La réforme de la facturation électronique se poursuit en France après les flux du type B2G (Business to Government) déjà dématérialisés depuis début 2020. Dans ce cadre, toutes les entreprises en B2B, y compris les TPE et PME, entendent désormais parler de PDP, PPF et OD.
Cet article se consacre à l'opérateur de dématérialisation (OD), un des trois acteurs possibles pour gérer la transmission des factures électroniques. En tant qu'OD, avec notre application Zeendoc, nous vous expliquons les fonctionnalités types d'un tel intermédiaire. Découvrez aussi comment nous irons plus loin dans notre offre de services.
Qu'est-ce qu'un opérateur de dématérialisation dans le cadre de la facture électronique ?
Le format électronique deviendra bientôt obligatoire pour les échanges entre les entreprises assujetties à la TVA et situées en France. Cette réforme contraint les professionnels à adopter un des schémas autorisés pour faire circuler les factures et transmettre à l'administration les données requises. L'opérateur de dématérialisation constitue une des solutions possibles.
Définition de l'opérateur de dématérialisation selon l'administration fiscale
L'opérateur de dématérialisation est un prestataire ou une application qui réalise des opérations afin de dématérialiser des factures sans toutefois pouvoir effectuer l'ensemble des actions qu'exige la réforme. Il ne doit pas demander d'immatriculation à la DFGIP pour continuer à offrir ses services aux entreprises dans les prochaines années.
Quels sont les autres acteurs de la réforme de la facturation électronique en France ?
À côté des opérateurs de dématérialisation, l'administration fiscale prévoit deux autres acteurs auxquels les entreprises peuvent ou doivent recourir. Voici leurs caractéristiques.
Le portail public de facturation (PPF) anciennement appelé Chorus Pro
Cet acteur se nommait jusqu'à présent Chorus Pro. C'est le portail obligatoire pour déposer sa facturation électronique dans le cadre des opérations B2G. Depuis début 2020, c'est la seule manière de procéder pour les entreprises privées qui émettent des factures à destination du secteur public.
Cette plateforme fait l'objet d'une refonte complète actuellement afin de pouvoir gérer l'ensemble des flux à venir. Le PPF présentera les fonctionnalités suivantes :
- recevoir les factures des fournisseurs afin de les transmettre aux clients pour ceux qui retiennent cette solution ;
- réaliser la transmission des données de la facturation électronique à la DGFIP, cela pour toutes les entreprises ;
- envoyer au fisc les informations requises en matière d'e-reporting (pour les flux de vente hors périmètre de la facture électronique obligatoire) ;
- gérer l'annuaire de toutes les entreprises en France afin de permettre le routage des factures entre fournisseurs et clients.
La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), un acteur qui doit s'immatriculer sur le plan fiscal
C'est le troisième acteur autorisé. Ces plateformes doivent obtenir l'aval de la DGFIP via une immatriculation. Les opérateurs qui envisagent de devenir PDP peuvent déposer leur dossier depuis mai 2023. La liste des plateformes de dématérialisation partenaires sera accessible sur le site impots.gouv.fr.
Une plateforme de dématérialisation partenaire peut, contrairement à un OD :
- transmettre les factures dématérialisées aux clients des entreprises ;
- transformer les factures électroniques entrantes pour les adapter à un des trois formats admis fiscalement ;
- extraire les informations exigées par l'administration fiscale, tant pour les factures électroniques que pour l'e-reporting, puis les communiquer au PPF, seul habilité à échanger avec la DGFIP.
Entrons dans l'analyse de ce que peut réaliser un opérateur de dématérialisation. C'est important de comprendre d'abord les principes fixés en France au niveau du schéma en Y.
Schéma en Y : plusieurs opérateurs possibles pour la transmission de la facturation électronique
L'administration fiscale qui pilote la réforme de la facturation électronique a retenu un fonctionnement selon le schéma dit en Y. Ainsi, chaque entreprise peut réaliser ses propres choix parmi les différents acteurs autorisés : PPF, PDP et OD. Ce schéma présente la manière dont les documents, factures et fichiers, vont circuler en fonction de la solution choisie.
Les deux entreprises optent pour une PDP : rôle de l'OD dans un tel schéma
Si le client et le fournisseur choisissent chacun une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), l'OD se présente comme un intermédiaire d'abord pour déposer les factures sur la PDP du fournisseur. Puis, après réception des factures chez la PDP du client, un autre OD prend le relais pour les récupérer.
Les deux entreprises optent pour le PPF : fonctionnalités des OD
Dans un tel schéma, fournisseur et client se dispensent de passer par des PDP. Dans ce cas, l'opérateur de dématérialisation transmet les factures des fournisseurs au format adéquat au PPF. C'est ce portail qui se charge de les communiquer aux clients. Chez ces derniers, l'OD récupère les factures sur le PPF et renvoie les données relatives à leurs statuts.
Une entreprise adopte le PPF et l'autre une PDP : tâches réalisées par l'OD
C'est un schéma qui mixe donc les deux types de partenaires, PDP et PPF. Par exemple, si le fournisseur opte pour une PDP, son prestataire de dématérialisation appelé OD se charge de communiquer les factures au PDP. Côté client, s'il décide de fonctionner seulement avec le PPF, il peut confier à son OD de les récupérer sur cette plateforme publique. En effet, c'est la PDP du fournisseur qui a alimenté le portail public de facturation.
Synthèse des fonctionnalités autorisées pour un opérateur de dématérialisation
L'OD peut principalement :
- établir ou préparer les factures au format dématérialisé ;
- transmettre les factures des fournisseurs aux PDP ou au PPF ;
- collecter les factures des fournisseurs auprès des PDP ou du PPF pour les clients ;
- extraire les données demandées par la DGFIP en matière d'e-reporting ;
- proposer des étapes de validation des factures en vue de leur comptabilisation et de leur paiement ;
- réaliser la précomptabilisation automatique des factures entrantes ;
- prendre en charge l'archivage des pièces comptables dans les conditions prévues par la réglementation fiscale (valeur probante).
Les services ou processus que ne peut pas offrir seul un OD à une entreprise
En revanche, un opérateur de dématérialisation ne peut pas réaliser les traitements suivants tout seul :
- transmettre les factures directement aux clients de l'entreprise, contrairement aux PDP et au PPF ;
- recevoir les factures électroniques en provenance directe des fournisseurs ;
- communiquer avec l'administration fiscale directement, tout comme les PDP, le passage par le PPF s'avérant obligatoire ;
- consulter ou modifier l'annuaire des entreprises géré par Chorus Pro.
Pourquoi Zeendoc propose-t-il toutes les fonctionnalités d'un opérateur de dématérialisation et même plus ?
Depuis plusieurs décennies, Zeendoc contribue à la transformation digitale des PME et TPE françaises. Nous aidons ces entreprises à passer progressivement au numérique et à abandonner le papier grâce notamment à la dématérialisation des factures.
La dématérialisation des factures et de la documentation de l'entreprise : le métier de Zeendoc
L'application Zeendoc permet la gestion électronique de tous les documents dans l'entreprise (GED). Avec cette solution, vous centralisez l'ensemble de l'information au même endroit. Vous disposez d'une base documentaire unique et accessible aux personnes habilitées. Nous prenons en charge la sécurité de vos données, en toute conformité avec les normes et réglementations en vigueur. Nous traitons les contrats, devis, plans et évidemment les factures.
Zeendoc, partenaire de votre entreprise et nativement opérateur de dématérialisation
Zeendoc prend déjà en charge la dématérialisation des factures fournisseurs entrantes. Nous vous aidons ainsi à améliorer le processus Procure to Pay, de la commande fournisseur au paiement de la facture. Vous disposez de workflows de validation dématérialisés.
Les équipes collaborent sur les mêmes documents numériques et gagnent du temps. Avec les services qu'offre l'application, Zeendoc est par définition déjà un opérateur de dématérialisation. Demain, cet outil pourra réaliser toutes les tâches autorisées aux OD en France.
Zeendoc, plus qu'un OD pour la gestion de la facturation électronique obligatoire
Nous avons prévu de proposer à nos clients plus qu'un service d'opérateur de dématérialisation (OD). Tout d'abord, nous présenterons, grâce à un connecteur, une compatibilité pour une intégration des données au portail public de facturation Chorus Pro.
Par ailleurs, nous préparons des partenariats avec des PDP de confiance afin d'accompagner au mieux nos clients en fonction de leurs choix. Nous proposerons sur ce point une offre de services étendue, notamment la possibilité d'accepter d'autres formats que les trois admis fiscalement. Avec ces partenariats, nous vous garantissons aussi la réalisation de contrôles de conformité au niveau de la PDP.
Les avantages de la dématérialisation de vos factures avec nos outils et processus
En recourant à Zeendoc comme opérateur de dématérialisation, les entreprises bénéficient :
- de l'expérience d'un acteur dont c'est le métier depuis des décennies ;
- d'un accompagnement par nos experts dans l'audit et l'optimisation du processus de facturation électronique ;
- d'un service à la carte en fonction de vos besoins et choix de fonctionnement (PPF ou PDP), avec la garantie d'un traitement en toute conformité avec la loi et vos obligations fiscales.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME
