiciel pour optimiser votre temps de travail ? Voici nos conseils pour identifier un outil pour la gestion du temps dédié aux assistants.
S'appuyer sur le bon outil pour optimiser la gestion de son temps
Une gestion du temps efficace facilite l'accomplissement de votre travail au quotidien. De multiples outils existent pour vous y aider. Choisissez celui dont les fonctionnalités vous assurent un gain de temps sur l'ensemble de vos activités.
La gestion du temps est clé dans un contexte de travail complexe
Le travail d'assistant ou d'assistante recouvre des activités diverses qui varient en fonction des postes. Les tâches sont multiples et coexistent. Elles peuvent avoir trait à :
- La gestion administrative et comptable ;
- La gestion du personnel ;
- La gestion de l'agenda d'un manager ou d'une équipe ;
- Le suivi de projet.
L'entreprise évolue en permanence et les tâches ont tendance à se complexifier. Il s'avère donc essentiel pour un assistant de faire preuve de méthodologie. Ceci est d'autant plus vrai que de nombreux imprévus interrompent souvent le travail. Une bonne gestion du temps se montre donc indispensable pour tout conjuguer au quotidien. C'est la clé pour accroître votre efficacité professionnelle.
Une offre d'outils de gestion du temps souvent incomplète
La gestion du temps est un concept large. En découle une offre surabondante d'outils dédiés à ce qui est devenu une discipline à part entière. Ils se focalisent souvent sur un seul aspect de la gestion du temps. On distingue en général des outils dédiés :
- Au suivi du temps alloué à chaque tâche ou à chaque activité au cours de la journée ;
- À l'utilisation d'une liste de tâches priorisée ;
- À la gestion du planning et de l'agenda des collaborateurs ;
- À la gestion de projets à travers un planning et une supervision du travail d'équipe.
Les objectifs de ces outils sont aussi diversifiés que leurs formes : outils en ligne, applications ou logiciels.
Tous ces outils promettent une amélioration de la gestion du temps à leurs utilisateurs. Mais rares sont ceux dont l'utilisation est pensée pour optimiser le temps d'un assistant ou d'une assistante. Alors quelle méthode adopter et à quel outil se fier ? S'équiper d'une solution pour améliorer votre gestion du temps nécessite une approche plus globale. L'organisation de votre charge de travail et de vos tâches constitue déjà une activité que vous réalisez au quotidien. Pour véritablement gagner en productivité, et donc en qualité de vie au travail, mieux vaut choisir une solution adaptée aux besoins de votre métier.
Cibler un outil qui optimise votre temps en s'adaptant à vos activités
L'outil adéquat est celui qui vous fait gagner le plus de temps sur l'ensemble de vos activités. L'application de gestion électronique de documents (GED) répond à cette exigence. Ce logiciel s'adapte aux spécificités du travail d'assistant pour maximiser le gain de temps sur vos activités. Via le logiciel GED, les documents d'entreprise sont dématérialisés. Ils sont automatiquement classés et archivés dans un espace sécurisé. Vous accédez à tous les contenus en ligne en un clic.
Les atouts des applications GED pour la gestion du temps des assistants
Avec la GED, les tâches répétitives sont automatisées pour que vous puissiez vous consacrer à des activités à haute valeur ajoutée. Voici les principaux aspects sur lesquels une application GED vous fait économiser du temps.
Une application GED pour simplifier la gestion des e-mails
La gestion des e-mails est une activité chronophage. Collaborateurs, clients ou fournisseurs vous envoient un volume considérable d'e-mails. Leur flux arrive en continu au cours de la journée. Leur gestion vous empêche souvent d'être efficace dans votre travail. Elle se superpose aux autres tâches prévues au planning.
L'application GED vous fait gagner du temps en automatisant le classement et l'archivage de ces e-mails. Vous n'avez plus à rechercher longuement un échange spécifique dans vos e-mails. Le logiciel GED les indexe et les classe automatiquement dans des dossiers accessibles en ligne. Vous gagnez en efficacité et minimisez le risque de perte d'e-mails.
Une application GED pour faciliter la circulation des informations et des données
Votre fonction d'assistant ou d'assistante fait de vous un relais des informations au sein de l'entreprise. Manager et collaborateurs de l'équipe comptent sur vous pour les faire circuler. En rendant tous les documents et les contenus accessibles à tous dans un même espace, une application GED favorise l'autonomie de votre équipe. Ceci vous évite d'envoyer de messages et diminue votre charge de travail.
Le traitement des informations clés par le logiciel GED permet également un gain de temps. Cette fonctionnalité diminue le temps consacré aux aspects comptables et administratifs de votre métier. Le logiciel GED extrait automatiquement les écritures comptables. Il les transmet directement à votre logiciel. Vous pourrez économiser le temps habituellement consacré à la saisie des données. La liste de vos tâches administratives et comptables s'en trouve allégée.
Une application GED pour fluidifier les échanges avec les clients au quotidien
Votre rôle d'interface avec les clients est une partie de votre activité qui prend souvent du temps. L'assistant est en effet en première ligne pour créer et suivre les factures et devis client. Les échanges téléphoniques pour répondre aux questions des clients ou les relancer sont coûteux en temps. Le logiciel GED facilite le partage de données spécifiques avec les clients de l'entreprise. Il leur donne un accès sécurisé en ligne aux documents qui les concerne. Vous contrôlez les éléments que vous souhaitez leur diffuser. Cet échange vous permet de réduire le temps passé à répondre aux appels des clients.
Une application GED pour gagner du temps dans l'assistance aux ressources humaines
La gestion administrative du personnel compte souvent parmi les activités d'un assistant. Elle inclut :
- La gestion des dossiers du personnel ;
- La finalisation des contrats de travail ;
- La gestion des notes de frais ;
- Le suivi de l'accueil, de la présence et des départs des salariés ;
- Les éventuelles réponses à apporter aux questions des collaborateurs.
Une tâche liée aux ressources humaines est sensible et donc chronophage. À travers un logiciel GED, vous rassemblez tous les documents liés au personnel et automatisez certains processus.
Toutes les données des collaborateurs sont centralisées et disponibles en ligne dans votre application GED. Leur confidentialité est assurée par un archivage sécurisé. Vous accédez en un clic à tous les documents, ce qui vous fait gagner du temps dans la gestion des ressources humaines. Retrouver les anciens bulletins de paie des salariés n'est plus un casse-tête. Les interactions entre les salariés et l'entreprise sont tracées dans leur intégralité.
Une application GED pour structurer l'organisation de vos tâches
Les outils de collaboration intégrés dans un logiciel de GED permettent de dématérialiser les processus administratifs. L'exemple type est celui de la gestion et de la validation des factures. En vous connectant à votre logiciel GED, vous savez exactement quelle tâche effectuer. Vous avez une vision globale des actions restant à réaliser par d'autres utilisateurs. Cela vous permet de passer d'une tâche à l'autre aisément. Des rappels à échéance sont programmés pour respecter les délais prédéfinis.
La dématérialisation du dossier fournisseurs
Découvrez tout ce dont vous avez besoin de savoir sur la dématérialisation du dossier fournisseurs dans une GED !
La dématérialisation du dossier clients
Découvrez tout ce dont vous avez besoin de savoir sur la dématérialisation du dossier clients dans une GED !
La dématérialisation du dossier RH
Découvrez tout ce dont vous avez besoin de savoir sur la dématérialisation des ressources humaines dans une GED !
Avec une application GED telle que Zeendoc, vous pouvez donc vous consacrer pleinement aux activités qui constituent le cœur de votre métier d'assistant. Elle vous permet d'automatiser des suites d'actions. Le gain en temps et en productivité est considérable.
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