Solution rapide pour passer à la facturation électronique obligatoire

En France, à partir de septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA auront l'obligation de réception et d'émission de factures électroniques au format structuré. Elles devront pour cela passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Cette réforme implique la gestion des flux de données, le respect des obligations fiscales, et l'intégration aux outils comptables. Pour éviter erreurs, retards de paiement et sanctions de l'administration, découvrez comment mettre en place une solution rapide pour la facturation électronique obligatoire.

Facturation électronique obligatoire : l'urgence pour les entreprises de se préparer à la réforme

La réforme de la facturation électronique va progressivement entrer en vigueur en France, à partir de septembre 2026. Elle concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, avec des obligations de réception, puis d'émission, selon leur taille, via une plateforme de dématérialisation partenaire. Les nouvelles exigences et les échéances qui se rapprochent impliquent une adaptation rapide des outils et des processus.

Une obligation réglementaire de facturation électronique pour toutes les entreprises françaises

Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cette obligation de réception s'applique aussi bien aux grandes entreprises qu'aux PME et micro-entreprises, dès lors qu'elles sont assujetties à la TVA. L'émission des factures électroniques deviendra obligatoire selon un calendrier graduel. Pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire cette obligation interviendra à partir de septembre 2026. Les autres devront se mettre en conformité pour le 1er septembre 2027.

À la suite de l'annonce d'octobre 2024, l'État a renoncé au portail gratuit de facturation (PPF) au profit d'un modèle entièrement basé sur des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) privées. Cela signifie que chaque facture électronique devra être transmise via une PDP. Elle devra également correspondre à un format exigé par l'administration fiscale, c'est-à-dire Factur-X, UBL ou CII.

De nouvelles exigences techniques et fiscales à anticiper pour la gestion des factures électroniques

La réforme implique la dématérialisation des factures papier. Elle induit l'automatisation des échanges et rend obligatoire le reporting de certaines informations clés à l'administration fiscale. Ce reporting porte notamment sur les données des transactions, telles que les montants, la TVA et les numéros d'identification des clients et des fournisseurs.

Cette transformation des processus de facturation exige une maîtrise complète du flux comptable et du statut de paiement, ainsi qu'une gestion rigoureuse du format d'émission et de réception, et des documents de l'entreprise. De plus, les systèmes internes, ERP, logiciel comptable et solution de facturation, devront être compatibles avec la plateforme de dématérialisation partenaire choisie.

Les risques à ne pas anticiper la réforme de la facturation électronique

En repoussant leur mise en conformité, les entreprises s'exposent à des risques très concrets. De la surcharge des services techniques, aux retards de transmission et de paiement des factures, en passant par les erreurs de format ou les sanctions de l'administration fiscale, les conséquences peuvent compromettre l'activité de l'entreprise. En cas de non-respect des obligations, les flux commerciaux pourraient être interrompus ou faire l'objet de contrôles renforcés.

Anticiper la réforme, c'est à la fois préserver la continuité des opérations et assurer une transition fluide vers la facture électronique. Trouver une solution rapide pour la facturation électronique obligatoire devient donc indispensable.

Mise en place de la facturation électronique : choisir une solution rapide

Face à l'ampleur de la réforme et à son calendrier exigeant, les entreprises doivent trouver un outil complet et fiable pour une mise en place rapide. Parmi les solutions potentielles, il est essentiel de choisir celle qui combine dématérialisation des factures, automatisation des flux, conformité réglementaire, sécurité des données, et intégration dans les processus internes.

Une solution complète de dématérialisation des factures de l'entreprise

La dématérialisation des factures ne se limite pas à la suppression du papier. Une bonne solution doit capter une facture quel que soit son format : papier scanné, photo de ticket ou facturette pour les notes de frais, et fichier PDF.

Les données sont extraites automatiquement pour permettre la conversion en facture électronique au format réglementaire structuré exigé par l'administration fiscale, ainsi que son classement automatique. L'interface du convertisseur doit être claire, intuitive et accessible à tous les utilisateurs des services de l'entreprise impliqués dans le processus de facturation ou de comptabilité.

La génération de factures électroniques dans un format officiel

Pour respecter les obligations de la réforme, la solution doit assurer la conformité des factures avec les exigences de l'administration. Elle doit permettre d'émettre chaque facture dans l'un des formats officiels, qui sont Factur-X, UBL et CII.

Une facture électronique doit non seulement être au bon format, mais elle doit aussi intégrer toutes les données fiscales obligatoires, respecter la structure attendue, et, dans certains cas spécifiques, comporter une signature électronique.

Une plateforme de dématérialisation partenaire pour la transmission et la réception des factures électroniques

Depuis l'abandon du développement du portail public de facturation (PPF), les entreprises doivent obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour émettre et recevoir leurs factures électroniques. Ces plateformes immatriculées par l'administration fiscale ont pour rôle la transmission des factures dans un format structuré et le reporting des données à la DGFiP.

Une PDP est un maillon central du dispositif déployé par l'entreprise. Une plateforme garantit la conformité des factures, leur traçabilité et la réception automatisée des factures fournisseurs. Elle permet des échanges fluides non seulement entre les services et outils internes, mais aussi avec les partenaires commerciaux. Pour une solution rapide et une transition efficace, le choix d'une PDP compatible avec l'écosystème de l'entreprise est ainsi essentiel.

Le reporting obligatoire des données fiscales à l'administration

Pour la facturation électronique, les solutions informatiques doivent être capables de traiter automatiquement les flux de transactions, de vérifier la présence des données obligatoires comme la TVA, et de générer les fichiers de reporting attendus en France par l'administration.

Au-delà des obligations réglementaires, pour le pilotage de l'entreprise, le système doit également proposer des indicateurs clairs tels que le nombre de factures, leurs statuts, les délais de traitement et les anomalies détectées. Ce reporting permet aux services d'améliorer leurs opérations quotidiennes et de structurer leur stratégie de gestion sur le long terme.

La gestion des documents et des données de l'entreprise

Pour une mise en conformité efficace et rapide, un outil de gestion électronique des documents (GED) de l'entreprise est indispensable. Il permet de retrouver immédiatement une facture, un justificatif ou une preuve d'envoi. Il intègre le classement structuré des informations, l'indexation sur la base de mots-clés pour une meilleure recherche multicritère. De plus, chaque action est tracée pour un audit maîtrisé.

Une bonne solution propose un accès sécurisé, avec une gestion des droits des utilisateurs et le chiffrement des données sensibles. Grâce aux sauvegardes automatiques et à l'archivage électronique, elle respecte les besoins internes et les délais de conservation fixés par la loi.

Zeendoc : une solution rapide et efficace pour passer à la facturation électronique obligatoire

Parmi les solutions de gestion électronique des documents (GED), Zeendoc se distingue par ses nombreuses fonctionnalités intégrées, conçues pour une mise en place rapide et efficace de la facturation électronique obligatoire. Adaptée aux PME, TPE et collectivités locales, Zeendoc vous permet de répondre pleinement aux exigences techniques et réglementaires de la réforme.

Une solution tout-en-un pour gérer vos factures électroniques

Zeendoc permet de centraliser à la fois les factures entrantes de vos fournisseurs et les factures sortantes à destination de vos clients. Grâce à son partenariat avec Doxallia, plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) en cours d'immatriculation définitive, Zeendoc offre une solution tout-en-un et clé-en-main pour faciliter votre transition vers la facture électronique.

Une solution de gestion intégrant le format officiel Factur-X

Parmi ses nombreuses fonctionnalités, Zeendoc vous propose un convertisseur. En quelques clics, vous pouvez transformer votre facture au format PDF en une facture conforme au format officiel Factur-X. Le format Factur-X est le plus accessible. Il combine un PDF lisible avec un fichier structuré XML enrichi des données obligatoires, comme la TVA, exigées par l'administration fiscale.

De plus, ce format facilite les échanges avec vos clients et vos fournisseurs, sans nécessiter de refonte de vos outils. Pour une solution rapide, Zeendoc vous permet ainsi de respecter les exigences de la facture électronique tout en conservant votre logiciel de facturation existant et vos processus internes.

Une mise en place rapide et fluide pour respecter le calendrier de la réforme

Zeendoc est une solution de gestion fonctionnelle et opérationnelle, rapide à mettre en place. Elle s'intègre facilement à votre environnement existant, notamment à votre logiciel de facturation. Le partage des données est fluide entre vos différents outils et services, que ce soit la plateforme partenaire ou la comptabilité. Grâce à son interface intuitive et sécurisée, Zeendoc facilite l'appropriation par tous les utilisateurs, sans nécessiter une longue phase de conduite du changement.

En France, la facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Pour s'y conformer sans perturber leurs opérations, elles ont besoin d'un solution rapide, fiable et compatible avec leurs processus. Adoptez Zeendoc pour une transition fluide, sécurisée et conforme aux exigences légales comme à vos besoins.