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lundi 30 mai 2022

Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?

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La dématérialisation – brique de la transformation digitale – consiste à passer directement du papier au numérique grâce à des outils de gestion électronique des documents (GED). Et il est vrai que les avantages sont là : gains de temps, d’espace et financiers, amélioration de la productivité, mais également bénéfique en termes écologique.

Factures, fiches de paie, contrats, documents administratifs divers et variés ont donc disparu (ou presque) des bureaux et étagères et figurent sous forme dématérialisée dans le cloud, sur des équipements tels que des serveurs, réseaux… hébergés en datacenters, pour le plus grand bonheur des adeptes de la gestion électronique des documents.

Bref, la dématérialisation ne semble avoir que des avantages. Le stockage de documents est désormais inutile, l’accès aux données est facilité, le partage de fichiers permet une coordination et une organisation de travail plus aisée, la traçabilité des documents n’est plus un vœu pieux, d’autant que la dématérialisation a une valeur légale. Enfin, le procédé permet aux entreprises de réduire leur empreinte écologique.

Définition — Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Au fait, qu’est-ce que la dématérialisation d’un document (à ne pas confondre avec la numérisation) ? Elle désigne un processus simple au cours duquel le document papier est remplacé par un format numérique (PDF, etc.). D’ailleurs, le terme de dématérialisation est privilégié au sein des entreprises. On l’emploie également pour désigner la conception d’un système d’information électronique visant à classer les documents numériques et à en faciliter l’accès.

Par dématérialisation des documents, on entend ainsi le partage numérique de l’information dans une entreprise et l’acte de numérisation des documents en soi.

Concrètement, la dématérialisation consiste, dans un premier temps, à transformer un document papier en fichier électronique. On peut le faire soi-même – c’est fastidieux – ou solliciter un spécialiste de la numérisation qui se chargera de volumes importants, du travail d’indexation, de stockage et d’archivage des données. Une fois cette tâche effectuée, reste à mettre en œuvre un système de gestion électronique des documents (GED). Bref, un vrai système d’information apte à gérer automatiquement des quantités de documents numérisés. En clair, capable de retrouver en un clic le fichier recherché dans une base de données et de le mettre immédiatement à disposition.

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Dématérialisation des documents et numérisation, quelles différences ?

D’un côté, la dématérialisation, c’est-à-dire le remplacement, notamment dans une entreprise, des supports d’informations matériels (souvent papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs. La dématérialisation a pour objet de gérer de façon électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, documents RH, notes de frais…) qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs).

De l’autre, il y a la numérisation. Elle consiste à transférer le contenu et les caractéristiques formelles d’un document papier vers un support 100 % numérique. Pour numériser, on se sert en général d’un scanner qui restitue une image point par point du document d’origine, en noir et blanc ou en couleur. Le format le plus courant, pour un document une fois numérisé, reste le fameux PDF. Mais il existe d’autres formats de données, notamment le format image JPEG.

Si la numérisation consiste à transformer un document analogique en objet numérique, la dématérialisation implique la mise en œuvre d’un système de production, de diffusion et de conservation de documents numérisés.

Transition numérique : quels documents cibler ?

Une fois les atouts de la numérisation et de la dématérialisation démontrés, reste à réussir sa transition numérique. En clair, déterminer quels sont les documents à privilégier. L’objectif est de rationaliser ; car la numérisation des documents papier permet de mettre à disposition des utilisateurs une information pertinente, fiable et rapide. Les documents à privilégier sont donc les courriers, factures fournisseurs et clients, notes de frais, bons de commande, contrats clients et fournisseurs, documents RH, bordereaux de livraison, dossiers de production. En règle générale, tous les autres documents, entrants ou sortants, doivent faire l’objet d’une numérisation en vue d’être stockés.

Les cinq avantages de la dématérialisation

La dématérialisation permet de gagner en productivité et en réactivité.

  1. Gain d’espace. Grâce à la numérisation des documents, fini le gaspillage de mètres carrés destinés au stockage des archives. Le cloud a remplacé les étagères.
  2. Un accès aux données facilité. Grâce à la dématérialisation des données, accéder à l’information utile est rapide. On partage, on modifie, on crée : les fichiers (documents, articles, photos, vidéos…) circulent rapidement. Le partage des fichiers permet une coordination et une organisation de travail optimisées, et donc une productivité accrue.
  3. Une traçabilité des documents effective grâce à la rapidité de transmission, au classement, au tri des documents et à l’historique par document des évènements documentaire et systèmes, mais aussi l’horodatage, les recherches sont fluides et efficaces.
  4. La valeur légale de la dématérialisation. L’archivage numérique permet le traitement des données à distance et surtout la sécurisation des documents. Et les espaces de stockages sont dotés de systèmes de protection des données (coffre-fort numérique, signature électronique).
  5. Une empreinte écologique réduite. Par définition, la dématérialisation réduit significativement le gaspillage de documents papier.

La dématérialisation offre un gain de temps

La suppression des documents papier (factures, fiches de paie, contrats, documents administratifs) entraîne-t-elle un gain de temps pour les collaborateurs d’une entreprise ? Sans aucun doute, dans la recherche et le partage : les équipes se montrent plus réactives et passent moins de temps à accomplir des tâches chronophages - processus de traitement, de validation, de classement… La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l’accès au télétravail dans les entreprises. Par ailleurs, la numérisation des documents réduit les risques de perte de documents tout en garantissant une traçabilité optimale.

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De nos utilisateurs déclarent gagner du temps avec zeendoc

La dématérialisation permet un archivage simplifié

L’archivage papier coûte cher et implique de disposer d’un espace de stockage dimensionné, constellé de classeurs et peuplé de feuilles volantes ou des documents rangés au mauvais endroit. Résultat : la recherche devient fastidieuse et chronophage, avec un risque d’erreur bien réel. L’archivage numérique est possible depuis l’arrêté du 22 mars 2017. Cependant, les entreprises ont encore dû attendre le 1er juillet 2019 pour s’affranchir totalement du papier, lorsque la Loi a levé l’obligation de conserver les justificatifs papier des notes de frais.

Garantir la pérennité de l’information

Bon à savoir

Pour bien conserver ses documents sous format électronique, il faut veiller à leur authenticité. S’il s’agit d’une copie d’un document papier, les deux fichiers doivent être identiques et permettre d’identifier le créateur du document, la date, le contenu.

L’intégrité des documents doit être préservée : le document numérique ne peut être ni modifié, ni altéré, ni dénaturé, de sa création à la mise en place dans le système.

Enfin, la lisibilité des documents dans le temps doit être garantie, dans le respect des formats imposés par l’administration fiscale (PDF ou PDF A/3 ISO 190005-3 selon l’arrêté du 22 mars 2017).

La digitalisation automatise les processus d’entreprise

La dématérialisation est un outil d’accélération des processus métier au sein de l’entreprise, car elle optimise la gestion des flux de documents. Le traitement de documents au format papier (factures, contrats…) implique un travail d’identification et de vérification des données, avant distribution aux services concernés. Dans le cadre d’un processus de dématérialisation avec une GED, l’automatisation court sur toute la chaine, réception de la facture, technologie de reconnaissance et donc analyse et classement automatique des documents selon leur plan d’indexation, et circuit de validation.

La dématérialisation facilite le travail à distance

La dématérialisation bouleverse l’organisation globale du travail en entreprise en facilitant le travail simultané de différents collaborateurs sur un même projet grâce à un portail en ligne commun et des outils électroniques. Échanger des documents ou partager des tâches entre services, même à distance, est possible et sécurisé. La signature électronique permet à tous les collaborateurs de signer des documents sans avoir besoin de se déplacer, grâce à l’accès aux documents à distance.

La dématérialisation offre un gain de place

Les solutions d’archivage physique sont remplacées « facilement », grâce à un projet de dématérialisation, une solution efficace pour gagner de l’espace, notamment du foncier, au sein d’une entreprise. On a constaté que 80 % des documents archivés sont conservés inutilement, pour cause de doublons essentiellement.

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des documents archivés sont conservés inutilement

La dématérialisation permet des économies

Un projet de dématérialisation permet de réduire un certain nombre de postes de dépenses : ; mais aussi le matériel (scanner, photocopieuse, mobilier) ; le traitement des documents et de leur archivage ; la facture d’énergie liée à la gestion et à la conservation des documents. Sans compter le temps de travail alloué à cette tâche qui également représente un coût important.

Comment mettre en place un projet de dématérialisation ?

Première étape : effectuer un diagnostic pour identifier les processus à automatiser, anticiper les gains, les problèmes, les freins. Deuxième étape : définir les flux à automatiser, la technologie utilisée pour saisir les données, et comment les entrer dans le système d’information de l’entreprise. En clair, mettre en place une gestion électronique des documents - ou GED - pour permettre aux différents acteurs de retrouver un document si cela s’avère nécessaire.

Il faut donc choisir une solution rapidement opérationnelle. Faire appel à un prestataire de services peut être utile à ce stade.

Les clés d’une dématérialisation réussie

Bon à savoir

Un classement des données selon une structure « logique » pour les collaborateurs est déterminant.

L’utilisation de la terminologie adaptée pour les métadonnées et/ou les index qui permettent d’identifier les documents et de les retrouver facilement.

Adapter les flux de traitement et d’automatisation : classement automatique d’un document, transfert vers une personne spécifique ou une équipe, validation intermédiaire, signature…

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