Un logiciel de gestion électronique des documents, ou GED, s'appuie sur les technologies numériques pour simplifier l'utilisation des documents dans une entreprise. De nombreux documents, tels que factures ou contrats, y circulent. Pour assurer leur traitement, leur partage et leur archivage, une gestion documentaire doit être établie. La dématérialisation des documents accroît l'efficacité de leur gestion. Les utilisateurs sont les premiers à en bénéficier. La mise en place d'une solution de GED comme Zeendoc les accompagne dans leurs usages des documents d'entreprise. Voici les principaux avantages d'une application GED (ou appli de gestion électronique des documents) pour les collaborateurs en 5 points.
1. Un logiciel GED simplifie la gestion des documents au quotidien
De multiples documents sont nécessaires au fonctionnement d'une entreprise. Ils rassemblent des données et informations souvent complexes. Leur gestion génère des tâches administratives chronophages. Pour réduire celles-ci, une solution efficace consiste à adopter une solution de gestion électronique des documents (GED). Ce type de solution permet de gérer une version numérique des documents. L'archivage, le classement et le traitement des documents sont ainsi simplifiés.
Les avantages de l'archivage électronique des documents
La dématérialisation des documents amène les utilisateurs à travailler sur une version numérique ou numérisée des documents d'entreprise. Certains n'ont plus besoin d'être imprimés ni conservés en version papier. Mettre en place un logiciel GED allège donc les contraintes liées au stockage des documents papier. Les documents numériques sont stockés, via le logiciel GED, dans un espace documentaire sécurisé, généralement dans le cloud.
Avec l'archivage électronique, les utilisateurs gagnent du temps. Ils n'ont plus à ranger chaque document dans un dossier puis dans des armoires, ni à détruire ceux qui sont obsolètes. En se connectant à l'interface de leur logiciel GED, ils ont immédiatement accès à tous leurs documents. L'information est centralisée et l'archivage électronique s'effectue au sein d'un outil commun. Les utilisateurs qui travaillent avec des documents concernés par des obligations légales d'archivage apprécient l'utilisation d'un logiciel GED.
Un classement des documents automatisé
L'une des fonctionnalités clés des logiciels GED est le classement automatique des documents. Lors de la mise en place d'un logiciel GED, un système d'organisation des documents est défini en amont. Il doit répondre aux besoins spécifiques et métier de tous les utilisateurs de la solution. Une même manière de structurer et de ranger les documents devient la référence. Par la suite, les utilisateurs n'ont plus à classer eux-mêmes leurs documents. La version numérique ou numérisée est analysée par le logiciel GED qui la classe automatiquement.
Grâce aux fonctionnalités de reconnaissance des documents, le logiciel GED identifie leur nature et leur contenu. Il s'appuie pour ce faire sur la lecture automatique de documents qui regroupe :
- La reconnaissance automatique de document (RAD) ;
- La reconnaissance optique de caractère (OCR) ;
- La reconnaissance intelligente de caractère (ICR).
Chaque document est catégorisé et classifié via l'outil de GED. L'information documentaire est structurée automatiquement.
Un support au travail de traitement des documents
Le traitement de certains documents peut s'avérer complexe. Une documentation technique ou comptable comporte par exemple des informations qu'il faut retranscrire et analyser. Traiter manuellement ces contenus implique un risque d'erreurs. Les logiciels GED extraient automatiquement les données souhaitées de chaque document. Plus de saisie manuelle d'informations ni de vérification poussive. La qualité du traitement des données augmente. Les logiciels GED intègrent aussi les données extraites dans d'autres logiciels courants, comme des logiciels comptables. Ces fonctionnalités d'intégration avec d'autres systèmes optimisent les processus de gestion documentaire par les utilisateurs.
2. Un logiciel GED améliore la recherche de documents
La gestion électronique des documents rend l'information disponible à tout moment pour les utilisateurs. Ils gagnent du temps dans la recherche de données et d'informations. Le logiciel GED leur propose un système de recherche avancé. Au-delà du titre du document numérique, la recherche peut porter sur son contenu (n°facture, non fournisseurs, type de documents…). C'est l'une des fonctionnalités appréciées par les utilisateurs. L'information recherchée est reconnue et le logiciel localise le document à jour dans sa dernière version.
3. Un logiciel GED facilite la collaboration des utilisateurs sur les documents
Plusieurs utilisateurs appartenant à des services différents de l'entreprise peuvent travailler ensemble via un logiciel GED. Le suivi de version de la documentation est assuré. La mise en place d'un workflow au sein de la solution structure la collaboration des utilisateurs.
Un accès partagé à l'information : suivi de version et traçabilité de chaque document
Un logiciel GED permet en tout premier lieu de restituer l'information sur des écrans. Il est ainsi plus facile de la partager entre les différents services de l'entreprise. La circulation des informations est plus fluide, ce qui n'aurait pas été possible avec une version papier. Il devient par ailleurs possible de tracer les échanges sur un document. Plusieurs utilisateurs autorisés en fonction de leurs droits peuvent procéder à la mise à jour d'un document. Le suivi des actions des utilisateurs est disponible et les modifications de contenu sont tracées. La dernière version est relayée à tous par le logiciel GED.
Formaliser les processus métier à travers un workflow pour collaborer sur les documents
Un logiciel GED favorise la collaboration des utilisateurs sur les documents. Cela se fait à travers la mise en place d'un workflow. Il s'agit de formaliser les processus métier existants ou de les structurer si nécessaire. Le workflow transpose ces processus dans l'outil de GED. Il définit une suite d'actions à réaliser, un éventuel circuit de validation des documents et des délais à respecter. Des notifications préviennent les utilisateurs qu'ils doivent effectuer une action. Les commentaires laissés par d'autres utilisateurs sont détaillés.
4. Un logiciel GED permet de partager des données en externe en toute sécurité
Divers documents ont vocation à être partagés avec des acteurs externes à l'entreprise. Les employés échangent des factures avec des clients, par exemple. Le logiciel GED donne accès aux documents numériques concernés. L'échange d'informations s'effectue en toute sécurité avec une gestion des droits adaptée. Cela évite l'envoi de données confidentielles ou volumineuses par e-mail. Seules des informations ciblées sont communiquées. Via le logiciel GED, les utilisateurs maîtrisent la circulation en externe de tout document d'entreprise. Des fonctionnalités intégrées au logiciel GED, comme la signature électronique, optimisent également la gestion de certains documents comme les contrats.
5. Un logiciel GED rend l'information disponible à distance
Les pratiques de travail ont beaucoup évolué et travailler à distance devient plus courant. La gestion électronique des documents fait partie des solutions qui accompagnent ce changement. Un logiciel GED contribue à la mise à disposition d'un environnement de travail numérique. Les utilisateurs ont accès à leurs documents d'entreprise depuis tout type de support, qu'ils soient en déplacement ou en télétravail. Le logiciel GED participe à l'établissement de conditions favorables au travail à distance.
Gain de temps, collaboration optimisée : les avantages d'une application GED sont nombreux pour les collaborateurs d'une entreprise. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner l'éditeur de logiciel GED adapté en fonction de votre entreprise. Votre application GED sera-t-elle en SaaS ? Quelles fonctionnalités répondent le plus à vos besoins métier ? Le support technique de l'éditeur est-il disponible ? La solution Zeendoc assure le succès du projet GED au sein de votre entreprise. Pour plus d'informations, contactez-nous.
