L’obligation de la facture électronique se renforce dans toutes les entreprises. Les directions financières sont au cœur du processus, idéalement placées par leurs fonctions et missions. Les enjeux sont importants et se préoccuper de la dématérialisation des factures devient urgent. Découvrez le calendrier et les obligations qui vous attendent en tant que DAF pour organiser son déploiement. Comment et pourquoi ce processus répond-il à vos défis majeurs ?
La facture électronique s'impose en France : obligations et calendrier
La dématérialisation des factures se développe fortement dans les entreprises. Ce type de traitement des documents va encore se renforcer dans les directions financières avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire.
Dématérialisation des factures : un processus enclenché qui va se généraliser
Si votre entreprise a une activité commerciale avec le secteur public, elle a déjà dû adopter depuis le 1er janvier 2020 la facture électronique pour ses relations avec les administrations publiques « Business to Government (B to G) ». Dans ce cadre, vous transitez par la plateforme Chorus Pro. Quant aux relations du type Business to Business (B to B), l’administration fiscale imposera aux entreprises françaises de facturer au format électronique selon un calendrier établi en fonction de leur taille.
Calendrier de deploiement de la facture électronique obligatoire, début dès 2026.
Le nouveau calendrier pour la mise en place de la facturation électronique obligatoire en France présente deux étapes distinctes.
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront tenues de recevoir des factures électroniques, tandis que les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront également chargées d'émettre des factures électroniques.
Une deuxième phase entrera en vigueur un an plus tard, à partir du 1er septembre 2027, exigeant que les petites et moyennes entreprises ainsi que les microentreprises adoptent la facturation électronique (émission et réception).
Ce calendrier vise à favoriser une transition progressive vers la facturation électronique dès 2026, en prenant en compte les différences de taille et de capacités d'adaptation des entreprises, tout en contribuant à moderniser les processus commerciaux et administratifs en France. Les entreprises de toutes tailles sont encouragées à anticiper ces dates butoirs et à se préparer en conséquence pour se conformer aux nouvelles réglementations en matière de facturation électronique.
Les formats de factures actuellement autorisés en entreprise
En France, le format électronique présente désormais la même force probante qu’un format papier. Ceci vaut à condition de respecter les exigences fiscales décrites dans le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Ainsi, divers formats de pièces comptables cohabitent aujourd’hui dans beaucoup d’entreprises.
En dehors de la facturation électronique obligatoire avec le secteur public, vous avez peut-être accédé à la demande de vos clients de travailler au format électronique au travers de différents moyens, utilisation d’une signature électronique, mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF) ou un échange informatisé de données (EDI). Vous pouvez également avoir donné votre consentement à des fournisseurs pour recevoir des factures autres qu’au format papier. Enfin, pour vos ventes, même si le client souhaite un exemplaire par courrier, rien ne vous empêche de dématérialiser le vôtre en vue de son archivage.
La réforme de la facture électronique en France : caractéristiques de cette obligation progressive
L’administration fiscale poursuit le déploiement de la facturation électronique obligatoire pour les relations entre professionnels établis en France. Elle vise un double objectif. Fluidité et gains financiers sont attendus dans les entreprises, ainsi qu'une réduction de la fraude à la TVA. Un calendrier précis existe selon le type de flux entrants ou sortants et en fonction de la taille d’entreprise.
Une facture électronique doit être dans ce format de son émission à son stockage, en passant par sa transmission au client et sa réception. Elle doit respecter un des trois formats prévus par la DGFIP ((CII et UBL : 2 formats qui sont des fichiers XML, Factur X : un format dit ‘hybride’ qui se compose du lisible de la facture PDF et des données structurées de la facture). Factur X présente les fonctionnalités les plus pratiques. Ainsi, il comprend à la fois des données structurées XML pour la lecture informatique et un PDF/A pour l’humain. Vous devrez transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire agréée par l’État (PDP) ou par le portail public de facturation (PPF). Retrouvez d'autres éléments d'information sur la facture électronique interentreprise dans ce guide sur la facture électronique obligatoire en France.
Bon à savoir : ces mêmes plateformes transmettront aussi des données numériques à l’administration fiscale. Il s’agit des opérations qui se situent en dehors du champ de la facturation électronique obligatoire. Exportations, livraisons intracommunautaires et ventes aux non-assujettis français en font partie. C’est l’objet du e-reporting (il permet de reconstituer l’activité économique d’ensemble d’une entreprise : complémentaire à la facturation électronique, il permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA).
Le calendrier prévu pour les factures fournisseurs
Pour les factures en provenance des fournisseurs, toutes les entreprises suivent le même calendrier. Elles devront accepter la facturation électronique entrante. TPE, PME, ETI ou grande entreprise, l’échéance est identique.
Le calendrier prévu pour les factures clients
Côté ventes, la facturation électronique deviendra incontournable pour vos clients professionnels établis en France aux dates suivantes :
- À VENIR - pour les grandes entreprises ;
- À VENIR - pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire) ;
- À VENIR - pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.
La dématérialisation des factures : un enjeu stratégique pour les directions financières
De nombreux défis attendent les directeurs financiers. Cette évolution réglementaire relative à la facturation électronique constitue une réelle opportunité. Atout significatif pour leur métier, elle les aide à relever leurs challenges professionnels.
Les défis des DAF dans les entreprises de demain
S’il existe une fonction au cœur de la machine de l’entreprise, voire parfois dans la tourmente économique, c’est bien la direction administrative et financière.
Dégager du temps dans les services de la direction administrative et financière
L’accroissement permanent de la taille des entreprises, des quantités de données à gérer, et cela, dans des délais toujours plus courts, contribue à complexifier la mission du DAF. Dégager du temps et des ressources devient crucial pour parvenir à tout faire. L’automatisation des tâches chronophages à faible valeur ajoutée apporte une aide essentielle dans ces organisations. La dématérialisation participe à accélérer le traitement des documents. Par exemple, elle supprime la saisie manuelle des factures en comptabilité.
Sécuriser les données et fiabiliser l'information financière
Comment concilier le besoin d’information rapide pour la prise de décision avec des données exhaustives et fiables ? Le DAF vise à sécuriser la data. Il s’intéresse à l’automatisation des reportings. Il apprécie la consolidation aisée des informations sous de multiples axes. Il recherche la traçabilité des opérations afin de remonter aux pièces justificatives directement à partir d’une écriture comptable. Pour tous ces défis, la dématérialisation des factures apporte fluidité, sécurité et rigueur dans les processus.
Améliorer la performance financière et accompagner la direction de l'entreprise
L’autre défi majeur des DAF reste l’accompagnement des directions d’entreprise dans le pilotage et la recherche de performance. Vous souhaitez décider vite et bien ? Encore faut-il utiliser des données pertinentes, fiables et dans des délais très courts. Jouer le rôle de business partner pour un DAF exige de disposer de temps pour lui et ses collaborateurs. La dématérialisation des factures apporte ce gain considérable. Cette production du chiffre plus rapide permet d’affecter les équipes à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les DAF : des professionnels idéalement placés pour dématérialiser la facturation
Dématérialiser se situe au cœur de l’optimisation des processus, des coûts et du temps en entreprise. Le service de la DAF connaît et analyse tous les flux financiers. Il opère de façon transverse avec l’ensemble des services de la société. Il maîtrise les rouages, les applications informatiques et les métiers. C’est donc tout naturellement que le directeur financier se charge de déployer les solutions de dématérialisation des factures. En outre, aguerri au calcul du ROI, il sait mesurer les gains apportés à chaque étape d’un tel projet.
Organiser la mise en place de la facturation électronique par le service financier
L’enjeu pour les prochaines années, réside dans la mise en place de cette facturation électronique obligatoire. La réussite passe par une organisation classique en mode projet. La priorisation des urgences selon l’état d’avancement de la dématérialisation dans l’entreprise s’impose.
Auditer les processus de l'entreprise et définir les priorités de dématérialisation
Comme pour tout projet informatique transversal en entreprise, commencez par une analyse de la situation existante.
Voici une liste de questions non exhaustive à se poser :
- Utilisez-vous une solution GED pour l’archivage de la documentation comptable ?
- Quels sont les différents types de traitement des flux de facturation entrante et sortante ?
- Bénéficiez-vous d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?
- Quelles natures de dépenses professionnelles des collaborateurs sont déjà au format numérique ?
- De quels modes de paiement disposent-ils ?
- Quelle est l’importance du processus procure-to-pay dans la société ?
Les factures fournisseurs entrantes
La facture électronique concerne d'abord les factures fournisseurs. L’échéance approche aussi dans les PME. Le DAF doit donc les traiter en priorité dans son projet de dématérialisation.
Démarrer la dématérialisation des factures au format papier dès maintenant
Vous n’avez pas encore mis en place la gestion électronique de documents (GED) dans l’entreprise ? N’attendez pas pour adopter cette dématérialisation entrante. En commençant par scanner les factures fournisseurs au format papier, vous adaptez déjà fortement vos processus et méthodes de travail. Avec un outil comme Zeendoc, vous bénéficiez d’une application experte en dématérialisation du dossier fournisseur. Cela fonctionne du dépôt de document au paiement.
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de Vos coûts de traitement sont réduit
Prioriser la dématérialisation des flux du cycle fournisseurs ou procure-to-pay
Le cycle des achats ou procure-to-pay constitue le secteur souvent le plus en retard en matière de digitalisation. Pourtant une gestion dématérialisée apporte des économies significatives, en temps et en argent. Contrat d’achat, bon de commande, bon de réception, validation et saisie de la facture, tout peut s’effectuer sur support numérique.
Choisir une application de gestion dématérialisée des factures
Votre entreprise ne dispose pas d’outil de dématérialisation ? Alors le projet inclut le choix d’une solution adaptée à vos besoins. Établissez un cahier des charges. Gardez en tête les fonctionnalités à examiner :
- Respect des règles fiscales en matière de valeur probante ;
- Qualité technique de l’outil d’océrisation ; (Fait de reconnaître automatiquement un texte à partir d'une image) ;
- Simplicité et ergonomie de la solution pour les utilisateurs ;
- Sécurisation de l’archivage ;
- Flexibilité du paramétrage, de l’analytique et de la gestion des droits ;
- Possibilité d’interface avec le logiciel comptable.
Les factures sortantes à destination des clients de l'entreprise
Selon la taille de votre entreprise, cette partie de la facturation électronique obligatoire. Comme pour les pièces qui émanent des fournisseurs, nous recommandons toutefois de démarrer le processus dès que possible.
Actuellement, la dématérialisation complète de la facturation client dès son émission suppose l’accord des deux parties. Certaines entreprises l’effectuent déjà selon leur secteur d’activité, d’autres non. Dans tous les cas, même si vos clients souhaitent maintenir le format papier, vous pouvez dématérialiser votre propre exemplaire. En procédant ainsi, vous simplifiez l’archivage et réduisez son coût. Vous facilitez l’accès au document numérique en ligne. Vous initiez le processus pour l’étape obligatoire qui arrive.
La dématérialisation des factures constitue un réel enjeu pour les DAF. Aide précieuse pour relever les défis qui les attendent, ce format sera bientôt une obligation dans les entreprises françaises. Faites de ce dossier une priorité pour les prochains mois afin de vous préparer au mieux. Zeendoc se tient à votre disposition pour vous épauler dans le déploiement des factures numérisées comme électroniques. Contactez-nous pour échanger sur vos besoins.
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