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dimanche 14 août 2022

Facturation électronique obligatoire : comment ça marche ?

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La France, ainsi que de nombreux pays dans le monde, adopte peu à peu le format numérique pour les factures. Après une première phase déjà en place depuis 2020, le calendrier se précise pour toutes les entreprises en B to B, dès lors que leurs clients sont établis en France. Faisons le point sur la facturation électronique obligatoire. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les échéances ? Quels sont les atouts du processus pour votre entreprise ?

Facturation électronique dans les entreprises : définition, caractéristiques et enjeux

Vous entendez parler de plus en plus de facturation électronique obligatoire. En effet, le déploiement dans toutes les entreprises approche. Mais savez-vous en quoi consiste cette réforme, d’abord européenne, puis française ?

Les critères incontournables des factures au format électronique

La France avance peu à peu vers le tout électronique pour la facturation en entreprise. Pour pouvoir bénéficier de cette appellation, une facture doit toutefois respecter un formalisme précis. Ainsi, ne la confondez pas avec une facture dématérialisée par le scan d’un document papier au format PDF. La facture électronique suit un processus numérique du début à la fin. Elle se crée, se transmet, se réceptionne et s’archive obligatoirement dans un tel format. Les systèmes de traitement devront en outre garantir l’authenticité du document, son intégrité et sa lisibilité.

Les formats de la facturation électronique obligatoire

Les textes déterminent trois formats acceptables en France pour la facturation électronique.

  • Le format dit structuré comprend uniquement des données structurées pour répondre aux caractéristiques de l’EDI (échange de données informatisé).
  • Le format non structuré ressemble visuellement aux factures papier ou à un PDF.
  • La Factur-X mixe les deux, avec à la fois un document lisible par l’humain, du type PDF, et des informations structurées jointes dans un fichier XLM annexe.

Facturation électronique : les objectifs de la réforme fiscale française et européenne

Avec cette réforme de la facturation, le législateur poursuit deux objectifs principaux. D'une part, il souhaite aider les entreprises dans leur suivi administratif et contribuer à réduire significativement les coûts de traitement des factures. Il vise aussi l’accélération des paiements afin d’améliorer la trésorerie des sociétés.

D'autre part, l’enjeu consiste à réduire la fraude fiscale à la TVA. En contraignant le contribuable professionnel à utiliser la facture électronique, ainsi que les plateformes de dématérialisation, le législateur vise le contrôle des déclarations de TVA avec la facturation. Il souhaite à terme les préremplir. En effet, la réception des données provenant des plateformes PDP rendra possible ce traitement automatisé pour la TVA.

Rôle du portail public de facturation (PPF) et des plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) pour l'obligation de factures électroniques

La loi va obliger les entreprises à choisir leur prestataire par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, pour adresser leurs factures au client, qu’il s’agisse d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’État ou du portail public de facturation (PPF). C’est le portail retenu par chaque entreprise qui centralisera les factures. Il les vérifiera et les transmettra aux clients. Il sera aussi responsable de transférer les données exigées par l’administration fiscale, tant en matière d’e-invoicing que d’e-reporting.

Périmètre de l'obligation de facture électronique pour 2024-2026

La prochaine étape de la facturation électronique obligatoire concerne les relations entre tous les assujettis à la TVA domiciliés en France. Il s’agit donc des relations du type B to B sur le territoire français. On parle d’e-invoicing. Par ailleurs, les textes obligent également à transmettre, non pas des factures électroniques, mais des données électroniques dans certains cas. Cette disposition fiscale concerne les autres opérations, les ventes du type B to C, les exportations et les livraisons intracommunautaires. Cette obligation porte le nom d’e-reporting. Ces échanges devront aussi se piloter avec les PDP.

Calendrier de déploiement de la facturation électronique obligatoire en France

La facture électronique a mis des années à se déployer en France. Désormais, les choses se précisent avec l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021. Entrons dans le détail de ce qui vous attend.

Rappel des textes qui régissent la réforme des formats de factures électroniques

Le titre de cette ordonnance de septembre 2021 parle de lui-même : la généralisation de la facture électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA et à la transmission des données de transaction. Elle fait suite à des années de travaux et de réflexion afin de déployer en France les directives européennes en la matière. Citons notamment le règlement (UE) n° 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.

Nous vous conseillons aussi de consulter le dossier de spécifications externes de la facturation électronique. C’est l’agence pour l’informatique financière de l’État qui l’a établi en septembre 2021. C’est un support technique très complet pour la mise en place du processus, dans le respect des obligations fiscales.

La facture électronique obligatoire pour les relations Business to Government (B to G)

Cette étape est d’ores et déjà en place depuis janvier 2020 dans toutes les entreprises qui présentent des opérations avec le secteur public. L’utilisation du portail public de facturation (PPF), du nom de Chorus Pro, est obligatoire pour ces factures électroniques.

L'échéance unique de la facturation électronique obligatoire entrante

L’étape suivante concerne donc les relations B to B pour les assujettis établis en France. Le calendrier prévoit deux types d’échéance, une pour la facture entrante et une autre pour la sortante. Quelle que soit la taille de l’entreprise, dans tous les cas, elle doit être en mesure d’accepter la facture au format électronique en réception des fournisseurs dès le 1er juillet 2024.

Cette échéance arrivera très vite. Commencer par dématérialiser les flux papier entrants constitue une première étape que nous recommandons fortement. Zeendoc, expert du domaine, vous accompagne dans ce processus pour la gestion numérique du dossier fournisseur de A à Z.

dématérialisation-du-dossier-fournisseurs

Les échéances pour la facturation électronique obligatoire sortante

Concernant l'émission de factures pour les clients, les entreprises bénéficient de délais plus ou moins longs selon leur taille. Elles doivent utiliser le format électronique et émettre leur e-reporting au plus tard :

  • le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
  • le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.

La facturation électronique : une obligation qui présente de nombreux atouts

La facturation électronique telle que décrite dans cet article revêt certes un caractère obligatoire. Toutefois, ne vous arrêtez pas à cet aspect. Elle constitue en réalité une solution organisationnelle très intéressante pour toutes les entreprises.

Réduire les coûts de traitement des factures

Le premier atout réside clairement dans les économies que génèrent les factures électroniques. Le coût du traitement d’une pièce comptable fournisseur au format papier, de l’ouverture courrier à son archivage, sans oublier le paiement, atteint entre 14 € et 20 € (source facture-électronique). Avec la dématérialisation intégrale du processus, le gain s’élève à 50 %, voire 75 % de ce coût. C'est une piste considérable à creuser pour toute entreprise.

Réduire_coûts_traitement_factures

Fluidifier l'administratif : gestion comptable, TVA, paiements et transmission de l'information

Avec cette obligation à venir, l’administration vise aussi la simplification et la fluidification des processus et traitements, notamment l’accélération des paiements. Ce n’est pas un vœu pieux. En effet, disposer de toutes les étapes d’un dossier fournisseur archivées et consultables en ligne et de n’importe où aide la gestion administrative.

Le valideur de factures fournisseurs n’a plus d’excuses pour retarder le traitement des documents, même en cas d’absence du bureau. Les processus proposés par les applications de dématérialisation comme Zeendoc offrent aussi de multiples possibilités de notifications et de contrôles. Ils rendent les échanges et le traitement de l’information plus agiles.

Sécuriser l'archivage des données des entreprises en supprimant la documentation papier

Avec la facturation électronique obligatoire, vous allez découvrir les avantages de l’archivage dématérialisé. Le système antérieur consistait à ranger tous les documents dans des boîtes d’archive. Il fallait ensuite les numéroter, les référencer, puis les stocker physiquement dans un local. Le traitement sur le cloud soulage les équipes au quotidien. En outre, cette opération sensible et réglementée par l’administration fiscale présente un niveau de sécurité supérieur. Vous évitez le risque de dégradation, de vol, de perte et de destruction des factures.

Zeendoc vous assure en outre un hébergement sur des serveurs situés en France. Nous utilisons un système de sauvegardes redondantes dans deux data centers distincts géographiquement. Enfin, la dématérialisation des factures contribue à faciliter la piste d'audit fiable, une obligation fiscale incontournable en entreprise.

hebergement_cloud_france

La facturation électronique obligatoire, c’est pour demain. Avec toutes ces informations sur son fonctionnement et le cadre légal de l’administration fiscale, nous recommandons de ne pas attendre 2024. Commencez déjà par la mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs dont la réception s’opère au format papier. Vous franchirez ainsi une marche importante dans l’organisation administrative de l’entreprise. Zeendoc vous accompagne dans la mise en œuvre de ce processus. Nous vous épaulons aussi pour les étapes suivantes. Contactez-nous pour faire le point sur la manière de procéder !

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