Dans l'ère numérique actuelle, où la gestion documentaire revêt une importance capitale, les entreprises sont confrontées au défi d'archiver efficacement leurs documents sensibles, tout en garantissant leur sécurité. C'est dans ce contexte que le coffre-fort électronique émerge comme une solution incontournable pour garantir la confidentialité, la conformité et la protection des données.
Qu'est-ce qu'un coffre-fort électronique ?
Solution sécuritaire à la conservation des documents numériques, le coffre-fort électronique permet une dématérialisation élargie des documents de l’entreprise.
Le coffre-fort électronique : une serrure virtuelle pour vos documents
Le coffre-fort électronique, ou coffre-fort numérique, offre une alternative numérique sûre aux coffres traditionnels. Il utilise une serrure virtuelle pour garantir la protection des documents, y compris les documents sensibles de l’entreprise, comme les bulletins de paie, contrats, factures clients ou fournisseurs. Un accès sécurisé en limite l’accès aux seules personnes disposant des codes.
Le coffre-fort électronique est donc un espace de stockage en ligne sécurisé. Il permet la conservation et la consultation des documents numérisés ou dématérialisés. Vous pouvez y accéder où, et quand bon vous semble, grâce au stockage en ligne.
Archivage électronique : vers la dématérialisation des documents
En adoptant un coffre-fort électronique, les entreprises font le choix de la dématérialisation de leurs documents. Cette transition vers le numérique permet une gestion centralisée des fichiers. Cela permet une plus grande efficacité, tout en offrant un espace de stockage sécurisé.
Un coffre-fort électronique, en plus de la solution de stockage sécurisée des documents numériques, offre diverses fonctionnalités. Il permet notamment, en le connectant au SIRH (système d’information des ressources humaines), une distribution automatisée des documents RH. Cela offre au service RH la possibilité d’une gestion administrative simplifiée.
Quels sont les avantages d'un
coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort numérique est une solution hautement sécurisée d’archivage des documents numérisés et dématérialisés de l’entreprise. Il permet en outre une grande disponibilité de l’information ainsi qu’un gain de temps et d’espace qui lui permettent d’accroître sa productivité.
Le coffre-fort numérique permet la mise en sécurité des documents numériques de l’entreprise
La conservation des divers documents de gestion et d’archives de l’entreprise, sous format papier, est soumise à beaucoup d’aléas, dont la perte, la détérioration et le vol. L’utilisation d’un coffre-fort numérique permet de garantir la mise en sécurité des documents sensibles de l’entreprise par une succession de procédés.
Au moment du dépôt du document dans le coffre-fort électronique, celui-ci est scellé numériquement. Une signature électronique authentifiant l’auteur du dépôt y est déposée. La date et l’heure sont certifiées par un horodatage permettant de prouver l’antériorité du document. L’empreinte numérique du document, qui garantit sa non-modification et donc son intégrité, est calculée. Le document est ainsi assuré de conserver sa valeur probante. Celle-ci est notamment importante en cas de contrôle de l’administration sociale ou fiscale ou en cas de contestation.
Des procédures de vérification et de sauvegarde sont effectuées régulièrement. Cela permet de vérifier la conformité du document et la pérennité de son intégrité.
Enfin, l’accès limité, défini par des paramètres spécifiques à chaque document, garantit la confidentialité de l’information. Le document est protégé des risques de consultation et de détournement des données.
La conservation numérique des documents permet de les mettre à disposition des collaborateurs
L’un des avantages du coffre-fort numérique est la grande disponibilité permise par son utilisation. En effet, son utilisation permet de numériser les archives et de dématérialiser l’ensemble des flux documentaires de l'organisation.
Une fois les accès paramétrés et la confidentialité assurée, les documents sont accessibles simplement, sans contrainte de lieu ou de temps. Cela fluidifie grandement le partage de l’information entre les salariés de l’entreprise.
Le coffre-fort numérique permet de gagner du temps
L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet aux salariés de gagner du temps. En effet, le temps dévolu au classement et à la recherche de documents sous format papier est particulièrement long. En revanche, grâce au coffre-fort électronique et à son indexation, quelques clics suffisent pour accéder à l’information recherchée. Le temps gagné permet donc aux salariés de l'entreprise de se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.
Le gain d’espace permis par la numérisation et la dématérialisation de l’information
L’archivage et la gestion administrative sous format papier, en plus de demander du temps pour le classement et les recherches diverses, utilisent beaucoup d’espace. Cela va de quelques étagères à un service entier, selon la taille de l'entreprise. Chaque année, la quantité de documents papier conservée est considérable.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique, pour la numérisation des archives et la dématérialisation de l’ensemble des données, permet de récupérer cet espace. L'ensemble du flux documentaire de l'organisation, en ligne, est alors accessible depuis n'importe quel poste de travail, tablette ou smartphone. Cette place récupérée peut alors être dédiée à l'activité de l'entreprise ou au bien-être du personnel, dans le cadre d'une démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises).
Le coffre-fort électronique accroît la productivité de l’entreprise
Les gains de temps et d’espace permis par la mise en place d’un coffre-fort électronique se traduisent par une réduction substantielle des coûts de traitement. Ainsi, l’optimisation de ces paramètres accroît la productivité de l’entreprise.
La solution du coffre-fort numérique pour l’archivage et la dématérialisation des flux documentaires s’adapte à votre organisation et aux logiciels en place. Vous pouvez ainsi intégrer l’archivage numérique dans vos processus métiers.
Mise en place d'un coffre-fort électronique et conformité légale
Le caractère hautement sécuritaire du coffre-fort électronique permet à l’entreprise de se mettre en conformité avec les obligations de protection des données.
Respect de la réglementation sur la confidentialité des données relatives aux salariés
En France, la confidentialité des données est un enjeu majeur. Le RGPD (règlement général sur la protection des données) régit le traitement des données personnelles en France et en Europe. L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet aux entreprises de respecter le RGPD, en sécurisant les données sensibles du personnel, conservées dans le cadre des missions RH (ressources humaines). Il s’agit notamment de la confidentialité des données collectées pour assurer la rémunération du personnel, les déclarations sociales, la tenue du registre du personnel, la gestion administrative du personnel et l’organisation du travail.
La protection des bulletins de paie : une obligation légale
La loi impose aux entreprises de garantir la sécurité des fiches de paie. Le coffre-fort électronique devient ainsi une solution incontournable pour répondre à cette exigence légale et garantir la confidentialité des données salariales. Le bulletin de paie numérique est déposé dans la solution de coffre-fort choisie par l’entreprise.
Le salarié, averti sur sa messagerie personnelle, peut se connecter au coffre-fort. L'accès au système est sécurisé à l’aide de ses codes utilisateur et mots de passe confidentiels. Il peut alors consulter ses fiches de paie en toute confidentialité et, le cas échéant, les télécharger.
Opter pour Zeendoc, notre solution de GED (gestion électronique des documents)
Opter pour la GED Zeendoc vous permet de bénéficier de fonctionnalités améliorées d’un coffre-fort numérique et de l’expertise Sages, garantie par de nombreuses normes et certifications.
Les fonctionnalités clés de la GED Zeendoc
La GED Zeendoc est une application de conservation, de gestion, de protection et de valorisation de l’information des entreprises. Zeendoc vous permet de centraliser l’ensemble des informations de l’organisation dans une base de données unique en ligne. L'application protège et sécurise vos documents sensibles. De plus, grâce à vos paramètres d'indexation, l’application analyse et classe automatiquement chaque nouveau document téléversé. Vous pouvez ainsi répondre aux problématiques d’archivage et de classement.
En plus d’un archivage sécurisé de coffre-fort électronique, le système Zeendoc vous permet de fluidifier le flux des documents dans l’entreprise. En toute simplicité, les informations sont partagées entre les salariés autorisés.
Zeendoc favorise également le travail collaboratif en permettant un multi-accès aux documents en ligne, ainsi qu’à leurs différentes versions. Chaque collaborateur, en fonction du paramétrage d’autorisation, peut lire, commenter ou modifier un document. De plus, le document est conservé par le système dans sa version originale, afin de garantir son intégrité.
Les certifications et normes de la GED Zeendoc en garantissent la sécurité d’utilisation
La GED Zeendoc est garantie par un certain nombre de normes et certifications. Cela correspond à la législation en vigueur en France, relative à l'archivage et aux coffres-forts électroniques.
Entre autres, la norme ISO 27001 assure que l'entreprise qui propose le coffre-fort numérique possède un SMSI (système de management et de sécurité des informations) fiable, protégeant les utilisateurs contre l'intrusion, la perte, le vol ou la détérioration des données. Cette norme garantit également que l'entreprise a mis en place des processus de maintien de l'activité en cas de sinistre.
La certification ISO 14641 et la norme NF Z42-013 sont spécifiques aux coffres-forts électroniques et aux factures numériques. Elles garantissent l'intégrité, la conformité et la valeur probante des documents numériques.
La GED Zeendoc est par ailleurs garantie par des normes et certifications relatives aux données de santé, aux data centers, à la signature électronique, à l'hébergement et au numérique responsable. Notre expertise en matière de sécurité des documents nous a par ailleurs permis d'obtenir le titre de Label GED de l'année en 2022, par Data master.
Le coffre-fort électronique est un allié incontournable pour les entreprises cherchant à sécuriser, archiver, et gérer efficacement leurs documents. En adoptant la solution Zeendoc, vous garantissez la protection de vos données, assurez la conformité légale, et facilitez votre gestion documentaire au quotidien.
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