À l'heure du numérique où les entreprises recherchent de plus en plus de performance, la gestion documentaire est essentielle. Il est indispensable pour celle-ci que les informations circulent.
La multiplication des différents canaux de communication au sein d'une entreprise complique cette tâche. L'information peut être diffusée par mail, par document papier, par fichiers, etc. Il est donc nécessaire de mettre en place un système de gestion documentaire simple et pérenne.
Les méthodes d'archivage papier sont désormais remplacées par des logiciels de gestion documentaire. Ces systèmes de gestion électronique, appelés également « GED » ou « Gestion électronique de documents » permettent d'organiser et de gérer les documents et données des entreprises nécessaires à son activité.
Quelles sont les méthodes de gestion documentaires ? Comment mettre en place une gestion électronique des documents ?
Les différentes méthodes de gestion documentaire
La gestion de documents est une problématique pour toutes les sociétés. Ces dernières sont toujours à la recherche de solutions pour gérer le flux de documents.
Il existe traditionnellement deux méthodes de gestion des documents, qui présentent cependant un certain nombre d’inconvénients.
Les deux méthodes « traditionnelles » de gestion des documents
On distingue généralement deux façons de gérer un document au sein d'une TPE/PME.
- La première est la plus ancienne, pour ne pas dire la plus archaïque. Il s'agit de la gestion papier traditionnelle. Les documents sont triés et classés au sein de boîtes ou de classeurs et posés sur des étagères.
- La deuxième méthode, un peu plus moderne, consiste à conserver les documents sur des messageries (mails), des serveurs ou des disques durs/clés USB. Cependant, ces documents sont classés manuellement ce qui est une perte de temps considérable et pas toujours simple de les classer et les retrouver selon la méthode.
Les inconvénients liés à ces méthodes
Ces méthodes traditionnelles présentent des inconvénients dans la gestion des données de l'entreprise mais également dans les risques encourus avec celles-ci.
Une faible centralisation des dossiers
Dans chaque service d’une entreprise, toutes les personnes participent au classement de documents. Son contenu n'est pas toujours vérifié, plusieurs versions peuvent cohabiter, le classement de ce document peut être fait plusieurs fois, et donc prendre plus de place que nécessaire. De plus, il faut prendre en compte que chaque salarié à sa propre logique de classement. Cela peut être un vrai défi pour un autre collaborateur de retrouver le document souhaité dans une méthode de classement qui n’aura pas été la sienne ainsi que le classement car celle-ci doit être la même que ses collaborateurs.
Des problèmes de traçabilité du stockage des documents
Le manque de centralisation des dossiers implique un défaut de traçabilité des documents, voire une absence totale de visibilité. C'est souvent la multiplication des supports qui entraîne ces problèmes.
L'impact d'une mauvaise gestion des documents sur une entreprise
Lorsque la gestion documentaire d'une entreprise n'est pas optimisée et de qualité, cela a un impact pour les salariés. La solution choisie par une entreprise a des conséquences sur la vie de celle-ci :
Dans une gestion documentaire physique, il est très compliqué de limiter le risque de détérioration ou de protection des données contre une personne malintentionnée.
Le coût lié à la gestion de documents papiers
La gestion des documents papiers va engendrer deux types de coûts :
- Le coût direct : qui englobe le prix du papier, de l’encre, des imprimantes, etc…
- Le coût indirect : représenté par les coûts qu’impliquent le stockage des documents papier tels que la location de local, le coût du personnel… En effet, selon le volume, le stockage prend beaucoup d’espace et peut parfois nécessiter du personnel mobilisé spécifiquement pour ce travail.
Des problèmes de mise en conformité
Les problèmes de conformité sont liés aux obligations légales de l'entreprise. Il est important que les données comptables, juridiques de l'entreprise, soient accessibles et conservées dans les délais légaux.
Si le stockage des documents papier venait à subir des dommages, cela pourrait être risqué pour l'entreprise.
L'impact sur l'image de l’entreprise
Une mauvaise gestion documentaire au sein d'une entreprise peut entraîner des complications sur la vie même de la société. Une mauvaise organisation du flux documentaire a un impact à la fois sur la productivité des salariés comme nous l’avons vu ci-dessus, mais cela peut aussi également avoir des conséquences néfastes sur l'image de l'entreprise. En effet, si le personnel passe beaucoup de temps à la recherche d'un document ou qu’un document a été égaré, faisant ainsi patienter clients, partenaires et employés, l’image de l’entreprise en sera nécessairement affectée.
Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents ?
La gestion électronique de documents appelée aussi GED est un système électronique de gestion de documents.
Comment mettre en place cette GED ? Quels sont ses avantages ?
Le fonctionnement de la GED
Un système GED permet de rationaliser le cycle de vie et de traitement d'un document via un logiciel. Le processus peut être légèrement différent suivant la version.
Les différentes étapes d'un document passent par son dépôt, son classement, sa validation et sa diffusion aux utilisateurs ou aux clients. Le document dans la GED suit un workflow (circuit de validation) bien précis.
La numérisation des documents
Tous les logiciels permettent de stocker les documents au format numérique. Votre projet doit évaluer le besoin de stockage de toute la documentation.
La gestion du document numérique peut se faire directement via le logiciel (si celui-ci est déjà dématérialisé) ou bien peut se faire par la numérisation des documents papier. Dans ce dernier cas, il sera nécessaire de gérer l'organisation pour obtenir une numérisation de qualité et garantir l'exploitation du document.
À savoir qu’une GED vous permet l'intégration de documents venant de plusieurs sources (mails, imprimantes, scanners, smartphones, etc.).
Le traitement des documents
Le travail de traitement consiste à indexer et classer la documentation. La GED doit être un véritable outil au service de ses utilisateurs.
Dans ce cadre, il s'agit également de gérer les droits d'accès et la diffusion, mais aussi la sécurité. Ces solutions doivent améliorer l'information tout en préservant le contenu des documents.
Le stockage des données documentaires
C'est une étape essentielle de la gestion documentaire. Chaque document et les informations qu'il contient doivent être préservés tout au long de leur cycle de vie.
La solution de GED doit prendre en compte plusieurs éléments comme les types de supports pour archiver, la durée de conservation pour être en conformité avec la législation, Le RGPD, le lieu de stockage et la périodicité des sauvegardes.
La diffusion de la documentation
Votre GED doit permettre la consultation des documents. Il peut s'agir d'une diffusion restreinte limitée à certains utilisateurs en fonction du poste, du domaine d’activité ou élargie aux clients de la société, par exemple.
Pourquoi mettre en place une gestion documentaire ?
La gestion documentaire a prouvé son impact sur la productivité de ses utilisateurs, la rationalisation des processus, mais aussi sur le management et la sécurisation des données sensibles.
Un bénéfice sur l'organisation et le management au sein de la société
Grâce à la GED, la communication au sein de l'établissement est optimisée. L'accès à la documentation dans des versions électroniques devient optimal. En effet, les documents sont centralisés et structurés pour tous les services dans un espace unique et crypté.
Toutes les informations sont transmises aux personnes concernées et restent accessibles grâce à leur dématérialisation. La base documentaire est consultable sur plusieurs appareils comme l'ordinateur, la tablette ou le smartphone. La continuité de l'activité est donc assurée, en toutes circonstances.
Un gain en productivité
La GED contribue à la dématérialisation des processus internes. Chaque utilisateur a accès aux services dont il a besoin.
Lors du dépôt et de l’archivage d’un document dans votre GED, il sera pré-indexé automatiquement et sera contrôlé (Les éléments constituant un même dossier seront automatiquement rapprochés). Vous garderez le contrôle sur vos informations en gérant les droits d’accès de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.…) dès le dépôt du document.
Le temps de saisie est réduit et les risques d'erreurs sont limités. Il s'agit d'un réel gain de temps qui permet à l'utilisateur de se recentrer sur le cœur de son activité.
Le circuit de validation d'un document est paramétrable dans l'outil et peut être limité à certaines personnes.
Un accès à l'information performant
Les échanges d'informations sont en effet plus fluides aussi bien en interne que vis-à-vis de l'extérieur, avec les clients, fournisseurs ou partenaires, par exemple.
Le partage sera sécurisé puisqu'il est possible de limiter l'accès à un document spécifique ou de réaliser un partage par lien sécurisé.
Une dématérialisation favorisée par la loi
La gestion documentaire est un réel outil performant, intuitif, sécurisé et utilisant les technologies actuelles.
Une base documentaire unique accessible à tous ou limitée par un accès sécurisé vous permet, entre autre, de gagner du temps et d'améliorer la communication entre les différents collaborateurs.
Le contexte actuel de développement du télétravail et d’accès à distance aux informations est propice à la mise en place d'un tel outil.
