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vendredi 23 octobre 2020

Gestion de paie : Les 7 intérêts du bulletin de salaire dématérialisé

Voguer vers la numérisation devient un incontournable dans la gestion des documents. Si le bulletin de salaire dématérialisé présente des caractéristiques intéressantes telles que la disponibilité, et l’accessibilité du document il revêt aussi un caractère officiel avec une valeur juridique appréciée par les entreprises actuelles. Mais quels sont ses réels avantages ? En voici sept. 

Les 7 avantages principaux des bulletins de salaire électroniques (BSE)

1. La sécurité d'envoi du bulletin de salaire dématérialisé

L'employeur garantit la transmission du bulletin de salaire dématérialisé en toute sécurité (données cryptées). La gestion électronique des documents est en mode SaaS (cloud), la base documentaire unique est conforme au RGPD.   

Un bulletin de salaire dématérialisé peut être envoyé en PDF sur un espace personnel à condition qu'une signature électronique le protège.   

La fiche de paie numérique peut également être mise dans un coffre-fort numérique ou ESC (espace sécurisé de conservation) avec accès personnalisé et sécurisé. Attention un simple archivage sur un serveur ou un disque d’entreprise n’est pas un coffre-fort numérique et ne garantit aucunement l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité dans le temps. Assurez-vous de bénéficier à minima d’un coffre-fort numérique voire d’un archivage à valeur probante (donnant l’accessibilité à vos salariés à leurs bulletins de salaires durant 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans du salarié).

2. Fiche de paie dématérialisée : le bonus organisationnel

Dirigeants et chefs d'entreprise savent qu'aujourd'hui, une entreprise agile est une entreprise qui automatise ses process. La mise à disposition des bulletins de paie au format papier alourdit l'organisation, mobilise de l'espace et du personnel.   

Avec le bulletin de salaire dématérialisé, un clic déclenche l'envoi de toutes les fiches de paie. L'archivage et le classement dans le dossier du salarié se font automatiquement. Le salarié reçoit un mail de mise à disposition.  

3. La solution numérique qui fluidifie les relations sociales

Il y a 3 manières de remettre un bulletin de paie à un salarié :

  • L’envoi par courrier postal
  • La remise en main propre, contre décharge, par une personne habilitée RH
  • Déposer le bulletin de salaire signé électroniquement dans le coffre-fort du salarié

Attention, contrairement aux idées reçues, le bulletin de paie remis en PDF en pièce jointe par mail n’est pas valable !

L'automatisation de l'édition et de l'envoi du bulletin de salaire dématérialisé assouplit le dialogue social par la suppression des erreurs humaines. La loi El Khomri et son décret rassurent le salarié en faisant en sorte que l'employeur ait des obligations:  Remise dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité.

La signature digitale des fiches de paie garantit la probité des données. La version dématérialisée des bulletins de salaire est officielle et permet au salarié de faire valoir ses droits (art. L3243-2 du Code du travail).

4. Le bulletin de salaire numérique, facteur d'économies

Le salarié reçoit son bulletin de salaire comme d'habitude. L'employeur réduit ses coûts (achats de fournitures, encre d'imprimante, affranchissement). La dématérialisation a pour effet de garantir une économie de 10 euros par an par salarié. (Source)

Le bulletin de salaire dématérialisé règle le problème de l'archivage chronophage des fiches de paie traditionnelles. Pour les entreprises, le ROI sur les coûts directs de gestion est immédiat (entre 15 et 30 %) et varie en fonction d’un taux d’adhésion qui est aujourd’hui de 70% des salariés  environ (Source Neopost/IFOP)

 5. Un outil au cœur de la dématérialisation RH

Les services RH des entreprises, avec la loi de 2016, ont un guide pour se moderniser :

  • devoir d'information : l'employeur informe les salariés de la dématérialisation au moins un mois avant ;
  • droit d'opposition : le salarié peut refuser la dématérialisation à tout moment, même après acceptation ;
  • l'employeur a l'obligation de garantir l'intégrité de la confidentialité des données (RGDP) ;
  • le format d'édition doit être lisible et l'archivage de longue durée.

La dématérialisation des bulletins de paie recentre l'activité d'un service RH sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

 6. Fin de la fiche de paie papier : l'atout agilité 

Le bulletin de salaire dématérialisé facilite les changements d'organisation. La nécessité de remise en main propre du bulletin de salaire disparaît. C'est une solution d'accompagnement du développement du télétravail en France.   

Gestionnaire de paie en arrêt maladie, service RH surchargé : le salarié a toujours accès à son bulletin de paie. Le bulletin de salaire dématérialisé simplifie la gestion des flux documentaires et la vie quotidienne du salarié.

Un atout clé surtout s’il est intégré à une GED et fait partie d’un archivage et d’un processus documentaire global.

 7. La fiche de paie renforce une politique RSE 

Le bulletin de salaire dématérialisé est un signal d'adoption d'un code de bonne conduite « zéro papier RH ». La fiche de paie électronique renforce votre image d'employeur au service des préoccupations environnementales.  

Le ministère de la Transition Écologique et Solidaire sollicite la Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE). La dématérialisation du bulletin de paie annonce à vos salariés, clients, concurrents, votre volonté d'accompagner ce mouvement.   

Le bulletin de salaire dématérialisé donne l'occasion à l'employeur d'offrir un service gratuit en réduisant son empreinte carbone.

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