GED et GEIDE, quelles différences pour la gestion des documents en entreprise ?

Pour organiser et sécuriser les informations numériques, des solutions émergent pour aider les entreprises. La gestion électronique des documents (GED) permet la dématérialisation, l'archivage et la recherche des documents tels que factures et contrats. Mais, au-delà de la simple gestion documentaire, on entend aussi parler de gestion électronique de l'information et des documents de l'entreprise (GEIDE). Découvrez les différences entre GED et GEIDE et leurs impacts sur la gestion des informations.

La GED : une solution efficace pour organiser et sécuriser les documents électroniques

La gestion électronique des documents (GED) permet aux entreprises d'optimiser l'organisation, l'archivage et la recherche de leurs fichiers numériques. Les archives papier sont transformées en documents électroniques qui sont centralisés et stockés de manière sécurisée dans le système de GED. Cette solution intègre différentes fonctionnalités clés.

Numérisation et dématérialisation pour optimiser la gestion des documents

La numérisation et la dématérialisation des documents sont les premières étapes essentielles de la transformation numérique des entreprises. Grâce à la GED, les entreprises peuvent convertir leurs factures, contrats ou bons de commandes en format papier, en fichiers numériques exploitables.

Cette dématérialisation permet d'éliminer les archives papier, de réduire les coûts de stockage physique et d'accélérer le traitement de l'information. Associée à des fonctionnalités comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), la mise en place d'une solution de GED facilite ainsi l'accessibilité et la recherche des fichiers pour une meilleure gestion documentaire.

Indexation et métadonnées pour une meilleure recherche documentaire

L'indexation des documents repose sur l'attribution de métadonnées. Celles-ci permettent le classement intelligent et la recherche rapide de chaque document. Les systèmes de GED structurent l'organisation et le stockage des fichiers en leur associant des informations clés comme la date, l'auteur et le type de contenu. Grâce à ces métadonnées, les utilisateurs peuvent retrouver instantanément leurs documents électroniques en effectuant une recherche par mots clés.

Gestion des droits d'accès et des utilisateurs pour renforcer la sécurité des documents

La gestion des droits d'accès est une autre fonctionnalité clé d'un logiciel de gestion électronique de documents. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter et modifier certains documents électroniques. Les administrateurs définissent les niveaux d'accès en fonction de la sensibilité du contenu, des services concernés ou du projet associé. Les systèmes de contrôles et d'authentification renforcée réduisent les risques de fuites ou de pertes d'informations et assurent la protection des données sensibles de l'entreprise.

Archivage sécurisé pour la protection des données de l'entreprise

L'archivage réalisé par un logiciel de gestion électronique des documents permet aux entreprises de conserver leurs fichiers sensibles en toute sécurité conformément aux délais et exigences réglementaires. La mise en place d'une solution de GED garantit un stockage sécurisé grâce à des protocoles de chiffrement, une gestion des versions et un système de sauvegarde automatique.

Les entreprises peuvent ainsi appliquer les règles et la durée légale de conservation imposées par la réglementation. Avec l'archivage numérique dans le cloud, un outil de GED assure à la fois l'intégrité, la pérennité et l'accessibilité des documents électroniques.

La GEIDE : intégration de la gestion des informations et des processus

La gestion électronique de l'information et des documents de l'entreprise (GEIDE) regroupe des outils intégrant l'ensemble des informations numériques associées aux activités des entreprises. À l'instar d'une GED, la GEIDE comprend l'organisation et l'archivage des documents numériques. Elle va plus loin en englobant également la gestion des contenus non structurés, l'optimisation des flux de données et l'intégration des systèmes d'information. La GEIDE est associée à l'approche plus large de gestion des informations et contenus numériques de l'entreprise, ou Enterprise Content Management (ECM).

Une solution globale d'intégration des contenus et informations numériques de l'entreprise

Alors que la GED se concentre sur la gestion documentaire, la GEIDE englobe une approche plus large. Elle se distingue par l'intégration de toutes les informations numériques utilisées au sein de l'entreprise :

• les documents électroniques mais aussi les emails, bases de données et contenus multimédias ;
• les flux de travail, ou workflows, par la structuration des processus liés à la gestion de l'information ;
• les métadonnées et outils d'indexation pour améliorer la recherche par les utilisateurs.

Un logiciel d'optimisation des processus métier et automatisation des flux d'informations

L'un des principaux atouts de la GEIDE est l'automatisation des processus métier. Comme une GED, elle facilite le traitement, l'organisation et l'accès aux documents, mais elle permet aussi d'optimiser la gestion des flux d'informations. Par exemple, une entreprise peut ainsi suivre en temps réel ses bons de commande clients, ses factures fournisseurs et les stocks disponibles.

Une solution de GEIDE permet la mise en place de flux de travail, ou workflows, automatisés. Elle accélère ainsi la validation et la transmission des documents. Elle intègre également des notifications, alertes et rappels pour éviter les retards et améliorer la gestion des échéances. De plus, grâce à l'analyse du contenu, elle facilite l'extraction et le classement automatique des informations pour un accès plus rapide et structuré à la donnée.

Un outil de recherche pour un accès rapide et structuré à l'information

Avec les logiciels de GED, les documents sont principalement classés à l'aide de mots-clés et de métadonnées. Les solutions de GEIDE intègrent des moteurs de recherche complexes qui permettent de retrouver une information précise dans un document, une base de données ou un email. Elles offrent, par exemple, la possibilité de collecter automatiquement l'ensemble des documents commerciaux, qu'il s'agisse des dossiers fournisseurs, des échanges avec les clients ou des contrats signés.

Les solutions de GEIDE proposent des fonctionnalités clés pour optimiser cette recherche d'informations. L'analyse sémantique permet d'associé un contenu à une requête afin de fournir des résultats pertinents. Les informations connexes sont regroupées grâce à la reconnaissance des relations entre documents. De plus, un moteur de recherche transversal interroge simultanément plusieurs ressources, comme les documents, base de données et emails.

L'ECM : une évolution de la GEIDE vers une gestion globale des contenus de l'entreprise

Avec l'évolution des besoins des entreprises en gestion de l'information, la GEIDE tend aujourd'hui à être assimilée à l'Enterprise Content Management (ECM). Le périmètre couvert par la GEIDE, utilisé dans le contexte francophone, recouvre aujourd'hui celui de l'ECM.

Ce concept international désigne une approche globale intégrant la gestion des documents, du contenu non structuré, des flux d'informations, des ressources et processus métiers. L'ECM s'appuie sur des normes reconnues et des outils collaboratifs pour une gestion centralisée, sécurisée et évolutive des données.

Comparaison entre GED et GEIDE : les différences majeures dans la gestion des documents électroniques

Bien que la GED et la GEIDE aient des fonctionnalités communes, leurs objectifs et leur périmètre d'application diffèrent :

1. Stockage et classification des documents : la GED permet de structurer les documents numériques via des répertoires logiques, des noms de fichiers normalisés et des métadonnées. Elle facilite le classement et l'accès aux fichiers courants. La GEIDE, quant à elle, offre une gestion plus avancée. Elle croise les informations de différentes ressources pour permettre un classement dynamique tenant compte des relations entre les données et enrichir l'indexation.
2. Automatisation des processus : dans une GED, l'automatisation concerne surtout des workflows simples, comme la validation des factures avant paiement. Ces automatisations accélèrent les échanges internes, sans modifier le contenu du document concerné. La GEIDE va plus loin en automatisant des processus complexes, comme l'analyse automatique de contrats, ou l'extraction de données stratégiques.
3. Recherche d'informations : les logiciels de GED proposent des recherches efficaces via des mots-clés, filtres ou métadonnées pour retrouver un document précis en quelques clics. La GEIDE s'appuie sur des moteurs de recherche avancés qui intègrent analyse sémantique, reconnaissance optique de caractères (OCR) et reconnaissance de texte manuscrit (ICR).
4. Sécurité des données : la GED sécurise l'accès aux documents stockés dans le cloud ou sur des serveurs locaux. Ces contrôles reposent sur le paramétrage des droits d'utilisateurs et des mécanismes d'authentification adaptés aux besoins de l'entreprise, à toutes les étapes d'un projet. La GED garantit la confidentialité des fichiers et limite les accès selon les rôles. La GEIDE instaure une gouvernance documentaire incluant des règles de conservation, une traçabilité complète et une conformité au RGPD et aux normes ISO.

Choisir entre GED et GEIDE pour le système de gestion de son entreprise

Pour choisir entre GED et GEIDE pour le système de gestion de votre entreprise, vous devez prendre en compte différents aspects :

1. Nature des contenus : la GED convient aux documents structurés, tandis que la GEIDE gère aussi les informations non structurées issues de différents services tels que les emails.
2. Niveau d'automatisation : la GED propose des workflows simples et la GEIDE s'adapte à des processus plus complexes liés à plusieurs étapes d'un projet.
3. Objectifs de l'entreprise : votre choix dépend de vos besoins métiers. Optez pour la GED si vous cherchez à optimisez l'archivage et la recherche de documents. Privilégiez la GEIDE pour un pilotage global et une vue 360° de l'information.
4. Budget et déploiement : une GED est souvent plus rapide à déployer. Une GEIDE demande un investissement plus important mais offre une couverture fonctionnelle plus large.

Aujourd'hui, de nombreux logiciels de GED intègrent des fonctionnalités issues de la GEIDE, allant au-delà de la simple gestion documentaire. C'est le cas d'une solution comme Zeendoc, qui combine stockage sécurisé dans le cloud, automatisation des processus, recherche intelligente et gestion transverse de l'information. Elle permet ainsi de répondre aux besoins des différents services de votre entreprise sans avoir à faire un choix entre GED et GEIDE.

La GEIDE étend les fonctions classiques de la GED pour une gestion globale des contenus, des données et des processus métiers de l'entreprise. Certains logiciels de GED intègrent cette approche. En choisissant une solution adaptée comme Zeendoc, vous simplifiez votre gestion documentaire et optimisez l'organisation de vos informations numériques.