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Accueil » Actualités » Conseils » Découvrez comment mettre en place une piste d'audit fiable dans votre entreprise

Découvrez comment mettre en place une piste d’audit fiable dans votre entreprise

mardi 14 mars 2023

Pour éviter la fraude à la TVA et encourager la dématérialisation, le gouvernement pousse les entreprises à passer aux factures électroniques. Bientôt, cela deviendra même une obligation. Pour garantir que ces factures soient en conformité avec le droit, des normes de sécurité doivent être adoptées. La piste d'audit fiable en fait partie. Pour la mettre en place, votre entreprise devra effectuer des contrôles à chaque étape du processus de facturation. Découvrez comment le faire facilement.

Qu'est-ce qu'une piste d'audit fiable (PAF) ?

Beaucoup d'entreprises ont du mal à saisir en quoi consiste la piste d'audit fiable. Et, pour cause : il s'agit d'un processus rigoureux et astreignant. Pour le dire simplement, la piste d'audit fiable regroupe tous les contrôles visant à garantir l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des factures. Celles-ci doivent pouvoir être liées avec le service ou le bien vendu par le fournisseur à son client. Chaque opération lors du traitement d'une facture doit être historisée.

En cas de contrôle, l'entreprise doit garantir que chaque facture est fidèle à sa version d'origine. En fonction de la taille de l'entreprise, l'administration attend un contrôle de la facturation plus ou moins conséquent. Une autoentreprise peut très rapidement mettre en place une piste d'audit fiable. En revanche, une entreprise qui produit des dizaines de factures chaque jour doit impliquer tout son service comptable dans le processus.

Tout savoir sur la dématérialisation

Pourquoi mettre en place une piste d'audit fiable dans votre entreprise ?

La mise en place de la piste d'audit fiable est un processus contraignant. Mais la Piste d'Audit Fiable (PAF) deviendra bientôt une obligation. En effet, les factures émises et reçues par les entreprises devront l'être au format électronique. Pour cela, ces dernières auront trois options de facturation :

  • L'échange de données informatisé (EDI) ;
  • La signature électronique ;
  • La piste d'audit fiable pour tous les autres documents.

Il est illusoire pour une entreprise d'imaginer que toutes les factures reçues et émises utiliseront l'EDI ou la signature électronique. Pour le traitement des autres factures, la piste d'audit fiable est inévitable. Votre entreprise a donc tout à gagner à prendre de l'avance sur la réglementation. La PAF présente également l'intérêt d'assurer que votre comptabilité respecte la réglementation fiscale. La facture électronique permet en outre à votre service comptable de gagner un temps précieux. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Quels sont les enjeux de la piste d'audit fiable pour les entreprises ?

Mettre en place une piste d'audit fiable ne s'improvise pas. En cas de contrôle de l'administration, les pénalités sont lourdes. Si une facture n'est pas en conformité avec le droit, l'exonération de TVA est retirée. En outre, une amende de 15 euros et 50 % de la vente peuvent être exigés. La PAF ne doit donc pas se faire n'importe comment. Il s'agit d'un processus long et minutieux. Toutefois, avec la bonne méthodologie, vous pouvez facilement mettre en place une piste d'audit fiable de qualité.

La mise en place d'une piste d'audit fiable étape par étape

La mise en œuvre d'une piste d'audit fiable doit suivre une méthodologie précise. Une série d'étapes doit être respectée afin que votre PAF soit irréprochable.

1. Audit du processus de gestion des factures

Avant toute chose, votre entreprise doit avoir une connaissance précise de son flux de facturation. Selon la taille de l'entreprise, des milliers de factures sont émises ou reçues. Ces documents être au format papier ou PDF, être dotés ou non d'une signature électronique, etc. Chaque flux de facturation devra donc faire l'objet d'une PAF adaptée. La première étape consiste ainsi à réaliser un audit de votre processus de facturation.

2. Associer une obligation à chaque flux de facturation

Une fois ces différents flux de factures identifiés, il faut consulter la réglementation fiscale. Facture papier ou PDF, différentes règles s'appliquent. Vous devez en avoir connaissance. Cela vaut aussi pour la nature de la facture (le type de bien ou service concerné) et sa destination (en France ou à l'étranger). L'objectif d'une PAF est d'avoir une vision claire sur la conformité de sa comptabilité avec le droit.

3. Mise en place de contrôles à chaque étape du traitement de la facture

À ce stade, votre entreprise sait quelle obligation incombe à quelle facture. C'est à cette étape que des contrôles doivent être mis en place. Pour rappel, ces contrôles doivent garantir la lisibilité, l'authenticité et l'intégrité de chaque facture. L'administration fiscale ne fournit pas une méthode précise pour ce faire. À vous de mettre en place des contrôles adaptés à votre activité et assurant une sécurité optimale.

4. Archivage des factures dans un système d'archivage électronique

Une fois que la facture électronique a été traitée par les fournisseurs et les clients, elle doit être archivée. Ce stockage doit être sécurisé. Les entreprises sont tenues d'utiliser un système d'archive électronique (SAE). Ces systèmes de stockage documentaire doivent posséder la norme NF Z42-013.

5. Création d'une documentation à destination de l'administration fiscale

Les contrôles mis en œuvre par votre PAF doivent être décrits précisément dans une documentation. C'est cette documentation que vous présenterez à l'administration fiscale pour démontrer que vos factures sont conformes. Cette documentation doit comprendre toutes les pièces liées à votre facturation. Bons de commande, de livraison, devis et évidemment, factures : tous les documents comptables doivent pouvoir être présentés. Pour être en mesure de présenter une documentation exhaustive lors d'un contrôle, un archivage méthodique doit être prévu en amont.

6. La formation du service comptable à la gestion de la facture électronique

Les contrôles liés à votre PAF exigent une parfaite connaissance des obligations de la part des services comptables. Engager les services comptables dès le début de la mise en œuvre de la piste d'audit fiable est également une excellente idée.

Pourquoi faire confiance à une entreprise spécialisée pour mettre en place votre PAF ?

Nombreuses sont les entreprises réservées à l'idée d'adopter la facture électronique. Mettre en place une PAF est long, fastidieux et la moindre erreur peut conduire à des sanctions lourdes. Si cette opération vous semble trop ambitieuse pour être traitée en interne, n'hésitez pas à le faire en externe. Zeendoc, notre solution de dématérialisation des factures, peut vous permettre d'amorcer le virage du "tout numérique" sereinement. Ce choix apporte de nombreux avantages.

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Une piste d'audit fiable en conformité avec la loi fiscale

En cas de non-conformité, une facture peut coûter cher à votre entreprise. L'exonération de TVA peut vous être retirée et une amende conséquente est prévue. Faire confiance à un prestataire externe vous permet d'envisager chaque contrôle de l'administration en toute confiance. Conscients des exigences du droit, chez Zeendoc, nous mettons tout en œuvre pour que vos factures soient en règle. Vous évitez ainsi les mauvaises surprises.

Gagnez du temps en confiant votre PAF à des experts

La PAF exige d'effectuer des contrôles réguliers et chronophages. En choisissant de confier ce contrôle à un prestataire externe, vous libérez vos services de comptabilité de tâches contraignantes. Votre équipe est ainsi libre de consacrer son temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un partenaire pour la dématérialisation de vos factures

La PAF s'intègre dans un processus plus global de dématérialisation des flux de facturation. À terme, c'est l'ensemble des documents produits qui seront au format électronique. Une solution de dématérialisation comme Zeendoc permet de vous préparer au futur. Vos factures sont envoyées au format électronique, classées et archivées en toute sécurité.

La dématérialisation offre de nombreux avantages. La productivité des entreprises qui amorcent ce virage est décuplée. Les économies de papier et des frais de traitement des documents physiques sont considérables. Le retour sur investissement est presque toujours assuré. Il s'agit en outre d'une façon plus stable, sûre et pérenne de gérer sa comptabilité. Enfin, abandonner le papier au profit du numérique est bon pour l'environnement. Des millions de tonnes de papier sont produites chaque année en France. Pour affronter les enjeux écologiques de demain, il est nécessaire de passer au numérique au plus vite. Tous les employés de votre société doivent être sensibilisés afin d'adopter les bonnes pratiques de la transition écologique.

Une compatibilité avec la plupart des logiciels comptables

Si vous possédez déjà un logiciel comptable, la solution Zeendoc vous permet une connexion simple et rapide. Vous gagnerez encore plus de temps : pas besoin de dédoubler vos efforts. Chaque facture est automatiquement contrôlée, puis ses données sont extraites pour une importation des écritures dans votre logiciel comptable. Ces dernières sont ensuite intégrées dans votre logiciel comptable. La facture est ensuite stockée en sécurité et peut être consultée à tout moment. L'exportation automatique des écritures comptables vous fait ainsi gagner un temps précieux. Cette solution vous permet de minimiser les risques d’erreur. C'est votre productivité globale qui s'en trouve améliorée.

La nature de la piste d'audit fiable n'est toujours pas claire pour de nombreux chefs d'entreprise. En outre, sa mise en œuvre est complexe. Cela explique en partie pourquoi, malgré ses multiples avantages, le passage à la facture électronique n'est pas encore devenu la norme. Pourtant, en suivant la bonne méthode, il est possible de mettre en place une piste d'audit fiable facilement. En faisant confiance à un prestataire comme Zeendoc, vous n'avez presque rien à faire. Rapidement, cette nouvelle façon de gérer votre comptabilité vous apparaîtra comme une évidence.

Tout savoir sur la dématérialisation

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