Ablage und Suche.

Eine ineffiziente Dokumentensuche kann für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen, sowohl zeitlich als auch finanziell.

Laut einer Studie des McKinsey Global Institute aus dem Jahr 2012 verbringen Mitarbeiter, deren Arbeit auf Wissen beruht, fast 20 % ihrer Zeit mit dem Suchen und Sammeln von Informationen.. Dies entspricht mehr als eineinhalb Stunden Arbeit pro Tag.

Glücklicherweise ermöglicht Zeendoc seinen Nutzern, von einem intelligenten Suchsystem in Verbindung mit der Funktion der automatischen Dokumentenklassifizierung zu profitieren. Entdecken Sie mehr...

Dokumentensuche in Unternehmen, den Galeeren ein Ende setzen

3. Chaotische Ablage: Rätselhafte Dateinamen, schlecht organisierte Ordner, keine Logik.... Ein Dokument in diesem Chaos zu finden, ist eine echte Herausforderung. Die Gefahr von Verwechslungen und Fehlern ist allgegenwärtig, ganz zu schweigen von der Zeit, die man mit dem Durchforsten der anarchischen Baumstruktur verschwendet.

4. Fossile Informationen: Veraltete Dokumente, vergessene Versionen... Durch diesen Friedhof veralteter Informationen zu navigieren, ist nicht nur ineffizient, sondern kann auch für die Entscheidungsfindung gefährlich sein. Hoppla, wir haben vergessen, den Finanzbericht zu aktualisieren?

5. Blindes Suchen: Zu allgemeine Suchbegriffe, mühselige manuelle Suche... Angesichts eines Ozeans von Dokumenten auf ineffiziente Methoden zu vertrauen, führt nur zu enttäuschenden Ergebnissen und einem erheblichen Zeitverlust.

Glücklicherweise gibt es Lösungen, die diese Qual in eine flüssige und effiziente Dokumentensuche verwandeln. Mit Tools für DMS (Elektronisches Dokumentenmanagement) wie Zeendoc können Sie Dokumente sicher zentralisieren, organisieren, klassifizieren und gemeinsam nutzen, während erweiterte Suchfunktionen das genaue Auffinden der gesuchten Informationen erleichtern.

Verabschieden Sie sich von endlosen Suchaktionen und zunehmender Frustration: Entscheiden Sie sich für
ein modernes Dokumentenmanagement und sparen Sie wertvolle Zeit!

Les avantages offerts dans la recherche documentaire

Technologien für das Auffinden von Dokumenten

ICR: INTELLIGENTE Zeichenerkennung

ICR, Intelligent Character Recognition, ist eine fortgeschrittene Form der OCR-Technologie (Optical Character Recognition), die nicht nur gedruckten Text, sondern auch handschriftliche Zeichen erkennt. Sie "lernt" von jedem Dokument, das sie verarbeitet, indem sie Machine-Learning-Algorithmen verwendet, um die Handschrift zu interpretieren.

Mit der ICR-Technologie von ABBYY Vantage verbessert Zeendoc seine Erkennung von Dokumenten mit handgeschriebenen Zeichen. 

Einige Dokumente: Spesenabrechnungen, Lieferscheine, Logbücher oder Lieferberichte, handschriftlich unterschriebene Interventionsscheine, CERFA-Formular, Konsultationsnotizen...

Die Vorteile der in Zeendoc integrierten ICR :

• Verbesserte Automatisierung über alle Dokumente hinweg
• Zeitersparnis bei der Indexierung und Klassifizierung
• Technologie ohne Mehrkosten in Zeendoc integriert 
• Reduzierung von Transkriptionsfehlern
• Eine immer umfassendere und innovativere Lösung

Funktionsweise der Literatursuche

Die Suche in Zeendoc erfolgt mithilfe einer einfachen Suchleiste am oberen Rand der Benutzeroberfläche. Sie können ein oder mehrere Schlüsselwörter in die Suchleiste eingeben und Zeendoc wird eine Liste relevanter Dokumente zurückgeben.

Zeendoc verwendet eine Reihe von Faktoren, um die Suchergebnisse zu klassifizieren, darunter :

• Inhalt der Dokumente: Die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe werden mit dem Inhalt der Dokumente verglichen, einschließlich des Dateinamens, des Dokumententextes und der Metadaten.
• Eigenschaften von Dokumenten: Sie können Dokumente auch anhand ihrer Eigenschaften suchen, z. B. Erstellungsdatum, Dokumententyp und Eigentümer.
• Der Speicherort der Dokumente: Sie können nach Dokumenten in bestimmten Ordnern oder in Ihrem gesamten Zeendoc-Repository suchen.

RAD/LAD-Technologie

ADL/RAD (Automatisches Lesen von Dokumenten / Automatische Dokumentenerkennung) undOCR (Optical Character Recognition) sind zwei komplementäre Technologien, die eine entscheidende Rolle im modernen Dokumentenmanagement spielen. Die Zeendoc-Lösung bietet diese Technologie an, um ihr Dokumentenmanagement zu optimieren, indem sie die Erfassung und Verarbeitung der in Papierdokumenten enthaltenen Informationen automatisiert.

Konkret bedeutet dies für Unternehmen, dass sie Zeit sparen, Kosten senken, die Organisation und den Zugriff auf Dokumente verbessern und gesetzliche Vorschriften einhalten können.

Anwendungsbeispiele für das Scannen von Dokumenten mit Zeendoc

OCR (Optical Character Recognition) ist eine leistungsstarke Technologie, die in vielen Bereichen des Dokumentenmanagements Anwendung findet. Hier sind einige konkrete Anwendungsfälle, in denen Zeendocs OCR die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Dokumente verwaltet, verändern kann:Dieser wichtige Schritt ermöglicht :

Verwaltung von Rechnungen

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist die effiziente Verwaltung von Rechnungen. Mit Zeendocs OCR wird jede gescannte oder als PDF erhaltene Rechnung automatisch analysiert und Schlüsseldaten wie Betrag, Name des Lieferanten oder Fälligkeitsdatum werden extrahiert. Dies ermöglicht :

• Automatisierung der Verarbeitung: Die extrahierten Informationen werden direkt in Ihr Buchhaltungssystem integriert, wodurch Fehler bei der manuellen Eingabe reduziert und die Verarbeitung beschleunigt wird.
• Schnellsuche: Jede Rechnung wird sofort über eine einfache Stichwortsuche durchsuchbar, egal ob es sich um den Namen des Lieferanten, die Rechnungsnummer oder ein bestimmtes Datum handelt.

Archivierung von Verträgen

Verträge enthalten oft kritische Informationen, die leicht zugänglich und gleichzeitig sicher sein müssen. Dank der OCR ermöglicht Zeendoc :

• Automatische Indizierung: Alle Schlüsselbegriffe des Vertrags, wie die Namen der Parteien, das Datum der Unterzeichnung oder spezielle Klauseln, werden automatisch indiziert.
• Vereinfachte Durch sicht: Sie können einen Vertrag in Sekundenschnelle finden, indem Sie einfach nach einem bestimmten Begriff oder einer wichtigen Klausel suchen, was besonders bei Prüfungen oder Verlängerungen hilfreich ist.
• Terminmanagement: Durch die Kombination von OCR mit anderen Funktionen von Zeendoc können Sie automatische Erinnerungen an wichtige Termine wie Vertragsverlängerungen einrichten und so das Risiko, eine Frist zu versäumen, verringern.

Verwaltung der eingehenden Post

Die im Unternehmen eingegangenen Briefe, ob physisch oder digital, können mit der OCR von Zeendoc effizient verarbeitet werden :

• Automatisierte Verarbeitung: Gescannte E-Mails werden automatisch analysiert, wichtige Informationen werden extrahiert und können an die richtigen Personen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden.
• Verfolgung und Nachvollziehbarkeit: Jede Post wird indiziert und gespeichert, was ihre Verfolgung und die Verwaltung der erforderlichen Antworten oder Aktionen erleichtert.

Die Vorteile von RAD/LAD

Integriert in die LAD/RAD-Lösung von Zeendoc bietet die OCR viele Vorteile:

1. Zeitersparnis und Kostensenkung :

Durch die Automatisierung der Dateneingabe mithilfe von OCR können kleine und mittelständische Unternehmen wertvolle Zeit bei zeitraubenden manuellen Aufgaben wie der Eingabe von Rechnungen, Bestellungen oder Verwaltungsformularen sparen. Dadurch wird Zeit frei, in der sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Geschäftsentwicklung oder Kundenbeziehungen konzentrieren können. Darüber hinaus reduziert OCR den Bedarf an Mitarbeitern, die sich der Dateneingabe widmen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

2. Verbesserung der Organisation und der Literatursuche :

Mithilfe von OCR können Klein- und Mittelbetriebe ihre digitalen Dokumente durch Indizierung und Stichwortsuche leichter klassifizieren und wiederfinden. Dies macht Schluss mit der mühsamen Suche in physischen Archiven und stellt sicher, dass entscheidende Informationen immer griffbereit sind. Diese bessere Dokumentenorganisation trägt zu einer schnelleren und fundierteren Entscheidungsfindung sowie zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Teams bei.

3. Verbesserte Zugänglichkeit und Einhaltung von Vorschriften :

OCR macht gescannte Dokumente für Menschen mit Sehbehinderungen durch unterstützende Technologien, wie z. B. Text-to-Speech-Software, zugänglich. Darüber hinaus ermöglicht die sichere elektronische Archivierung der gescannten Dokumente den KKU, die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten zu erfüllen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dassOCR französischen Klein- und Mittelbetrieben eine Reihe wertvoller Vorteilebietet, die ihnen helfen können, Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Organisation ihrer Dokumente zu verbessern und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Wenn Sie ein französisches KKU/KMU sind und nach einer Lösung zur Optimierung Ihres Dokumentenmanagements suchen, ist OCR eine Technologie, die Sie nicht vernachlässigen sollten.

Aktuelles und Tipps