Commençons par savoir si vous êtes un potentiel acquéreur d’un ECM ?
Vous souhaitez améliorer votre gestion documentaire afin qu’elle soit mieux organisée au sein de votre entreprise. Vous souhaitez enlever cet obstacle à la productivité, qui est à la fois chronophage et frustrant pour vous et vos salariés ?
Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vous pourriez gagner en gérant vos documents d’entreprise par voie électronique sans limite de temps ni de lieux ? Combien d’espace de stockage vous pourriez économiser dans vos locaux ? Combien il serait plus facile d’accomplir votre travail si vous pouviez accéder aux documents dont vous avez besoin depuis votre domicile ou sur la route ?
Accroître la productivité et l'efficacité est le cri de guerre de toutes les organisations en 2021, surtout lorsqu'il s'agit de processus manuels, de gestion des données et, en fin de compte, d'amélioration de la rentabilité. L'ECM est peut-être le meilleur outil pour atteindre ces objectifs.
Qu'est-ce que l'ECM ?
ECM est l'abréviation de Enterprise Content Management (aussi appelé Electronic Content Management) signifie gestion de contenu d'entreprise. En France, c’est le terme GED qui définit ce type de logiciel : Gestion électronique de documents.
C’est une solution de collaboration dans le cloud conçue et utiliser par les entreprises pour stocker, gérer et organiser les documents en temps réel, ce qui permet aux organisations de rationaliser les processus commerciaux et de rendre les opérations quotidiennes plus efficaces. En raison de l'explosion des informations numériques et de la nécessité de les organiser ainsi que de les sécuriser, les entreprises privées comme public s’intéresse de plus en plus aux outils comme l’ECM.
Les organisations qui souhaitent améliorer leurs opérations et rester à la pointe de la technologie doivent envisager de mettre en œuvre l'ECM. Mais comment fonctionne l'ECM ? Pour vous aider, voici cinq composants et avantages clés de l'ECM que les entreprises de tous types peuvent réaliser lorsqu'elles mettent en place un logiciel ECM :
1.    La capture de données via un logiciel ECM (GED)
La gestion du contenu de votre entreprise commence par la capture et l'importation de vos informations dans une base unique numérique sécurisé, une bibliothèque numérique séparé par des classeurs thématiques, en quelque sorte. Les documents peuvent être capturés et déposés à l'aide de diverses méthodes, notamment en numérisant des documents papier et en créant des formulaires électroniques, ou en important du contenu déjà numérique, comme des documents Microsoft Office des photos (ex : notes de frais) ou des PDF. Il peut y avoir aussi des passerelles entre divers logiciel métier comptable, Rh, etc…
Non seulement les fichiers électroniques permettent d'éliminer les problèmes liés au stockage et à la gestion des documents papier, mais ils contribuent également aux initiatives écologiques de votre organisation. Selon l’ADEM (Agence De l'Environnement et de la Maîtrise de l'Énergie), tous les ans, un employé utilise 70 à 85 kg de papier. Au-delà des coûts que cela engendre, une telle utilisation de papier est surtout un désastre écologique qu'il est tout à fait possible de diminuer.
L’ECM permet :
- L’archivage électronique ;
- La gestion des bulletins de salaire électronique ;
- La dématérialisation des factures ;
- La dématérialisation du dossier clients ;
- La dématérialisation du dossier fournisseur ;
- L’automatisation d’envoi de factures électroniques aux collectivités et aux établissements publics (Chorus Pro) ;
- La signature électronique de documents ou de contrats commerciaux
- La gestion des notes de frais ;
- La dématérialisation du dossier des ressources humaines ;
- La gestion et l’export comptable.
2.    Une base unique intégrée à une solution d’Enterprise Content Management
De nombreuses organisations conservent des enregistrements et des données dans de multiples formats et de multiples emplacements, allant des plateformes en ligne comme Google Drive, Dropbox ou Icloud aux ordinateurs de bureau personnels ainsi qu’aux armoires physique rempli de dossiers.
Le problème majeur de la conservation des documents matérialisé et dématérialiser dans divers espaces de stockage est essentiellement qu’ils peuvent conduire à une perte de données, à des violations de sécurité ainsi qu’à la duplication de fichier et plus encore.
Un espace de stockage centralisé et numérique permet aux utilisateurs de visualiser n'importe quel document, de consulter les métadonnées des documents, de gérer l’ensemble des dossiers et d'organiser les documents qu'ils contiennent.
La centralisation des documents permet de retrouver plus facilement les informations et de les stocker en toute sécurité. Il améliore également la collaboration des employés, puisque les employés de tous les services et de toute l'entreprise auront accès aux documents nécessaire à leur activités respective ainsi qu’en fonction des droits d’accès. Le partage et l’envoi ne s’arrête pas uniquement à l’interne, il peut être en externe avec les fournisseurs ainsi que les clients.
3.   Sécurité des documents
Les solutions ECM optimisent les pratiques de gestion des documents et protègent contre les risques de sécurité et de cyberattaques, tout en offrant un moyen simple de rester à jour par rapport aux besoins de conformité croissantes vis-à -vis des administrations publiques.
De plus, grâce à des paramètres de sécurité personnalisables, l'ECM permet aux organisations de protéger leurs informations contre tout accès ou modification non autorisés aux documents sensible.
L'ECM contribue à renforcer la sécurité en permettant aux administrateurs de :
- Restreindre l'accès aux dossiers, documents et autres informations ;
- Surveiller les données de connexion et de déconnexion ;
- Surveiller la modification et la destruction des documents pour garantir la conformité ;
- Surveiller l’ouverture, la visualisation et le téléchargement des données.
Sans protocoles de sécurité appropriés, les conséquences peuvent être dévastatrices, entraînant la perte de données personnel sur les employés, d’informations commerciales confidentiels et d'informations sur les clients & les fournisseurs.
Tout aussi important, cela peut également engendrer à une perte de confiance des clients et des fournisseurs.
4.    La recherche de documents
Un système ECM est différent d'un système de gestion de contenu (CMS) ou d'un programme de partage de fichiers. Dans le référentiel, vous pouvez trouver n'importe quel contenu en recherchant différents aspects d'un document, notamment :
- Le type de document ;
- La date de création du document ;
- Mots clés ou texte intégral ;
- Phrases ou mots contenues dans le document ;
- Les noms des utilisateurs qui ont déposé le document ;
- Métadonnées ;
- Ou toute autre métadonnée.
La possibilité d'effectuer une recherche simple via un moteur de recherche peut réduire considérablement le temps passé à chercher des informations, ce qui améliore la productivité des employés et le service à la clientèle. Sans ECM, les employés passeront probablement beaucoup trop de temps à chercher des informations au lieu d’effectuer le travail pour lequel ils ont été engagés, le travail qui contribue à la croissance et à la rentabilité de votre entreprise.
L’ECM est un bon moyen de favoriser les tâches à faibles valeur ajoutée
La possibilité de retrouver rapidement et précisément toutes les informations dont vous avez besoin en un clic est un avantage majeur pour tous les secteurs de votre entreprise, surtout pour le département financier. Le fait de disposer de données et de rapports en temps réel et à la demande permet de rationaliser les clôtures de fin de mois, les services de paiement et le processus d'audit d'importation qui nécessite une documentation importante. Vous et vos employés n'avez pas besoin d'un spécialiste pour extraire les données et exécuter des rapports personnalisés, ce qui signifie que les informations sont disponibles pour tous ceux qui en ont besoin, quand ils en ont besoin, depuis n’importe quel endroit.
5.    Processus automatisés axés sur les documents
L'automatisation des processus axés sur les documents accroît l'efficacité du lieu de travail en éliminant les tâches manuelles, telles que la photocopie et la remise en main propre de différents documents. En étant automatisés, ces processus deviennent plus rentables, rationalisés et exempts d'erreurs.
Les avantages des systèmes de gestion de documents d’entreprise sont infinis. L'ECM peut être utilisé par n'importe quel service dans n'importe quel type de secteur d’activité, y compris la santé, la construction, la finance, la fabrication, la distribution, l'éducation et plus encore. De nombreuses entreprises constatent qu'après avoir intégré une solution ECM dans leur flux de travail, leur système de gestion des documents contribue à améliorer la productivité et l'engagement du personnel.
Mais quel est le retour sur investissement de l’acquisition d’un ECM ?
Certes, il varie en fonction de l'entreprise, du degré d'adoption par les employés et du type de système ECM utilisé, mais si nous prenons le cas de 2J – Impression, une entreprise dans le secteur de la distribution qui utilise ZEENDOC, ils ont diminué de 50% leurs dépenses liées à la gestion documentaire en moins de 5 mois et divisé par 2, voir par 3 le temps de génération d’écritures comptables.
