Accueil » GED » Recherches

Recherches

Les recherches documentaires inefficaces peuvent occasionner des coûts significatifs, tant en termes de temps que d'argent, pour les entreprises.

Selon une étude de McKinsey Global Institute de 2012, les employés dont le travail est basé sur la connaissance passent près de 20 % de leurs temps à rechercher et collecter des informations. Cela représente plus d'une heure et demie de travail par jour. 

Heureusement, Zeendoc permet à ses utilisateurs de bénéficier d'un système de recherche intelligent associé à la fonction de classement automatique des documents. Découvrez la suite...

RECHERCHE DE DOCUMENTS EN ENTREPRISE, mettre fin aux galères

Retrouver un document au sein d'une entreprise peut s'avérer être un véritable parcours du combattant. Dispersion des fichiers, manque de partage, mauvaise organisation, informations obsolètes... de nombreux facteurs peuvent transformer une simple recherche en un véritable casse-tête chronophage.

1. Un labyrinthe de documents : Fichiers papier éparpillés, disques durs surchargés, serveurs inaccessibles, services cloud multiples... Les entreprises accumulent les supports de stockage, rendant la localisation d'un document précis un véritable défi.

2. Des trésors cachés : Certains documents, restent inaccessibles au reste de l'entreprise. Informations confidentielles ou simple erreur ? Quoi qu'il en soit, ces documents cachés entraînent des retards, des doublons inutiles et une communication défaillante.

3. Un classement chaotique : Des noms de fichiers énigmatiques, des dossiers mal organisés, une absence totale de logique... Retrouver un document dans ce capharnaüm relève de l'exploit. Le risque de confusion et d'erreurs est omniprésent, sans parler du temps perdu à explorer les méandres de cette arborescence anarchique.

4. Des informations fossiles : Des documents obsolètes, des versions oubliées... Naviguer dans ce cimetière d'informations périmées est non seulement inefficace, mais peut également s'avérer dangereux pour la prise de décision. Oups, on a oublié de mettre à jour le rapport financier ?

5. Des recherches à l'aveugle : Des mots-clés trop génériques, des recherches manuelles fastidieuses... Face à un océan de documents, se fier à des méthodes inefficaces ne mène qu'à des résultats décevants et une perte de temps considérable.

Heureusement, des solutions existent pour transformer ce calvaire en une recherche documentaire fluide et efficace. Des outils de GED (Gestion Électronique des Documents) comme Zeendoc permettent de centraliser, organiser, classifier et partager les documents en toute sécurité, tandis que des fonctionnalités de recherche avancées facilitent la localisation précise des informations recherchées.

Dites adieu aux recherches interminables et aux frustrations croissantes : optez pour
une gestion documentaire moderne et gagnez un temps précieux !

LES AVANTAGES OFFERTS DANS LA RECHERCHE DOCUMENTAIRE 

Dites adieu aux archives poussiéreuses et aux recherches interminables ! La gestion électronique des documents (GED) révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leur information, en offrant une solution complète pour optimiser le traitement, la recherche et la sécurité des documents.

      1. Centralisation : Rassemblez vos documents en un seul endroit

      Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l'ensemble de vos documents numériques au sein d'un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !

      2. Organisation : Adieu le chaos, bonjour la logique

      Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l'ensemble de vos documents numériques au sein d'un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !

      3. Automatisation : Gagnez du temps et de l'énergie

      Laissez la GED s'occuper des tâches répétitives et chronophages ! Les workflows automatisés permettent de trier, classer et archiver automatiquement les documents en fonction de leur contenu ou de leur date de création. L'intelligence artificielle (IA) peut même analyser et classifier automatiquement les documents, en identifiant les informations clés et en les rangeant dans les catégories appropriées.

      4. Recherche avancée : Trouvez ce que vous cherchez en un clin d'œil

      La GED offre des fonctionnalités de recherche puissantes qui surpassent les simples mots-clés. Combinez des critères multiples, utilisez des filtres personnalisés et exploitez les métadonnées pour dénicher le document exact dont vous avez besoin. La recherche en plein texte, la recherche phonétique et la recherche par proximité vous garantissent des résultats ultra-pertinents. La recherche sémantique, quant à elle, utilise des algorithmes intelligents pour comprendre le sens de vos requêtes et vous proposer les documents les plus adaptés.

      5. Responsabilité : Chaque document a son garant

      Avec la GED, chaque document est attribué à un responsable clair et identifiable. Plus de confusion sur qui contacter pour obtenir des informations ou des éclaircissements ! Les collaborateurs peuvent filtrer leurs recherches pour afficher uniquement les documents d'un responsable spécifique, optimisant ainsi leur efficacité.

      6. Sécurité : Protégez vos données précieuses

      La GED offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos informations sensibles. Définissez des droits d'accès précis et contrôlez l'accès aux documents en fonction des profils des utilisateurs. Soyez serein, vos données sont entre de bonnes mains !

      Des technologies au service de la recherche des documents

      A l'ère du numérique, les entreprises adoptent des solutions modernes pour gérer l'information. La dématérialisation des documents s'impose comme une approche efficace pour optimiser la gestion des données au sein des organisations.

      Fini les montagnes de papiers ! La dématérialisation permet de réduire considérablement l'utilisation des supports physiques, libérant ainsi de l'espace de stockage et facilitant l'accès à l'information.

      Mais comment s'y retrouver dans cette masse de documents numériques ? Heureusement, plusieurs solutions techniques existent pour simplifier la recherche et le traitement des données.

      1. La reconnaissance de caractères (OCR) : Donner vie aux documents papier

      La technologie OCR permet de convertir les documents physiques en fichiers numériques consultables. Grâce à la reconnaissance des caractères imprimés ou manuscrits, l'information contenue dans les documents papier devient accessible et exploitable.

      2. Les bases de données : Un archivage structuré et sécurisé

      Les systèmes de gestion de bases de données (SGBD) offrent une solution structurée pour stocker et gérer les documents numériques. Ils permettent de centraliser l'information, de la sécuriser et d'en faciliter la recherche grâce à des fonctionnalités avancées.

      3. Indexation et métadonnées : Le tri en un clin d'oeil

      L'indexation et l'attribution de métadonnées aux documents numériques sont des pratiques essentielles pour optimiser la recherche. En effet, l'utilisation de balises, de mots-clés et d'informations descriptives permet de classer et de retrouver rapidement les documents pertinents.

      4. La GED : La solution tout-en-un pour une gestion documentaire optimale

      La gestion électronique des documents (GED) représente l'approche la plus complète pour la dématérialisation des documents. Les solutions de GED combinent les avantages des SGBD avec des technologies avancées comme l'OCR, l'indexation et les métadonnées, offrant ainsi une gestion documentaire centralisée, sécurisée et efficace.

      Avec la dématérialisation et les solutions de GED, les entreprises gagnent en temps, en productivité et en efficacité dans la gestion de leur information.

       

        Fonctionnement de la recherche documentaire

        La recherche dans Zeendoc s'effectue à l'aide d'une barre de recherche simple située en haut de l'interface. Vous pouvez saisir un ou plusieurs mots-clés dans la barre de recherche, et Zeendoc retournera une liste de documents pertinents.

        Zeendoc utilise un certain nombre de facteurs pour classer les résultats de recherche, notamment :

        • Le contenu des documents : Les mots-clés que vous saisissez sont comparés au contenu des documents, y compris le nom du fichier, le texte du document et les métadonnées.
        • Les propriétés des documents : Vous pouvez également rechercher des documents en fonction de leurs propriétés, telles que la date de création, le type de document et le propriétaire.
        • L'emplacement des documents : Vous pouvez rechercher des documents dans des dossiers spécifiques ou dans l'ensemble de votre référentiel Zeendoc.

          Technologie RAD/LAD

          La LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents) et l'OCR (Optical Character Recognition) sont deux technologies complémentaires qui jouent un rôle crucial dans la gestion documentaire moderne. La solution Zeendoc propose cette technologie pour optimiser leur gestion documentaire en automatisant la capture et le traitement des informations contenues dans les documents papier.

          Concrètement, cela permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les coûts, d'améliorer l'organisation et l'accessibilité des documents, et de se conformer aux réglementations.

          L'océrisation au service de la lad/RAD

          L'OCR intervient en amont du processus LAD/RAD en permettant de convertir les documents papier en fichiers numériques exploitables.

          Cette étape essentielle permet de :

          • Automatiser la capture de données : L'OCR élimine la saisie manuelle fastidieuse des informations, réduisant ainsi les coûts et les risques d'erreurs.

          • Améliorer la qualité des données : La reconnaissance automatisée des caractères garantit une précision et une fiabilité accrues des données extraites.

          • Faciliter l'indexation et la recherche : Le texte numérique issu de l'OCR permet d'indexer et de rechercher efficacement les documents, optimisant ainsi l'accès à l'information.

            CAS d'USAGES D'OCÉRISATION DOCUMENTAIRE

            AVEC ZEENDOC

            Numérisation des Archives Historiques

            Les entreprises qui disposent d'archives papier peuvent utiliser l'OCR pour numériser et indexer ces documents historiques. Cela permet :

            • Accès facilité : Transformez des années d’archives papier en une base de données consultable. Que ce soit pour des documents financiers, des rapports annuels, ou des dossiers RH, l'OCR rend chaque mot accessible.
            • Espace de stockage optimisé : En numérisant vos archives, vous pouvez réduire l'espace physique nécessaire pour le stockage des documents tout en assurant leur conservation à long terme.

            L'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie puissante qui trouve son application dans de nombreux domaines de la gestion documentaire. Voici quelques cas d'usage concrets où l'OCR de Zeendoc peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses documents :Cette étape essentielle permet de :

            Gestion des Factures

            L'un des principaux défis pour les entreprises est la gestion efficace des factures. Avec l'OCR de Zeendoc, chaque facture scannée ou reçue sous forme de PDF est automatiquement analysée et les données clés, telles que le montant, le nom du fournisseur, ou la date d'échéance, sont extraites. Cela permet :

            • Automatisation du traitement : Les informations extraites sont directement intégrées dans votre système comptable, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle et accélérant le traitement.
            • Recherche rapide : Chaque facture devient immédiatement consultable via une simple recherche par mot-clé, qu'il s'agisse du nom du fournisseur, du numéro de facture, ou d'une date spécifique.

            Archivage des Contrats

            Les contrats contiennent souvent des informations critiques qui doivent être facilement accessibles tout en étant sécurisées. Grâce à l'OCR, Zeendoc permet :

            • Indexation automatique : Tous les termes clés du contrat, comme les noms des parties, les dates de signature, ou les clauses spécifiques, sont indexés automatiquement.
            • Consultation simplifiée : Vous pouvez retrouver un contrat en quelques secondes, simplement en recherchant un terme spécifique ou une clause importante, ce qui est particulièrement utile lors des audits ou des renouvellements.
            • Gestion des échéances : En combinant l’OCR avec d’autres fonctionnalités de Zeendoc, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les dates importantes comme les renouvellements de contrat, réduisant ainsi le risque de laisser passer une échéance.

            Gestion des Courriers Entrants

            Les courriers reçus par l'entreprise, qu'ils soient physiques ou numériques, peuvent être traités efficacement avec l'OCR de Zeendoc :

            • Traitement automatisé : Les courriers scannés sont automatiquement analysés, les informations importantes sont extraites et peuvent être routées vers les bonnes personnes ou services au sein de l'entreprise.
            • Suivi et traçabilité : Chaque courrier est indexé et stocké, facilitant ainsi son suivi et la gestion des réponses ou actions requises.

            LES AVANTAGES dE LA LAD/RAD

            Intégrée à la solution LAD/RAD de Zeendoc, l'OCR offre de nombreux avantages :

            1. Gain de temps et réduction des coûts :

            L'automatisation de la saisie de données grâce à l'OCR permet aux TPE/PME de gagner un temps précieux sur des tâches manuelles fastidieuses, comme la saisie de factures, de bons de commande ou de formulaires administratifs. Cela libère du temps pour que les collaborateurs puissent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme le développement commercial ou la relation client. De plus, l'OCR réduit les besoins en personnel dédié à la saisie de données, ce qui se traduit par des économies de coûts significatives.

            2. Amélioration de l'organisation et de la recherche documentaire :

            L'OCR permet aux TPE/PME de classer et de retrouver facilement leurs documents numériques grâce à l'indexation et à la recherche par mots-clés. Cela met fin aux recherches fastidieuses dans les archives physiques et garantit que les informations cruciales sont toujours à portée de main. Cette meilleure organisation documentaire contribue à une prise de décision plus rapide et éclairée, ainsi qu'à une meilleure collaboration entre les équipes.

            3. Accessibilité accrue et respect des réglementations :

            L'OCR rend les documents numérisés accessibles aux personnes handicapées visuelles grâce aux technologies d'assistance, telles que les logiciels de synthèse vocale. De plus, l'archivage électronique sécurisé des documents numérisés permet aux TPE/PME de se conformer aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents.

            En conclusion, l'OCR offre aux TPE/PME françaises un ensemble d'avantages précieux qui peuvent les aider à gagner du temps, à réduire leurs coûts, à améliorer l'organisation de leurs documents et à se conformer aux réglementations. Si vous êtes une TPE/PME française à la recherche d'une solution pour optimiser votre gestion documentaire, l'OCR est une technologie à ne pas négliger.

                  Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

                  Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

                  La vie Zeendoc

                  Nouveautés, conseils : tout savoir des coulisses de Zeendoc.

                  SAGES Informatique progresse encore au TOP250

                  SAGES Informatique progresse encore au TOP250

                  EY et Numeum ont publié la 14 ème édition de leur classement annuel des éditeurs de logiciels en France. Pour sa 6e participation, SAGES Informatique éditeur de la solution Zeendoc continue sa progression en 2023.QU’EST-CE QUE LE PANORAMA TOP 250 DES ÉDITEURS DE...