Le service des ressources humaines (RH) assure la gestion des employés d'une entreprise. Lors d'une transition zéro papier, la dématérialisation de la fonction RH implique une gestion électronique des documents (GED) ou gestion numérique des documents RH (contrats, bulletins de salaire, etc.). Celle-ci repose sur un système informatisé d'organisation, de traitement et d'archivage des documents. Véritable levier d'optimisation des processus RH, elle apporte notamment un gain d'efficacité grâce à l'automatisation des tâches. Découvrez l'application de la GED, du recrutement jusqu'au départ d'un collaborateur.
Intégration de la GED dans le système d'information des ressources humaines (SIRH)
L'un des atouts de la gestion numérique des documents RH est que celle-ci s'intègre facilement dans le SIRH. Les solutions de GED s'interfacent, en effet, avec les plateformes de recrutement et de formation ainsi que les logiciels de paie.
Ces solutions de GED coordonnent l'accessibilité et la centralisation des documents RH en provenance ou à destination des différents outils. Elles permettent, par ailleurs, d'automatiser certaines tâches liées au suivi documentaire. Cela contribue à réduire les délais entre la création, la validation et la diffusion d'un document. Celui-ci est stocké sous un format standardisé et homogène. Cela garantit, par conséquent, la cohérence et la fiabilité des données partagées.
Offrant des fonctionnalités de partage et de collaboration, la GED facilite le travail d'équipe au sein du SI. Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur les mêmes documents. Ils suivent les modifications apportées et partagent des commentaires en temps réel. La GED permet également l'enregistrement de différentes versions d'un même fichier.
Digitalisation du processus de recrutement des ressources humaines
Le recrutement traditionnel implique une abondance de papiers avec l'envoi de CV et de lettres de motivation imprimés. En privilégiant la numérisation de ces documents, les entreprises simplifient le traitement des candidatures. Cela représente déjà un gain de temps significatif. Les solutions de GED accélèrent encore davantage le processus de recrutement.
Avantages des services numériques de gestion des candidatures
La gestion numérique des documents RH permet de centraliser et de traiter les informations des candidats. Les équipes peuvent ainsi utiliser des fonctionnalités de recherche de mots-clés, de suivi et de messagerie en ligne. Elles gagnent ainsi en efficacité par l'envoi automatique de notifications. L'analyse textuelle et le filtrage des CV accélèrent l'évaluation et la sélection des profils.
Analyse des données du processus de recrutement grâce à la GED
Grâce à la numérisation, les entreprises collectent et analysent les statistiques de recrutement. Les responsables des ressources humaines produisent des indicateurs clés de performance ou key performance indicators (KPI). Il s'agit, par exemple, des délais de réponse ou du taux de conversion des candidats. La GED permet ainsi d'améliorer la stratégie de recrutement.
Service digitalisé de gestion des dossiers du personnel
Après l'embauche, la gestion numérique des documents RH couvre le pilotage de tous les documents liés à un employé. Le dossier de chaque salarié comprend notamment :
- le contrat de travail et les avenants signés ;
- les justificatifs d'identité et de domicile ;
- les attestations de formation ;
- les bulletins de salaire ;
- les feuilles de temps.
Un pilotage à distance est aujourd'hui souvent nécessaire. Il répond au développement du télétravail et à la décentralisation de la fonction RH et des services de paie. Il doit cependant respecter les obligations de confidentialité et de durée d'archivage documentaire. Une solution informatisée garantit la conformité réglementaire de la fonction RH. Elle donne par ailleurs un accès sécurisé aux employés grâce au coffre-fort électronique.
Sécurité et confidentialité des données numériques des salariés
L'entreprise collecte, traite et stocke les informations sensibles de ses employés. Elle doit donc se conformer au règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD). Ces éléments doivent être stockés de façon sécurisée et accessibles uniquement aux personnes autorisées. Une solution de gestion informatisée dispose d'un accès sécurisé. Elle protège les informations des pertes et des cyberattaques grâce au pare-feu, au cryptage des données et au contrôle des autorisations.
Obligation de stockage et d'archivage documentaire en France
En France, une entreprise doit conserver les documents concernant son activité pour une durée minimale. Cela inclut les documents de pilotage des effectifs. L'employeur garde, par exemple :
- les contrats de travail pendant au moins cinq ans après la fin du contrat ;
- les bulletins de salaire pendant au moins cinq ans après la dernière année d'établissement ;
- la comptabilisation des heures du salarié pendant au moins un an.
Sous format digital, l'ensemble de ces fichiers prend moins de place que sous format papier. Cela réduit le besoin d'entreposage physique. La dématérialisation des documents RH représente donc un gain de place non négligeable.
Par ailleurs, l'entreprise doit garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu'à six ans après l'âge de départ en retraite de l'employé. La GED joue ainsi un rôle essentiel dans la prévention du risque de perte. La dématérialisation permet, en effet, une meilleure classification et une recherche facilitée des documents. En cas d'audit, l'employeur peut aisément retrouver et fournir les éléments demandés par les autorités.
Simplification des processus administratifs pour les salariés de l'entreprise
La digitalisation des dossiers du personnel simplifie les démarches administratives. Grâce aux workflows ou flux de tâches automatisées, un collaborateur peut facilement saisir ses feuilles de temps et ses demandes de congé. Il peut également transmettre ses notes de frais. La gestion numérique des documents RH permet l'approbation en ligne et la traçabilité des actions.
Dématérialisation des contrats de travail et fiches de paie des employés
L'embauche d'un nouveau collaborateur est plus rapide avec la GED. Depuis la génération automatisée du contrat jusqu'à la signature électronique, le workflow est optimal. Il sert aussi à transmettre le livret d'accueil et le règlement intérieur. Le nouvel arrivant reçoit ainsi toutes les informations nécessaires à son intégration. Les responsables RH ont l'assurance qu'aucun document obligatoire n'est oublié. Ce mécanisme s'applique également dans le cas des avenants.
La dématérialisation participe, en outre, à la modernisation de la paie. En réduisant la distribution de courrier papier, elle contribue à diminuer les coûts et l'empreinte environnementale. Le bulletin de salaire est disponible rapidement après sa création par le logiciel de paie. Le salarié peut y accéder via un portail sécurisé.
Mise en place d'un coffre-fort électronique pour le stockage des documents
Dans le cadre de la gestion numérique des documents RH, chaque employé dispose d'un coffre-fort virtuel. Cet espace sécurisé permet l'archivage des fichiers confidentiels. L'employeur dépose dans ce coffre individuel les courriers officiels importants. Cela comprend les bulletins de salaire et le contrat de travail. Ce service permet la consultation d'un document n'importe où et à tout moment. Il continue même après le départ du salarié.
Digitalisation de l'espace de formation et de développement des collaborateurs
La GED permet de centraliser les contenus de formation des collaborateurs. Elle permet de suivre les progrès et stimule le développement des compétences. C'est un atout aussi bien pour les responsables RH que pour les effectifs.
Avantages de la dématérialisation pour le développement des collaborateurs
La dématérialisation favorise la diversité et l'interactivité. Les contenus digitaux gérés sont, en effet, multiples. Un cours en ligne peut aussi bien inclure des vidéos qu'un livre blanc. C'est un facteur clé d'engagement de l'attention.
Sur les plateformes de e-learning, les employés peuvent se connecter à tout moment. Ils ont donc la possibilité de planifier leurs cours en ligne. Leur besoin de développement s'adapte à leurs agendas. Ainsi, la gestion informatisée encourage l'apprentissage continu.
Avantages pour le suivi des responsables des ressources humaines
Les professionnels des ressources humaines créent des programmes de formation individuels et collectifs. Grâce aux plateformes virtuelles, ils peuvent :
- assigner des modules à tout ou partie du personnel ;
- collecter l'information sur le taux de complétude ;
- envoyer des notifications de relance.
Ils s'assurent de l'achèvement des formations réglementaires obligatoires. Ces formations concernent, par exemple, la lutte contre le harcèlement et la discrimination ou le RGPD. En cas d'audit, les responsables RH peuvent s'appuyer sur les traces enregistrées dans leurs outils.
Par ailleurs, ils récupèrent des rapports détaillés pour chaque formation et chaque employé. Ces rapports comprennent le taux de participation, les scores de réussite et le feedback des apprenants. Les statistiques collectées permettent d'identifier des axes d'amélioration. Les responsables RH ajustent leur stratégie de développement en conséquence.
Gestion numérique des documents RH : les clés d'un service RH performant
La gestion électronique des documents RH possède de nombreux atouts. Elle contribue notamment à :
- l'harmonisation de la communication entre les différents outils du SIRH ;
- une sécurité et une accessibilité renforcées pour une meilleure expérience employé ;
- une performance optimisée de la fonction RH en termes de temps, d'efficacité et de conformité réglementaire ;
- une réduction de l'encombrement papier et de l'impact environnemental.
La gestion numérique des documents RH est incontournable pour les entreprises. Elle permet de centraliser tous types de fichiers digitaux et favorise un échange fluide des données. Grâce à l'interconnectivité, elle est au cœur de chaque étape de la vie d'un employé. Elle participe à l'efficacité opérationnelle de la fonction RH.
Comment Zeendoc facilite la vie d’un service RH
Le service des ressources humaines (RH) assure la gestion des employés d'une entreprise. Lors d'une transition zéro papier, la dématérialisation de la fonction RH implique une gestion électronique des documents (GED) ou gestion numérique des documents RH (contrats, bulletins de salaire, etc.). Celle-ci repose sur un système informatisé d'organisation, de traitement et d'archivage des documents. Véritable levier d'optimisation des processus RH, elle apporte notamment un gain d'efficacité grâce à l'automatisation des tâches. Découvrez comment Zeendoc, une solution de GED complète, peut répondre aux besoins spécifiques des services RH dès le début de sa mise en œuvre.
Intégration de la GED dans le système d'information des ressources humaines (SIRH)
L'un des atouts de Zeendoc est sa capacité à s'intégrer harmonieusement dans le système d'information des ressources humaines (SIRH). Zeendoc offre une solution tout-en-un, incluant la signature électronique, sans nécessiter d'interfaçage avec d'autres logiciels. Cette approche intégrée simplifie le processus pour les services RH, en coordonnant l'accessibilité et la centralisation des documents RH en provenance ou à destination des différents outils. De plus, Zeendoc automatise certaines tâches liées au suivi documentaire, contribuant ainsi à réduire les délais entre la création, la validation et la diffusion d'un document.
Avantages de Zeendoc pour les services RH
En plus de la simplification des processus administratifs, Zeendoc offre des fonctionnalités spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des services RH. Grâce à ses outils de recherche avancés et à sa capacité à automatiser les tâches liées au suivi documentaire, Zeendoc contribue à réduire les délais et à améliorer l'efficacité opérationnelle des équipes RH. De plus, Zeendoc garantit la conformité réglementaire en matière de stockage et d'archivage des documents, offrant ainsi une tranquillité d'esprit aux entreprises quant à la sécurité et à la confidentialité de leurs données.
Service digitalisé de gestion des dossiers du personnel
Après l'embauche, la gestion numérique des documents RH couvre le pilotage de tous les documents liés à un employé. Le dossier de chaque salarié comprend notamment :
- le contrat de travail et les avenants signés ;
- les justificatifs d'identité et de domicile ;
- les attestations de formation ;
- les bulletins de salaire ;
- les feuilles de temps.
Un pilotage à distance est aujourd'hui souvent nécessaire. Il répond au développement du télétravail et à la décentralisation de la fonction RH et des services de paie. Il doit cependant respecter les obligations de confidentialité et de durée d'archivage documentaire. Une solution informatisée garantit la conformité réglementaire de la fonction RH. Elle donne par ailleurs un accès sécurisé aux employés grâce au coffre-fort électronique.
Sécurité et confidentialité des données numériques des salariés
L'entreprise collecte, traite et stocke les informations sensibles de ses employés. Elle doit donc se conformer au règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD). Ces éléments doivent être stockés de façon sécurisée et accessibles uniquement aux personnes autorisées. Une solution de gestion informatisée dispose d'un accès sécurisé. Elle protège les informations des pertes et des cyberattaques grâce au pare-feu, au cryptage des données et au contrôle des autorisations.
Obligation de stockage et d'archivage documentaire en France
En France, une entreprise doit conserver les documents concernant son activité pour une durée minimale. Cela inclut les documents de pilotage des effectifs. L'employeur garde, par exemple :
- les contrats de travail pendant au moins cinq ans après la fin du contrat ;
- les bulletins de salaire pendant au moins cinq ans après la dernière année d'établissement ;
- la comptabilisation des heures du salarié pendant au moins un an.
Sous format digital, l'ensemble de ces fichiers prend moins de place que sous format papier. Cela réduit le besoin d'entreposage physique. La dématérialisation des documents RH représente donc un gain de place non négligeable.
Par ailleurs, l'entreprise doit garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu'à six ans après l'âge de départ en retraite de l'employé. La GED joue ainsi un rôle essentiel dans la prévention du risque de perte. La dématérialisation permet, en effet, une meilleure classification et une recherche facilitée des documents. En cas d'audit, l'employeur peut aisément retrouver et fournir les éléments demandés par les autorités.
Simplification des processus administratifs pour les salariés de l'entreprise
La digitalisation des dossiers du personnel simplifie les démarches administratives. Grâce aux workflows ou flux de tâches automatisées, un collaborateur peut facilement saisir ses feuilles de temps et ses demandes de congé. Il peut également transmettre ses notes de frais. La gestion numérique des documents RH permet l'approbation en ligne et la traçabilité des actions.
Dématérialisation des contrats de travail et fiches de paie des employés
L'embauche d'un nouveau collaborateur est plus rapide avec la GED. Depuis la génération automatisée du contrat jusqu'à la signature électronique, le workflow est optimal. Il sert aussi à transmettre le livret d'accueil et le règlement intérieur. Le nouvel arrivant reçoit ainsi toutes les informations nécessaires à son intégration. Les responsables RH ont l'assurance qu'aucun document obligatoire n'est oublié. Ce mécanisme s'applique également dans le cas des avenants.
La dématérialisation participe, en outre, à la modernisation de la paie. En réduisant la distribution de courrier papier, elle contribue à diminuer les coûts et l'empreinte environnementale. Le bulletin de salaire est disponible rapidement après sa création par le logiciel de paie. Le salarié peut y accéder via un portail sécurisé.
Mise en place d'un coffre-fort électronique pour le stockage des documents
Dans le cadre de la gestion numérique des documents RH, chaque employé dispose d'un coffre-fort virtuel. Cet espace sécurisé permet l'archivage des fichiers confidentiels. L'employeur dépose dans ce coffre individuel les courriers officiels importants. Cela comprend les bulletins de salaire et le contrat de travail. Ce service permet la consultation d'un document n'importe où et à tout moment. Il continue même après le départ du salarié.
Digitalisation de l'espace de formation et de développement des collaborateurs
La GED permet de centraliser les contenus de formation des collaborateurs. Elle permet de suivre les progrès et stimule le développement des compétences. C'est un atout aussi bien pour les responsables RH que pour les effectifs.
Avantages de la dématérialisation pour le développement des collaborateurs
La dématérialisation favorise la diversité et l'interactivité. Les contenus digitaux gérés sont, en effet, multiples. Un cours en ligne peut aussi bien inclure des vidéos qu'un livre blanc. C'est un facteur clé d'engagement de l'attention.
Sur les plateformes de e-learning, les employés peuvent se connecter à tout moment. Ils ont donc la possibilité de planifier leurs cours en ligne. Leur besoin de développement s'adapte à leurs agendas. Ainsi, la gestion informatisée encourage l'apprentissage continu.
Avantages pour le suivi des responsables des ressources humaines
Les professionnels des ressources humaines créent des programmes de formation individuels et collectifs. Grâce aux plateformes virtuelles, ils peuvent :
- assigner des modules à tout ou partie du personnel ;
- collecter l'information sur le taux de complétude ;
- envoyer des notifications de relance.
Ils s'assurent de l'achèvement des formations réglementaires obligatoires. Ces formations concernent, par exemple, la lutte contre le harcèlement et la discrimination ou le RGPD. En cas d'audit, les responsables RH peuvent s'appuyer sur les traces enregistrées dans leurs outils.
Par ailleurs, ils récupèrent des rapports détaillés pour chaque formation et chaque employé. Ces rapports comprennent le taux de participation, les scores de réussite et le feedback des apprenants. Les statistiques collectées permettent d'identifier des axes d'amélioration. Les responsables RH ajustent leur stratégie de développement en conséquence.
Gestion numérique des documents RH : les clés d'un service RH performant
La gestion électronique des documents RH possède de nombreux atouts. Elle contribue notamment à :
- l'harmonisation de la communication entre les différents outils du SIRH ;
- une sécurité et une accessibilité renforcées pour une meilleure expérience employé ;
- une performance optimisée de la fonction RH en termes de temps, d'efficacité et de conformité réglementaire ;
- une réduction de l'encombrement papier et de l'impact environnemental.
La gestion numérique des documents RH est incontournable pour les entreprises. Elle permet de centraliser tous types de fichiers digitaux et favorise un échange fluide des données. Grâce à l'interconnectivité, elle est au cœur de chaque étape de la vie d'un employé. Elle participe à l'efficacité opérationnelle de la fonction RH.
Comment Zeendoc facilite la vie d’un service RH
Le service des ressources humaines (RH) assure la gestion des employés d'une entreprise. Lors d'une transition zéro papier, la dématérialisation de la fonction RH implique une gestion électronique des documents (GED) ou gestion numérique des documents RH (contrats, bulletins de salaire, etc.). Celle-ci repose sur un système informatisé d'organisation, de traitement et d'archivage des documents. Véritable levier d'optimisation des processus RH, elle apporte notamment un gain d'efficacité grâce à l'automatisation des tâches. Découvrez comment Zeendoc, une solution de GED complète, peut répondre aux besoins spécifiques des services RH dès le début de sa mise en œuvre.
Intégration de la GED dans le système d'information des ressources humaines (SIRH)
L'un des atouts de Zeendoc est sa capacité à s'intégrer harmonieusement dans le système d'information des ressources humaines (SIRH). Zeendoc offre une solution tout-en-un, incluant la signature électronique, sans nécessiter d'interfaçage avec d'autres logiciels. Cette approche intégrée simplifie le processus pour les services RH, en coordonnant l'accessibilité et la centralisation des documents RH en provenance ou à destination des différents outils. De plus, Zeendoc automatise certaines tâches liées au suivi documentaire, contribuant ainsi à réduire les délais entre la création, la validation et la diffusion d'un document.
Avantages de Zeendoc pour les services RH
En plus de la simplification des processus administratifs, Zeendoc offre des fonctionnalités spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des services RH. Grâce à ses outils de recherche avancés et à sa capacité à automatiser les tâches liées au suivi documentaire, Zeendoc contribue à réduire les délais et à améliorer l'efficacité opérationnelle des équipes RH. De plus, Zeendoc garantit la conformité réglementaire en matière de stockage et d'archivage des documents, offrant ainsi une tranquillité d'esprit aux entreprises quant à la sécurité et à la confidentialité de leurs données.
