Bulletin de salaire électronique et Dématérialisation

Directement depuis Zeendoc, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Le passage à la dématérialisation permet en quelques clics d'optimiser la traçabilité et la confidentialité de vos documents et de supprimer les tâches sans valeur ajoutée.

Bénéfices bulletin de salaire électronique

Des bénéfices pour tous

Entreprise

Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage
Diminution de l’empreinte écologique, en supprimant papier et transport
Disposer d’une solution GED moderne qui contribue à donner une image dynamique de votre entreprise en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies du numérique
Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée

Service des ressources humaines

Une solution conforme à la loi El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)
Suppression des tâches chronophages : gains de productivité avec une optimisation des traitements, automatisation de la distribution et simplification de l’archivage
Traçabilité et sécurisation des échanges
Recherche simplifié et accès permanent aux dossiers salariés dans un espace unique et sécurisé

Collaborateurs

Accès sécurisé aux bulletins de paie à tout moment, à partir d’un PC connecté à Internet ou d’une tablette/smartphone
Espace Zeendoc personnel et sécurisé pour retrouver l’ensemble des documents (contrat de travail, bulletins de paie, règlement intérieur,….) mis à disposition par son entreprise
Confidentialité des échanges et sécurité contre les pertes des documents ou d’accès par un tiers non autorisé
Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel
Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…)

Conformité à la loi du Travail

Conformité à la loi du travail, Zeendoc...

Garantit l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des données

Le bulletin est versé automatiquement dans le coffre-fort personnel sécurisé du salarié accessible 24h/24, 7/7 avec un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire (Caisse des Dépôts) pour une durée minimum garantie de 50 ans même en cas de départ de l’entreprise.
Conformément à l’article L3243-2 du Code du Travail, les bulletins de paie remis aux salariés par voie électronique seront préalablement signés électroniquement (certificat électronique) afin d’en garantir l’intégrité : vous disposez d’un exemplaire électronique vous permettant notamment de faire valoir vos droits à long terme.

C’est à ces conditions que le bulletin de salaire électronique acquiert sa valeur légale, équivalente à celle de son prédécesseur papier.

Rappel juridique : Le Bulletin de Salaire Électronique

Le décret n°2016-1762, entré en vigueur le 1° janvier 2017, encadre la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité.

L’employeur doit respecter les conditions suivantes :

Devoir d’information – L’employeur doit informer ses collaborateurs des changements à venir au minimum 1 mois avant la mise en place effective. Ces derniers sont libres d’exprimer leur droit d’opposition s’ils souhaitent conserver un bulletin papier.

Devoir d’opposition – Les salariés ont le droit de refuser un bulletin de paie électronique, avant ou après sa mise en place. Le changement doit être pris en compte par les Ressources Humaines sous 3 mois maximum.

Format lisible et archivage long terme – Les bulletins sont émis dans un format lisible et pérenne (PDF), signés électroniquement pour en garantir l’intégrité et conservés pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié. »

Conformité bulletin de paie électronique

Processus de dématérialisation du bulletin de paie

La mise à disposition d'un coffre fort électronique pour avoir un accès sécurisé aux bulletins de paies dématérialisés avec une gestion totale des différentes notions (prélèvement à la source, cotisations salariales, sécurité sociales et autres mentions obligatoires).

Bulletin de salaire électronique