Les recherches documentaires inefficaces peuvent occasionner des coûts significatifs, tant en termes de temps que d'argent, pour les entreprises.
Selon une étude de McKinsey Global Institute de 2012, les employés dont le travail est basé sur la connaissance passent près de 20 % de leurs temps à rechercher et collecter des informations. Cela représente plus d'une heure et demie de travail par jour.
Heureusement, Zeendoc permet à ses utilisateurs de bénéficier d'un système de recherche intelligent associé à la fonction de classement automatique des documents. Découvrez la suite...
RECHERCHE DE DOCUMENTS EN ENTREPRISE, mettre fin aux galères
Retrouver un document au sein d'une entreprise peut s'avérer être un véritable parcours du combattant. Dispersion des fichiers, manque de partage, mauvaise organisation, informations obsolètes... de nombreux facteurs peuvent transformer une simple recherche en un véritable casse-tête chronophage.
1. Un labyrinthe de documents : Fichiers papier éparpillés, disques durs surchargés, serveurs inaccessibles, services cloud multiples... Les entreprises accumulent les supports de stockage, rendant la localisation d'un document précis un véritable défi.
2. Des trésors cachés : Certains documents, restent inaccessibles au reste de l'entreprise. Informations confidentielles ou simple erreur ? Quoi qu'il en soit, ces documents cachés entraînent des retards, des doublons inutiles et une communication défaillante.
3. Un classement chaotique : Des noms de fichiers énigmatiques, des dossiers mal organisés, une absence totale de logique... Retrouver un document dans ce capharnaüm relève de l'exploit. Le risque de confusion et d'erreurs est omniprésent, sans parler du temps perdu à explorer les méandres de cette arborescence anarchique.
4. Des informations fossiles : Des documents obsolètes, des versions oubliées... Naviguer dans ce cimetière d'informations périmées est non seulement inefficace, mais peut également s'avérer dangereux pour la prise de décision. Oups, on a oublié de mettre à jour le rapport financier ?
5. Des recherches à l'aveugle : Des mots-clés trop génériques, des recherches manuelles fastidieuses... Face à un océan de documents, se fier à des méthodes inefficaces ne mène qu'à des résultats décevants et une perte de temps considérable.
Heureusement, des solutions existent pour transformer ce calvaire en une recherche documentaire fluide et efficace. Des outils de GED (Gestion Électronique des Documents) comme Zeendoc permettent de centraliser, organiser, classifier et partager les documents en toute sécurité, tandis que des fonctionnalités de recherche avancées facilitent la localisation précise des informations recherchées.
Dites adieu aux recherches interminables et aux frustrations croissantes : optez pour
une gestion documentaire moderne et gagnez un temps précieux !
LES AVANTAGES OFFERTS DANS LA RECHERCHE DOCUMENTAIRE
Dites adieu aux archives poussiéreuses et aux recherches interminables ! La gestion électronique des documents (GED) révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leur information, en offrant une solution complète pour optimiser le traitement, la recherche et la sécurité des documents.
1. Centralisation : Rassemblez vos documents en un seul endroit
Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l'ensemble de vos documents numériques au sein d'un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !
2. Organisation : Adieu le chaos, bonjour la logique
Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l'ensemble de vos documents numériques au sein d'un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !
3. Automatisation : Gagnez du temps et de l'énergie
Laissez la GED s'occuper des tâches répétitives et chronophages ! Les workflows automatisés permettent de trier, classer et archiver automatiquement les documents en fonction de leur contenu ou de leur date de création. L'intelligence artificielle (IA) peut même analyser et classifier automatiquement les documents, en identifiant les informations clés et en les rangeant dans les catégories appropriées.
4. Recherche avancée : Trouvez ce que vous cherchez en un clin d'œil
La GED offre des fonctionnalités de recherche puissantes qui surpassent les simples mots-clés. Combinez des critères multiples, utilisez des filtres personnalisés et exploitez les métadonnées pour dénicher le document exact dont vous avez besoin. La recherche en plein texte, la recherche phonétique et la recherche par proximité vous garantissent des résultats ultra-pertinents. La recherche sémantique, quant à elle, utilise des algorithmes intelligents pour comprendre le sens de vos requêtes et vous proposer les documents les plus adaptés.
5. Responsabilité : Chaque document a son garant
Avec la GED, chaque document est attribué à un responsable clair et identifiable. Plus de confusion sur qui contacter pour obtenir des informations ou des éclaircissements ! Les collaborateurs peuvent filtrer leurs recherches pour afficher uniquement les documents d'un responsable spécifique, optimisant ainsi leur efficacité.
6. Sécurité : Protégez vos données précieuses
La GED offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos informations sensibles. Définissez des droits d'accès précis et contrôlez l'accès aux documents en fonction des profils des utilisateurs. Soyez serein, vos données sont entre de bonnes mains !
Des technologies au service de la recherche des documents
A l'ère du numérique, les entreprises adoptent des solutions modernes pour gérer l'information. La dématérialisation des documents s'impose comme une approche efficace pour optimiser la gestion des données au sein des organisations.
Fini les montagnes de papiers ! La dématérialisation permet de réduire considérablement l'utilisation des supports physiques, libérant ainsi de l'espace de stockage et facilitant l'accès à l'information.
Mais comment s'y retrouver dans cette masse de documents numériques ? Heureusement, plusieurs solutions techniques existent pour simplifier la recherche et le traitement des données.
1. La reconnaissance de caractères (OCR) : Donner vie aux documents papier
La technologie OCR permet de convertir les documents physiques en fichiers numériques consultables. Grâce à la reconnaissance des caractères imprimés ou manuscrits, l'information contenue dans les documents papier devient accessible et exploitable.
2. Les bases de données : Un archivage structuré et sécurisé
Les systèmes de gestion de bases de données (SGBD) offrent une solution structurée pour stocker et gérer les documents numériques. Ils permettent de centraliser l'information, de la sécuriser et d'en faciliter la recherche grâce à des fonctionnalités avancées.
3. Indexation et métadonnées : Le tri en un clin d'oeil
L'indexation et l'attribution de métadonnées aux documents numériques sont des pratiques essentielles pour optimiser la recherche. En effet, l'utilisation de balises, de mots-clés et d'informations descriptives permet de classer et de retrouver rapidement les documents pertinents.
4. La GED : La solution tout-en-un pour une gestion documentaire optimale
La gestion électronique des documents (GED) représente l'approche la plus complète pour la dématérialisation des documents. Les solutions de GED combinent les avantages des SGBD avec des technologies avancées comme l'OCR, l'indexation et les métadonnées, offrant ainsi une gestion documentaire centralisée, sécurisée et efficace.
Avec la dématérialisation et les solutions de GED, les entreprises gagnent en temps, en productivité et en efficacité dans la gestion de leur information.
Fonctionnement de la recherche documentaire
La recherche dans Zeendoc s'effectue à l'aide d'une barre de recherche simple située en haut de l'interface. Vous pouvez saisir un ou plusieurs mots-clés dans la barre de recherche, et Zeendoc retournera une liste de documents pertinents.
Zeendoc utilise un certain nombre de facteurs pour classer les résultats de recherche, notamment :
- Le contenu des documents : Les mots-clés que vous saisissez sont comparés au contenu des documents, y compris le nom du fichier, le texte du document et les métadonnées.
- Les propriétés des documents : Vous pouvez également rechercher des documents en fonction de leurs propriétés, telles que la date de création, le type de document et le propriétaire.
- L'emplacement des documents : Vous pouvez rechercher des documents dans des dossiers spécifiques ou dans l'ensemble de votre référentiel Zeendoc.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
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